giovedì 29 settembre 2016

Planner mensile orizzontale: Ottobre 2016






Un altro mese se ne è andato e Ottobre è alle porte. Ottobre è un mese che mi sta simpatico: cambiano i colori delle foglie ma non fa ancora troppo freddo e anche la cucina si colora di arancione con la zucca che la fa da padrone.

Ecco per voi il planner mensile in orizzontale per affrontare l'organizzazione al meglio.

Potete scaricare qui il planner mensile in due versioni:
- planner su una pagina (come quello nella foto sopra): clicca qui
- planner su due pagine (come quello nella foto sotto): clicca qui 





Buona organizzazione a tutti!

mercoledì 28 settembre 2016

Consigli da altre Nate disorganizzate: Attività di Microsoft Outlook


Oggi vi propongo un nuovo articolo della serie che si chiama "(Dis)Organizziamoci! Consigli da altre Nate disorganizzate",  in cui altre "Nate disorganizzate" possono condividere qui le loro idee di organizzazione. Oggi è il turno di Elisa Flora Bezze, che ci parla della sua organizzazione e dell'importanza di dare delle priorità e di uno strumento particolarmente utile per l'organizzazione sul lavoro (che giusto per chiarezza non ci pagano per parlarne).

Elisa come tanti di noi tu parti da una lista di cose da fare?

Sì quello è il consiglio che danno tutti, ma poi pochi spiegano come rendere questa lista uno strumento di lavoro invece che una fonte di frustrazione. Ogni giorno nel lavoro o a casa possono sopraggiungere cose che chiamiamo imprevisti, ma che sono parte naturale di una giornata di vita vera e pertanto andrebbero messi in conto. Quindi, a mio parere, la parte fondamentale della pianificazione non è tanto la lista, che è il punto di partenza, ma il fatto di definire la priorità di ogni singola voce in lista, ed essere in grado di rivedere la priorità strada facendo. In questo modo riusciamo a gestire in modo migliore anche gli eventi che non avevamo programmato, ma che possono far parte della giornata.

Un ottimo consiglio, ci puoi fare qualche esempio pratico? Lavoro in un'azienda che costruisce macchinari industriali. Ho mansioni varie: mi occupo del marketing, faccio da assistente al responsabile commerciale e  gestisco contatti con i clienti esteri per i pezzi di ricambio incluse le spedizioni. Il fatto di dover riprogrammare molte attività fa parte della mia quotidianità – ad esempio stamattina avevo intenzione di occuparmi del testo di una brochure non urgente, ho rimandato questo compito al pomeriggio perché sono sopraggiunti ordini per pezzi di ricambio, dopodichè ho rinviato a un altro giorno perché il pomeriggio mi sono dovuta occupare di un'altra urgenza ancora. Si tratta di attività che non posso definire imprevisti, nel senso che fanno parte del mio lavoro anche se inizialmente avevo pianificato di occuparmi di altro.

Errori e dimenticanze mi sembrano dietro l'angolo, come si possono evitare o minimizzare quando si svolge un lavoro con tante attività diverse?
L'azienda ci mette a disposizione Microsoft Outlook per la gestione della posta elettronica. Molti conoscono anche la sua funzione Calendario, ma pochi utilizzano appieno lo strumento Attività, che io utilizzo per riuscire a far fronte a tutti questi "imprevisti più o meno ordinari" senza mai dimenticare alcuna attività da svolgere (purchè io l'abbia inserita!). Vorrei condividere con voi il mio metodo per l'utilizzo dello strumento Attività di Microsoft Outlook, utilissimo quando il vostro lavoro o la vostra gestione della casa non comporta appuntamenti in orari specifici (in tal caso è utile lo strumento Calendario) ma piuttosto una serie di attività da svolgere a seconda della loro urgenza e importanza. Esistono molte altre app (qui puoi leggere di altre app per organizzare) e questo vuole solo essere un esempio. Quello che vorrei condividere è l'approccio, che può essere applicato anche in altri contesti e con altri software o app.

Ci potresti spiegare come procedi? Ad esempio come organizzi una giornata lavorativa? Volentieri. A grandi linee la mia organizzazione al lavoro si svolge così: 

1) Ogni volta che c'è una nuova cosa da fare e non posso occuparmene subito, la segno. Potete avere una lista delle cose da fare GENERALE e una lista delle cose da fare IN UNA DATA SPECIFICA (oggi, domani, verso inizio luglio, etc...). Al lavoro ho delle visualizzazioni in outlook che mi permettono di vedere la lista che mi interessa in questo momento: oggi, lista generale, lista delle attività da fare senza una scadenza specifica. La mia giornata parte sulla schermata della visualizzazione di oggi, dove vedo le attività a cui in precedenza ho impostato la data di oggi come scadenza. A seconda del vostro lavoro potrebbe esservi utile raggruppare compiti simili.

Le schermate che corredano questo articolo contengono elenchi di attività verosimili, ma fittizie. Nella visualizzazione Elenco Da Fare di Outlook compaiono tutte le attività, raggruppate a seconda della scadenza assegnata

2) Al mattino (o meglio la sera prima) scegliere 3 attività che tassativamente devono essere fatte entro la giornata e quindi partire da quelle a mente fresca, quando è più facile mantenere la piena concentrazione. Tassativamente significa attività che non dovrebbero essere rimandate, a meno che non ci sia una vera e propria emergenza. Ho indicato 3 attività ma in realtà il numero dipende anche dal tempo che comportano, potrebbero infatti essere 1 o 5 o 10, ciò che conta è definire cosa veramente va fatto oggi, per cui se anche dovesse sopraggiungere un'attività più urgente fra cinque minuti, avrei comunque sott'occhio quali attività non vanno rinviate al giorno seguente. Se oggi non ho attività che hanno oggi come scadenza tassativa, sceglierò comunque le attività più importanti della lista.

In questo esempio vediamo come si presenta la visualizzazione "Oggi" in cui all'inizio di una giornata lavorativa verifico tutte le attività che avevo precedentemente impostato con scadenza oggi. Le attività con priorità alta dovrebbero essere svolte nella giornata, le altre possono eventualmente essere rimandate

3) Man mano che le attività vengono svolte le depenno con la casellina di spunta, prima di passare alle altre, sempre seguendo l'ordine di priorità. Come dicevo in precedenza, le giornate sono fatte anche (a volte soprattutto) di attività che sopraggiungono durante la giornata stessa, che possono essere più o meno urgenti, quindi ogni riga in elenco sale o scende di priorità. E' per questo che trovo questo strumento particolarmente utile per:
- non dimenticare di terminare lavori interrotti quando sopraggiunge una richiesta a cui far fronte immediatamente;
- avere sempre presenti le attività importanti anche quando non sono urgenti. 

Da questo punto di vista trovo particolarmente utile la funzione attività di Outlook. Quando utilizzavo un'agenda cartacea, per cambiare la priorità dovevo fare segni, cancellazioni, evidenziazioni e cose simili. Il rischio è di creare confusione. Inoltre ci mettevo molto tempo anche solo per ricopiare le attività rimandate, per cui ho subito capito che non era un metodo adatto a me. Dopo un primo periodo di assestamento con un nuovo metodo, organizzarsi deve aiutare ad essere più produttivi, non meno produttivi. Da questo punto di vista poco importa quale programma o app utilizziamo, ciò che è davvero importante è il concetto di dare priorità alle attività della nostra lista e modificarle a mano a mano che sopraggiungono altre cose da fare. 

Per curiosità ci mostri come si è poi svolta la tua giornata esempio?
Certo, questo esempio mostra come una serie di attività urgenti sono emerse nel corso della mattinata e sono state portate a termine.



Al termine della giornata lavorativa sono state completate tutte le attività che non potevano essere rinviate. Le altre attività non rischiano di finire "nel dimenticatoio" perchè rimangono in elenco. Spostarne la scadenza al giorno successivo prima di lasciare l'ufficio mi permette di preparare la giornata seguente ad una partenza con il piede giusto.


Mi sembra davvero un ottimo metodo. Quale potresti dire sia il vantaggio principale?

Mi sento più sicura nella gestione del mio lavoro. Fintanto che mantengo la "pignoleria" di inserire le cose da fare, ho la certezza di non dimenticare nulla. Ogni attività che richieda più di pochi minuti viene inserita in elenco in modo da non dimenticarla. Stendere solamente una lista può creare un grande stress  al pensiero di "TUTTE le cose che sono ancora da fare!", ma se impostiamo importanze e priorità ci poniamo nelle condizioni di affrontare la lista con maggiore efficienza. Questo metodo, oltre che permettermi di essere precisa e puntuale nelle scadenze, mi aiuta enormemente a gestire lo stress.

Elisa ti ringrazio davvero a nome di tutti per avere condiviso con noi la tua esperienza e i tuoi consigli.
Buona organizzazione a tutti!

lunedì 19 settembre 2016

Come organizzare una gallery wall


Cos'è una gallery wall? 
E' una parete tappezzata di quadri, ma vale anche per una serie di quadri non appesi ma appogiati ad uno scaffale come nella foto qui sopra. La cosa più semplice è provare a scrivere gallery wall su Google o Pinterest per farvi un'idea.

Un po' di storia per farvi i fatti miei (e capire se anche voi avete lo stesso dilemma)
Questo è un progetto su cui lavoriamo da quasi tre mesi ormai, anche se la storia inizia quasi tre anni fa. Quando abbiamo iniziato ad arredare il salotto ci è stato subito chiaro che la televisione poteva stare solo in questa parete (per via dei cavi), che si trova tra due porte-finestre. Abbiamo preso il mobile tv da Ikea e avevamo acquistato anche delle antine da appendere al muro sopra la televisione, secondo l'idea finale che volevamo ottenere. Una volta montata la parte bassa del mobile ci siamo chiesti se forse non sarebbe stato troppo riempire anche il sopra (e soprattutto inutile perchè non abbiamo problemi di spazio, per cui questi sportelli sarebbero rimasti vuoti). Così abbiamo ritornato i pezzi all'Ikea e ci siamo decisi a trovare dei quadri da appendere sopra la tv.
Beh dopo due anni ancora non avevamo trovato niente che ci piacesse. Ci eravamo orientati su quei quadri a più panelli in cui la stessa imagine è "spalmata" su più quadri, ma non siamo mai riusciti a trovare un soggetto che ci piacesse abbastanza.

Questo fino a giugno scorso, quando siamo tornati all'Ikea e abbiamo visto questa idea dello scaffale, su cui appoggiare i quadri e non appenderli. Ci è piaciuta subito, abbiamo così acquistato i due scaffali che vedete nella foto. L'idea iniziale non era quella di fare uno scalino, ma i due pezzi non erano perfettamente alineati sul davanti, proprio per produzione (si sa che da Ikea si spende per la qualità che si compra).. Magari era un difetto e cambiando uno scaffale potevamo risolvere, ma di certo non volevamo tornare indietro e così abbiamo risolto con lo scalino che forse mi piace anche di più.


Un po' di consigli pratici per creare la vostra gallery wall
Questi consigli valgono sia che vogliate appendere i quadri, sia che li vogliate appoggiare soltanto. Già perchè l'idea è simpatica ma poi entrate nel problema esistenziale di quali quadri scegliere e come metterli.

1) Fare un disegno
Il primo passo è buttare giù un paio di schizzi del disegno finale di come dovrebbe essere organizzata la vostra gallery wall. Il disegno è simmetrico, asimettrico, si estende in una direzione? Cercate di fare qualche bozza. Questo vi darà un'idea di quante cornici vi servirà procurarvi, oltre che rendere molto più efficace l'intero processo. Nel caso in cui vogliate riempire lo scaffale il discorso è un pochino più semplice perchè cambiare e scambiare la posizione dei quadri non è un processo irreversibile (dato che non servono buchi) e se avete le cornici potete fare tutte le prove che volete.
Noi infatti abbiamo preso una decina di cornici e abbiamo cominciato a giocare per vedere qual era la combinazione più efficace.


2) Scegliere cornici in base a forma, colore e dimensione
La caratteristica principale delle gallery wall è il movimento. Il movimento è dato dalle differenti altezze delle cornici e volendo dalla combinazione di colori e forme diverse. Quando pensate alla vostra gallery wall cercate di dare questo movimento giocando con le altezze delle cornici, in secondo luogo potete variare il tipo di cornice: ci sono quelle piatte, arrotondate, lavorate, etc. Su questo punto non mi cruccerei troppo nella fase di progettazione ma quando andate a scegliere le cornici l'importante è creare qualcosa di armonico. Lo stesso vale per i colori; potete scegliere la via del monocolore o variare. Se variate colore cercate di definire una palette di colori che stiano bene tra loro, con il contenuto dei vostri quadri e con l'arredamento. Giocare con i colori neutri è una scelta sicura, magari poi si può inserire un colore a contrasto (per noi è stato l'oro) per accentuare l'idea di movimento. Sempre senza esagerare, giusto un tocco di colore, perchè sia un movimento armonico.

3) Scegliere le stampe
Per quanto riguarda le stampe c'è solo l'imbarazzo della scelta, ma l'armonia dovrebbe sempre essere la vostra guida. Dal momento che una gallery wall non è un semplice insieme di quadri, ma un gruppo di quadri che forma un disegno più grande, il principio sarebbe quello di trovare un tema che in qualche modo colleghi le vostre immagini. Queste potrebbero essere delle foto oppure delle stampe, magari delle scritte o anche una miscela di tutte queste. L'importante è che siano unite tra loro, soprattutto da un punto di vista estetico.
Se non avete in mente a priori quali sono le immagini che vorreste esporre in questa gallery wall il disegno iniziale torna davvero utile. Io infatti ho utilizzato quello schema per inserire le immagini (il tutto è stato fatto usando Microsoft Power Point) e cercare di capire se stavano bene in termini di dimensioni e colori. Se stampate delle fotografie o immagini digitali, fate molta attenzione alla risoluzione, perchè questa potrebbe essere una discriminante nella scelta di quale foto va in quale cornice.

4) Non abbiate fretta
Perchè le cose migliori si fanno con la pazienza, è vero è triste tenere le cose fatte a metà (noi abbiamo tenuto le cornici vuote per un paio di mesi), ma darvi il tempo di trovare la combinazione perfetta potrebbe essere un ottimo investimento. Così se volete sapere cosa sta dietro la mia gallery wall e soprattutto perchè ci è voluto così tanto, leggete qui sotto.


La nostra parete della felicità
Finiti i consigli pratici, ora vi descrivo in dettaglio l'idea che sta dietro alla nostra gallery wall, che mi ha tenuto sveglia inumerevoli notti a scavare nelle più recondite bacheche di Pinterest. 

Non siamo tipi da foto da mettere fuori foto nostre, mi piace guardarle, ma non è nel nostro stile. Di stampe carine in giro ne ho viste, ma qui si trattava di trovarne tante e in qualche modo legate tra loro.  E allora cosa fare? Tutto è nato da questo regalo meraviglioso che mi è stato fatto tempo fa: questa stampa che ho appeso in cucina. Una fanciulla che mangia gli spaghetti, già ma non è una fanciulla qualunque ma Hayley Mills. Eroina di molti film Disney, tra cui Pollyanna ma soprattutto il mitico "Il cowboy col velo da sposa", la storia delle due gemelle separate alla nascita che si ritrovano al campo estivo e decidono di scambiarsi di posto. 


Mi sono detta che un possibile tema poteva essere foto di attori per noi significativi, magari presi in pose normali o sul backstage. Non era un'idea a caso, avevo già in mente sia la foto di Mary Poppins, sia quella di Star Wars. Poi mi sono messa a spulciare Pinterest in lungo e in largo e ho raccolto una buona quantità di foto. Pian piano però mi sono detta che forse tante foto, tutte in bianco e nero sarebbe stato troppo, non lo so non mi convinceva. Così ho cominciato a raccogliere anche un'altra serie di immagini, che fossero disegni stilizzati o acquarellati, perchè ad esempio mi sarebbe piaciuto trovare una foto da Harry Potter ma tutte mancavano di quel fascino che trovavo nelle altre fotografie selezionate. Inoltre nelle mie ricerche mi sono imbattuta in delle immagini molto carine, volendo estendere il tema ai cartoni animati. Quello che volevo è che non risultassero disegni da cartone animato, anche se era questo che veniva rappresentato. Ho fatto un'unica eccezione con Cratchit/Topolino, giustificandomi che comunque l'effetto è quello di una china. E da lì mi sono scatenata, perchè ho cominciato a scegliere immagini che fossero davvero significative per noi, che stessero bene con i colori, che mi facessero sorridere.
Ci è voluto tantissimo. Tanto tempo a selezionare foto, a decidere quali sarebbero state le nove vincitrici, decidere dove metterle...insomma un lavorone.

E così alla soglia superata dei trent'anni, ho una meravigliosa parete della felicità, inguaribilmente Disneyana, che mi fa sorridere ogni volta che la guardo. Sono semplicemente entusiasta, ci è voluto davvero molto tempo, ma il risultato è stato migliore di ogni mia immaginazione. Una parete che racconta una storia, la nostra storia, delle tante cose che abbiamo condiviso, del nostro amore. Una parete che mi ricorda che la magia c'è sempre, basta cercarla.


E poi adesso ho in salotto Mary Poppins che mi dice che è tutto ok...non so se mi spiego.

Buona organizzazione a tutti!
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