Consigli da altre Nate disorganizzate: Attività di Microsoft Outlook

Oggi vi propongo un nuovo articolo della serie che si chiama "(Dis)Organizziamoci! Consigli da altre Nate disorganizzate",  in cui altre "Nate disorganizzate" possono condividere qui le loro idee di organizzazione. Oggi è il turno di Elisa Flora Bezze, che ci parla della sua organizzazione e dell'importanza di dare delle priorità e di uno strumento particolarmente utile per l'organizzazione sul lavoro (che giusto per chiarezza non ci pagano per parlarne).

Elisa come tanti di noi tu parti da una lista di cose da fare?

Sì quello è il consiglio che danno tutti, ma poi pochi spiegano come rendere questa lista uno strumento di lavoro invece che una fonte di frustrazione. Ogni giorno nel lavoro o a casa possono sopraggiungere cose che chiamiamo imprevisti, ma che sono parte naturale di una giornata di vita vera e pertanto andrebbero messi in conto. Quindi, a mio parere, la parte fondamentale della pianificazione non è tanto la lista, che è il punto di partenza, ma il fatto di definire la priorità di ogni singola voce in lista, ed essere in grado di rivedere la priorità strada facendo. In questo modo riusciamo a gestire in modo migliore anche gli eventi che non avevamo programmato, ma che possono far parte della giornata.

Un ottimo consiglio, ci puoi fare qualche esempio pratico? Lavoro in un'azienda che costruisce macchinari industriali. Ho mansioni varie: mi occupo del marketing, faccio da assistente al responsabile commerciale e  gestisco contatti con i clienti esteri per i pezzi di ricambio incluse le spedizioni. Il fatto di dover riprogrammare molte attività fa parte della mia quotidianità – ad esempio stamattina avevo intenzione di occuparmi del testo di una brochure non urgente, ho rimandato questo compito al pomeriggio perché sono sopraggiunti ordini per pezzi di ricambio, dopodichè ho rinviato a un altro giorno perché il pomeriggio mi sono dovuta occupare di un'altra urgenza ancora. Si tratta di attività che non posso definire imprevisti, nel senso che fanno parte del mio lavoro anche se inizialmente avevo pianificato di occuparmi di altro.

Errori e dimenticanze mi sembrano dietro l'angolo, come si possono evitare o minimizzare quando si svolge un lavoro con tante attività diverse?
L'azienda ci mette a disposizione Microsoft Outlook per la gestione della posta elettronica. Molti conoscono anche la sua funzione Calendario, ma pochi utilizzano appieno lo strumento Attività, che io utilizzo per riuscire a far fronte a tutti questi "imprevisti più o meno ordinari" senza mai dimenticare alcuna attività da svolgere (purchè io l'abbia inserita!). Vorrei condividere con voi il mio metodo per l'utilizzo dello strumento Attività di Microsoft Outlook, utilissimo quando il vostro lavoro o la vostra gestione della casa non comporta appuntamenti in orari specifici (in tal caso è utile lo strumento Calendario) ma piuttosto una serie di attività da svolgere a seconda della loro urgenza e importanza. Esistono molte altre app (qui puoi leggere di altre app per organizzare) e questo vuole solo essere un esempio. Quello che vorrei condividere è l'approccio, che può essere applicato anche in altri contesti e con altri software o app.

Ci potresti spiegare come procedi? Ad esempio come organizzi una giornata lavorativa? Volentieri. A grandi linee la mia organizzazione al lavoro si svolge così: 

1) Ogni volta che c'è una nuova cosa da fare e non posso occuparmene subito, la segno. Potete avere una lista delle cose da fare GENERALE e una lista delle cose da fare IN UNA DATA SPECIFICA (oggi, domani, verso inizio luglio, etc...). Al lavoro ho delle visualizzazioni in outlook che mi permettono di vedere la lista che mi interessa in questo momento: oggi, lista generale, lista delle attività da fare senza una scadenza specifica. La mia giornata parte sulla schermata della visualizzazione di oggi, dove vedo le attività a cui in precedenza ho impostato la data di oggi come scadenza. A seconda del vostro lavoro potrebbe esservi utile raggruppare compiti simili.

Le schermate che corredano questo articolo contengono elenchi di attività verosimili, ma fittizie. Nella visualizzazione Elenco Da Fare di Outlook compaiono tutte le attività, raggruppate a seconda della scadenza assegnata

2) Al mattino (o meglio la sera prima) scegliere 3 attività che tassativamente devono essere fatte entro la giornata e quindi partire da quelle a mente fresca, quando è più facile mantenere la piena concentrazione. Tassativamente significa attività che non dovrebbero essere rimandate, a meno che non ci sia una vera e propria emergenza. Ho indicato 3 attività ma in realtà il numero dipende anche dal tempo che comportano, potrebbero infatti essere 1 o 5 o 10, ciò che conta è definire cosa veramente va fatto oggi, per cui se anche dovesse sopraggiungere un'attività più urgente fra cinque minuti, avrei comunque sott'occhio quali attività non vanno rinviate al giorno seguente. Se oggi non ho attività che hanno oggi come scadenza tassativa, sceglierò comunque le attività più importanti della lista.

In questo esempio vediamo come si presenta la visualizzazione "Oggi" in cui all'inizio di una giornata lavorativa verifico tutte le attività che avevo precedentemente impostato con scadenza oggi. Le attività con priorità alta dovrebbero essere svolte nella giornata, le altre possono eventualmente essere rimandate

3) Man mano che le attività vengono svolte le depenno con la casellina di spunta, prima di passare alle altre, sempre seguendo l'ordine di priorità. Come dicevo in precedenza, le giornate sono fatte anche (a volte soprattutto) di attività che sopraggiungono durante la giornata stessa, che possono essere più o meno urgenti, quindi ogni riga in elenco sale o scende di priorità. E' per questo che trovo questo strumento particolarmente utile per:
- non dimenticare di terminare lavori interrotti quando sopraggiunge una richiesta a cui far fronte immediatamente;
- avere sempre presenti le attività importanti anche quando non sono urgenti. 

Da questo punto di vista trovo particolarmente utile la funzione attività di Outlook. Quando utilizzavo un'agenda cartacea, per cambiare la priorità dovevo fare segni, cancellazioni, evidenziazioni e cose simili. Il rischio è di creare confusione. Inoltre ci mettevo molto tempo anche solo per ricopiare le attività rimandate, per cui ho subito capito che non era un metodo adatto a me. Dopo un primo periodo di assestamento con un nuovo metodo, organizzarsi deve aiutare ad essere più produttivi, non meno produttivi. Da questo punto di vista poco importa quale programma o app utilizziamo, ciò che è davvero importante è il concetto di dare priorità alle attività della nostra lista e modificarle a mano a mano che sopraggiungono altre cose da fare. 

Per curiosità ci mostri come si è poi svolta la tua giornata esempio?

Certo, questo esempio mostra come una serie di attività urgenti sono emerse nel corso della mattinata e sono state portate a termine.

Al termine della giornata lavorativa sono state completate tutte le attività che non potevano essere rinviate. Le altre attività non rischiano di finire "nel dimenticatoio" perchè rimangono in elenco. Spostarne la scadenza al giorno successivo prima di lasciare l'ufficio mi permette di preparare la giornata seguente ad una partenza con il piede giusto.

Mi sembra davvero un ottimo metodo. Quale potresti dire sia il vantaggio principale?

Mi sento più sicura nella gestione del mio lavoro. Fintanto che mantengo la "pignoleria" di inserire le cose da fare, ho la certezza di non dimenticare nulla. Ogni attività che richieda più di pochi minuti viene inserita in elenco in modo da non dimenticarla. Stendere solamente una lista può creare un grande stress  al pensiero di "TUTTE le cose che sono ancora da fare!", ma se impostiamo importanze e priorità ci poniamo nelle condizioni di affrontare la lista con maggiore efficienza. Questo metodo, oltre che permettermi di essere precisa e puntuale nelle scadenze, mi aiuta enormemente a gestire lo stress.

Elisa ti ringrazio davvero a nome di tutti per avere condiviso con noi la tua esperienza e i tuoi consigli.

Buona organizzazione a tutti!