Perchè usiamo l'agenda?

In questo periodo dell'anno c'è un gran parlare di agende. Chi l'ha comprata a Settembre, ma magari l'ha usata ancora poco, chi si appresta ad acquistare quella nuova per l'anno prossimo e vorrebbe fare una scelta oculata.

Trovare l'agenda giusta non è semplice, perchè la stessa persona può avere esigenze diverse in momenti diversi della vita. Io ad esempio ho usato con moltissimo piacere l'agenda Happy Planner per tutto il 2018 (la vedete qui), ma sono ben consapevole di cosa mi attende nel 2019 ed è piuttosto probabile che non riuscirei ad utilizzarla nello stesso modo. Perciò devo trovare una soluzione diversa.

Come trovare l'agenda giusta per noi? Bisogna innanzitutto rispondere ad una domanda: perchè usiamo o vogliamo usare l'agenda?

Per essere più organizzati

Questa è la prima risposta di tutti, ma non sempre corrisponde pienamente alla realtà. Queste sono le nostre intenzioni, la motivazione iniziale...ma per molti la quesitone è ben più complessa. C'è chi si perde nella cancelleria, nelle decorazioni, nello sfogo della propria creatività. Tutte cose belle, ma che hanno poco niente a che vedere con l'organizzazione.

Come vedremo alla fine, una cosa non esclude l'altra, ma se volete davvero essere più organizzati, dovete mantenere il focus su questo. Anche l'occhio vuole la sua parte, io l'ho vissuto in prima persona, avendo abbandonato molte agende brutte ed usato con piacere una bella agenda tutta colorata. Però il mio focus resta comunque la funzionalità.

Per essere organizzati l'agenda deve essere prima di tutto funzionale. L'agenda è un sistema che raccoglie diversi strumenti di pianificazione, che noi dobbiamo adattare alle nostre esigenze. Siamo noi a costruire il nostro sistema, non è l'agenda a dirci come dobbiamo pianificare (quando è così di solito si finisce per non usarla più). In questo post ho parlato in dettaglio di quali siano gli strumenti di pianificazione che io uso per utilizzare l'agenda come strumento di organizzazione. E' un ottimo punto di partenza per capire come poter utilizzare l'agenda in maniera funzionale.

Il consiglio più importante che vi posso dare è quello di tenere in testa che la pianificazione è un modo per essere più organizzati, non un modo di perdere tempo. L'atto di pianificare, di compilare liste, etc  non deve toglierci dall'obiettivo di essere più organizzati nella vita vera e non solo sulla carta. E' fantastico avere un'agenda piena di liste ordinate per ogni aspetto della nostra vita. Ma non dimentichiamo che la lista è un aiuto per portare a compimento quello che c'è scritto dentro. 

Uno degli errori è infatti quello di riempire l'agenda di liste di cose che non verranno mai fatte, oppure di liste che una volta compilate non verranno più consultate. Gli esempi possono essere tanti, ma come sempre dipende dalla persona. Io non compilerei mai una lista per tenere traccia degli episodi che ho visto di una serie tv, a me sembra uno spreco di tempo, però tengo traccia dei libri che leggo... Quindi come vedete è completamente soggettivo.

Come strumento di crescita personale

Detto così sembra un po' strano, ma in realtà molti (io inclusa) usano l'agenda per tenere traccia dei propri risultati. Risultati di qualsiasi tipo: dalla dieta, allo sport, a progetti portati a termine, ma anche per una sorta di gratifica nel vedere che oggi avevo tante cose da fare e sono riuscite a farle tutte.

Il mio essere organizzata passa anche attraverso questo meccanismo mentale di gratifica. Quando depenno le cose dalla lista, mi sento bene.

Anche l'organizzazione è un percorso, che noi compiamo riuscendo ad adattare le nostre routine alle esigenze che cambiano di settimana in settimana nel corso della nostra vita. Perciò sì, l'agenda può essere anche uno strumento di crescita personale e rendersene conto può aiutarci a capire cosa vogliamo esattamente dalla nostra agenda. Come può questo oggetto aiutarci in questo, quali sono le caratteristiche che deve avere.

Per svuotare la mente

Compilare una lista è un ottimo modo per svuotare la mente dall'ingombro, dal rumore che fanno tutti quei pensieri che si accumulano "devo fare questo, devo fare quello, etc.". Scrivere sull'agenda può anche essere un momento di rilassamento, dedicato a noi stessi, a focalizzarci sui nostri obiettivi. Trovare una stabilità nella propria vita non è sempre facile e piccole azioni come quelle di concentrarci su cosa vogliamo ottenere da questo giorno possono aiutare molto.

Io amo scrivere nell'agenda verso sera, per fare un po' il punto di quello che è stato il giorno trascorso e immaginare come sarà il giorno seguente. Nel weekend poi cerco di prendermi un tempo leggermente più lungo per fare la stessa operazione, ma riferita all'intera settimana. Sono momenti di riflessione che mi rilassano tantissimo. E non sono sola, perchè questa è una cosa che mi avete detto in tantissime persone.

Per dare spazio alla propria creatività

Che gioia avere un piccolo rifugio dove sfogare i propri bisogni di colorare, scrivere ed esternare i propri pensieri. L'agenda può persino diventare un hobby a cui dedicare il proprio tempo libero. Basta scrivere agenda o bullet journal su internet e scoprirete un mondo di piccoli artisti che creano delle vere e proprie opere nelle proprie agende.

Io sono ciompa, incapace di disegnare ma anche di scrivere dritto senza fare pasticci. Quindi ecco io me ne tiro fuori. Però uso gli adesivi (ne ho parlato qua), che mi aiutano a migliorare l'estetica della mia agenda e renderla più piacevole da usare.

La mia risposta sta nel mezzo

Come avrete capito, non è che ci debba essere una sola risposta. L'importante è capire quali siano le nostre priorità per trovare il giusto equilibrio ed il sistema che più ci si addice. 

Per quanto il mio focus sia sulla funzionalità, perchè prima di ogni altra cosa l'agenda mi aiuta nell'essere più organizzata, se mi limitassi a questo forse l'agenda non funzionerebbe con me. Infatti tante agende non hanno funzionato in passato. Bastava avere un paio di giorni pienissimi per uscire dalla routine di scrivere ogni giorno (qui vi parlo dell'importanza di avere una routine dell'agenda).

Cosa è cambiato? Intanto ho trovato il giusto metodo, che sia un misto tra pianificazione e strumento di crescita personale. Inoltre ho capito l'importanza dell'estetica, mi sono resa conto che le agende bruttine sono spesso finite nel dimenticatoio quando la vita si faceva stressante.  Quest'anno anche nei momenti più complicati, ho invece trovato rifugio nella mia agenda. Una valvola di sfogo e un modo per rilassarmi.

Decisamente questa è stata l'agenda che ho più amato nella mia vita di pianificatrice. Ho imparato molto quest'anno e la mia conclusione è che essere più organizzati non è solo una questione di schemi, ma anche di come ci si sente dentro.

Buona pianificazione a tutti!

La regola dei due minuti

Una cosa di cui ho parlato spesso nel blog è la percezione del tempo che un'azione richiede. Spesso rimandiamo certe azioni perchè ci sembra che ci voglia troppo tempo. E poi se mettiamo un timer o semplicemente guardiamo l'ora, ci accorgiamo che spesso e volentieri non era mai così lungo come pensavamo.

Le mie croci in questo senso sono tre:

- passare l'aspirapolvere: cosa che fa sempre mio marito, quindi in effetti non è che ho un'idea delle tempistiche date da un'esperienza continua. Raramente, ma capita che lo faccia io. Mi sembra una tragedia, che rimando fino all'ultimo. E poi mi accorgo che non ci ho messo più di venti minuti e ho perso molto più tempo a ciondolare cercando scuse per non farlo.

- lavare i piatti: altra cosa delegata in maniera irrevocabile al marito. Noi abbiamo la lavastoviglie, ma ci sono alcune cose cha vanno lavate a mano...che io ignobilmente lascio a parte in un'amorevole pila che regalo volentieri a lui. Capita che lui non sia così solerte e io che sono capocciona mi tengo la pila, piuttosto che lavarli. Eppure quando lo faccio mi rendo conto che ci ho messo talmente poco, che il fastidio per quell'ingombro in cucina non valeva proprio la pena.

- lavare i capelli: quando vuoi solo lavarti i capelli senza fare la doccia. E magari fa anche freddino e l'idea di bagnarti ti ispira meno che a un gatto... Ah quanti pomeriggi persi a trovare scuse dicendo "devo lavarmi i capelli ma intanto faccio questo".

Ho reso l'idea?

Azioni da meno di due minuti

Beh oggi non vi voglio parlare di queste cose orribili, che solo a descriverle qui mi è venuta la pelle d'oca e un'assoluta urgenza di trovare altro da fare... No parliamo di cose ancora più semplici e banali. Cose che non ci vogliono più di due minuti per compierle. Eppure chissà perchè ma vengono rimandate.

La madre di tutti i disordini è il fatto di non riporre subito le cose che abbiamo appena finito di usare. Ho preso il metro per prendere una misura? Dovrei metterlo subito via e non lasciarlo lì sul tavolo. La giacca appoggiata alla sedia della cucina quando rientriamo, la confezione di pasta che ho appena messo a bollire...devo continuare?

Ma gli esempi non si limitano alle cose da riporre, la nostra quotidianeità è fatta di mille piccole cose per cui diciamo "mi devo ricordare di" e la testa si riempie, si riempie, si riempie...

Ho preso l'ultimo rotolo di carta igienica e lo devo rimpiazzare (se magari come me non tenete a portata di mano l'intero pacco formato famiglia), è finito il sapone nel dispenser e devo riempirlo con la ricarica, è finito il sale e devo scriverlo nella lista della spesa, ho finito il sale e dovrei buttare la confezione nel bidone della carta.

Tutte cose così, banali e sciocche. Cose che magari prendono trenta secondi, che però se non facciamo rischiamo di dimenticare, fanno disordine, ci complicano la vita.

La regola dei due minuti

Qual è il segreto delle persone organizzate? Quelle attive, quelle che ci danno l'impressione di riuscire a fare un sacco di cose, mentre noi siamo sempre a sguazzare nel caos e nel guazzabuglio della nostra testa ingombrata di piccole liste di cose da fare?

Beh probabilmente loro le cose da meno di due minuti...le fanno e basta. La regola dei due minuti non potrebbe essere più semplice: se una cosa è così rapida da fare che ci vogliono meno di due minuti per portarla a termine, è meglio farla immediatamente. Lo sforzo di compiere quell'azione sarà molto, molto minore dello sforzo di ricordarsi di farla. Se poi l'azione è del tipo "riporre x" o "buttare via x", è ancora più importante. Perchè il disordine genera disordine.

Chiaro che se sono nel bel mezzo di una riunione di lavoro e mi viene un flash del tipo "devo ricordarmi di prendere il sale" non è che interrompo ciò che sto facendo per scriverlo nella mia lista della spesa. Però se non c'è niente che mi impedisca di portare a termine un'azione così rapida, cerco di farla subito.

Una superficie libera o una mente più libera sono il primo passo per una vita più organizzata. E con uno sforzo minimo. Con un po' di impegno, questo piccolo accorgimento diventa un'abitudine che vi può migliorare la vita.

Buona organizzazione a tutti!

Scatti da una giornata nata dis-organizzata

Oggi è stata una giornata intensa e stasera mentre tornavo in autobus, senza libro e senza cellulare (ci torniamo su dopo) ho cominciato a pensare alle cose che ho fatto nelle ultime 24 ore e mi è venuta l'idea di questo post.

Voglio condividere con voi la mia giornata non perchè sia stata particolarmente esaltante, terribile o altro (perchè tutti i giorni ci sono degli imprevisti e penso alle mamme che rideranno dicendo "se questa è la tua giornata, vedrai quando avrai figli"), ma perchè possa essere uno spunto di riflessione per come uno possa cercare di essere più o meno organizzato.

Io ogni tanto faccio di queste riflessioni, aiuta a capire quali sono i nostri successi (in termini di miglioramento dell'organizzazione) e quali sono le cose su cui possiamo ancora lavorare. Lo scopo non è esaltare il mio livello di organizzazione, ma far comprendere come anche nell'organizzazione ci siano sempre delle falle, che non devono farci mai desistere ma solo spingere a migliorarci.

Insomma, se avete voglia di leggere la mia giornata vi illustrerò quali sono state le cose buone e meno buone che ho fatto oggi o che ho fatto nel passato ma che mi hanno aiutato in questa giornata. Il senso è farvi capire come piccoli miglioramenti nel mio essere più organizzata ha reso questa giornata molto migliore del potenziale disastro che poteva essere.

La fattura non pagata

Idealmente facciamo cominciare la giornata da ieri sera quando nella cassetta della posta troviamo un richiamo per una fattura non pagata. A Casa Disorganizzata mi occupo io di documenti e fatture e quindi ho un momento di gelo lungo la schiena. Eppure sono convinta che c'è qualcosa che non va perchè sono certa di aver pagato quella fattura (risalente a Dicembre 2015).

In meno di cinque minuti ho tirato fuori:

- la fattura originale (che tanto originale non era dato che l'importo e la data non corrispondevano al richiamo) ma che era l'unica fattura che avevamo ricevuto da quest'azienda.

- la pagina del resoconto bancario che dimostrava che avevo pagato la fattura.

Tutto questo perchè il mio sistema di archiviazione dei documenti è a prova di bomba e posso ancora ritrovare una ricevuta dopo sei mesi. Dopo un'intera mattinata di telefonate (SantoMarito) è venuto fuori che come immaginavo si sono sbagliati a mandarci questo richiamo (avendo dimostrato che non corrispondeva alla mia fattura) e volevo ben dire (già questi avevano il dente avvelenato e questa famosa fattura era per una cosa che all'inizio ci avevano assicurato che avrebbero pagato loro e poi alla fine hanno fatto marcia indietro e ci hanno chiesto se potevamo contribuire....quindi figuriamoci se pagavo due volte).

Tutto è bene quel che finisce bene.

Uscire di casa

Uscire di casa è sempre un po' traumatico la mattina, figuriamoci dopo cinque giorni di ferie. Da un lato mi sono facilitata le cose perchè avevo già preparato i vestiti da indossare e quindi appena uscita dalla doccia non ho dovuto affrontare problemi esistenziali...o quasi. Avevo previsto tutto tranne i calzini, che normalmente non mi causano paturnie, ma proprio oggi, come leggerete sotto, avevo una visita medica e sapevo che forse era meglio evitare tutti i conigli, procioni e koala che abitano il cassetto dei miei calzini (insomma ho risparmiato due minuti per perderne altri due). Inoltre, mi sono compiaciuta molto meno quando ho visto che il giorno prima, rientrata dalla vacanza, avevo sì fatto ordine nella borsa che avevo portato in viaggio, ma non avevo ricomposto la borsa del lavoro. Ecco un classico esempio di pigrizia, della serie che se avessi fatto quel passo in più che mi avrebbe preso un minuto non avrei dovuto perdere tempo questa mattina. Per fortuna la mia borsa è relativamente veloce da ricomporre, perchè tengo le varie cose organizzate in pochette.

La visita medica

Stamattina dovevo andare a fare il Pap-test. Per fortuna l'appuntamento era segnato sull'agenda e non me ne sono scordata. Questo mi ha anche fatto arrivare all'appuntamento debitamente depilata (che va bene che siamo tra donne...ma un minimo di dignità ancora c'è).

Mentre aspetto in sala di attesa, prima di perdermi nelle letture penso saggiamente alle cose da dire/chiedere: qui il medico lo paghi salato, in base al tempo e quindi è bene essere efficienti. Mi sento super furba, poi lei mi chiede candidamente la data dell'ultimo ciclo e io sparo una data a caso che è "circa-quasi-giusta", perchè io non sono una che si porta l'agenda in giro. No, la mia è un'agenda di casa, resta a casa e non ho un'agenda da borsa, che poi mica mi metto a trascrivere due volte le cose. Super furba...

L'imprevisto 

La giornata già sembrava lunga, arriva una mail che mi aspettano dopo le cinque per fare degli esperiemnti in ospedale. Questo vuol dire solo una cosa: farò molto molto tardi e non me l'aspettavo minimamente. Alla fin dei conti non è andata così male, anche se....

- il cellulare era scarico e anche la batteria di riserva era scarica (un altro esempio di pigrizia, perchè l'ho scaricata in viaggio e quando ho disfato la borsa non l'ho mica messo a caricare). Così in autobus ho scritto un po' di appunti per questo post sul retro di uno scontrino: l'ho mica già detto che non tengo un'agenda in borsa? #semprepiùfurba

- avrei pagato oro per avere uno spuntino in più visto che la cena si prevedeva alle nove. Nella mia sacca del pranzo metto sempre una merenda (oggi era una mela), ma l'ho mangiata alle quattro e quando ho finito di lavorare e mi si prospettava un'ora di viaggio di rientro...beh mi sono pentita di non aver avuto qualche scorta di emergenza.

- in compenso sapevo di avere la cena pronta, è bastato che il marito la mettesse a scaldare quando stavo per arrivare. Io cerco quasi sempre di avere la cena già pronta durante i giorni lavorativi, per facilitare la routine della sera e proprio per fare fronte a questo genere di imprevisti. Da questo punto di vista, mi sono organizzata benissimo con la Slowcooker (qui puoi leggerne di più).

La ciliegina sulla torta

Non so se sia stato lo stress da rientro o questa giornata che non ha niente di straordinario perchè mi sembra anche fin troppo nella norma di come vanno le cose, mi è scoppiata una febbre sul labbro. L'unica consolazione? Se non altro il mio cassetto dei medicinali è ben ordinato e ho trovato subito la crema....ben magra consolazione.

Giurin giurello che non ho romanzato neanche una riga. Se mi conoscete sapete che se per esempio l'armadietto dei farmaci fosse stato un caos non mi sarei fatta mica problemi a dirlo. Però stasera l'ho dedicata a voi e non ho fatto le routine :P 

Come vedete sarò anche migliorata nella mia organizzazione ma neanche aspiro alla perfezione, che è nemica della vita di ogni giorno perchè crea aspettative e altrettante delusioni che si scontrano appunto con le cose che ogni giorno bene o male capitano a tutti.

Perciò non sentitevi soli nelle vostre disorganizzazioni. Spero di avervi comunque offerto qualche spunto per organizzarsi almeno in alcune delle piccole cose di ogni giorno. In fondo il fatto di non essere più la seriamente-nata-disorganizzata di una volta mi ha salvato dal fatto di trasformare la giornata di oggi in un disastro ben peggiore.

Buona giornata!