lunedì 17 settembre 2018

La routine dell'agenda


Oggi vi vorrei parlare di una delle basi di chi usa l'agenda: crearsi una routine per la pianificazione. E' un concetto che ho ripetuto più volte qua e là nel blog, ma visto che in questo periodo ci stiamo occupando di agende mi è sembrata una buona idea parlarne un po' più in dettaglio.

Vi è mai capitato di cominciare un'agenda, pieni di entusiasmo e poi dimenticarvene per un paio di giorni, riprenderla in mano per una o due settimane, e poi basta? A me sì.

Ci sono moltissime agende che io ho smesso di usare. Secondo la mia esperienza ci sono due motivi principali:
- questa agenda specifica non risponde alle mie esigenze, non mi ci trovo completamente bene e non ho piacere ad usarla. La soluzione è cambiare metodo, provare cose diverse fino a trovare il metodo giusto. Quando io ho trovato l'agenda giusto sono riuscita ad usarla senza interruzioni.
- mi dimentico di guardarla e di scriverci dentro. Questo secondo punto è un po' la conseguenza del primo, ma non solo, è anche una questione di abitudine.

A me capitava spesso di smettere di usare l'agenda appena le giornate si facevano un po' più intense, caotiche, stressanti. Non avevo il tempo di pianificare e bastava saltare un paio di giorni per perdere l'abitudine.

Già perchè di abitudine si tratta. L'azione di pianificare, di scrivere nell'agenda deve essere legata ad una routine. Se un giorno l'agenda la guardo la mattina, il giorno dopo la sera,  un giorno la metto in borsa, il giorno dopo penso che non l'ho ancora aperta...sono sul divano e non ho voglia di andare fino all'ingresso. Queste sono le basi del fallimento dell'agenda.

Creare una routine di pianificazione

Ma come si fa? Come sempre: a tentativi. C'è chi ama pianificare la sera prima, chi appena sveglio, chi dopo moooolti caffè. Non importa quando è il vostro momento, ma è bene cercare di farlo tutti i giorni nello stesso modo. Quando eravamo bambini provavamo e provavamo a fare le cose finchè non imparavamo, ora non è poi così diverso.

A me piace pianificare la sera per il giorno dopo. In questo modo infatti non solo organizzo la giornata seguente, ma posso anche fare un punto su quella che si sta concludendo. Io infatti non solo pianfico, ma tengo anche una traccia di quello che è successo. Faccio un brevissimo diario e riempio i miei tracker settimanali (qui puoi vedere di che si tratta). Capita, eccome se capita di saltare un giorno o due, ma cerco sempre di recuperare il prima possibile. 

Quando si crea una routine non si tratta solo di quando, ma soprattutto di dove.

Se non abbiamo il necessario sottomano è facilissimo lasciar perdere. L'agenda dovrebbe essere in un posto di facile accesso e consultazione per quando ci serve utilizzarla. Se la guardate in casa, magari la mattina prima che gli altri si sveglino potrebbe essere il bancone della cucina, se come me preferite la sera potrebbe essere il comodino. Se l'agenda è sempre con voi, potrebbe stare in borsa e magari il vostro momento di pianificazione è mentre siete in metro.

Se usate penne, adesivi, etc. cercate di avere tutto a portata di mano. Se il materiale è troppo, fate una selezione con le cose che vi potrebbero servire più facilmente, in modo da portare con voi (in giro per casa o in borsa) solo il necessario. Usate un astuccio per le penne e i post-it e una piccola busta per gli adesivi. A fine settimana potete aggiornare la vostra selezione, adattandola alla settimana che vi aspetta.

La mia routine

Ho capito subito che io pianifico meglio la sera. Per il dove, ho invece provato diverse cose, di cui molte non hanno funzionato. Ho provato il tavolo della cucina, ma alla fine avevo talmente un bazar che faceva solo confusione. Ho provato la scrivania, ma la condividevo col marito e di nuovo se lasciavo tutto lì non era il massimo.

Ho provato a portarmele con me ed approfittare del tempo in treno. Per evitare di avere l'intera agenda, in una cartellina tenevo i due fogli relativi alla settimana in corso, una busta con un po' di adesivi e qualche penna colorata. Era una buona soluzione, ma la dimensione della cartellina (dovuta alla dimensione dell'agenda), richiede una borsa grande...e non sempre è una soluzione pratica. L'anno prossimo valuterò l'acquisto di un formato più piccolo, proprio per poter sfruttare al meglio questa opzione di pianificare in treno.

Al momento la soluzione migliore è tenere il mio materiale sul comodino: prima di dormire spendo cinque-dieci minuti a riempire la mia agenda. E' un bel modo di rilassarsi e riflettere sulla giornata conclusa. A volte dopo cena io e mio marito ci ritagliamo un momento per noi stessi, allora io prendo la mia agenda e mi metto sul divano, ma poi tutto ritorna in camera da letto.


Uso sempre il metodo della selezione nella cartellina. In questo modo non ho il comodino pieno di cancelleria. Nel weekend dedico un po' più di tempo alla mia agenda. Ci sono giorni infatti in cui non è che sto lì ad incollare adesivi a letto, scrivo le mie tre righe di diario e fine. La domenica per rilassarmi riprendo in mano l'agenda e rileggendo il diario posso riempire le informazioni che mancano della settimana passata e comincio a pianificare quella che viene, principalmente la lista di cose da fare, creare il nuovo tracker, etc. Inoltre approfitto di questo momento per cambiare eventualmente il contenuto della cartellina, così da avere sempre ciò che mi può servire.

Sono nove mesi che uso quest'agenda. Ho saltato dei giorni, ma ho sempre recuperato tutto, quindi evidentemente ho trovato il metodo giusto per me...almeno per questo periodo :)

E voi? Quando preferite pianificare?

Buona pianificazione a tutti!

lunedì 10 settembre 2018

Agenda fitness


Nota: i prodotti di cui vi parlo in questo post sono tutti stati acquistati da me. Nessuno mi ha mai pagato per fare pubblicità a nessuno dei prodotti/marchi che cito. 

Continuiamo a parlare di agende per il mese di Settembre. Questo mese tantissime persone riprendono anche la palestra o comunque un'attività fisica regolare.  Allora ho pensato di unire le due cose parlandovi dell'agenda fitness. Io non ho un'agenda dedicata, ma prendo appunti sulla mia agenda personale, che ho pensato di mostrarvi per potervi offrire qualche idea.
Io non sono una sportiva, anzi. Però cerco di tenermi attiva. Negli utlimi anni ho fatto dei periodi di vero e proprio allenamento serio, alternati a periodi di totale inattività (principalmente per motivi di salute) e a periodi di attività ridotta o saltuaria.
Mi piacerebbe fare delle attività di gruppo o andare in palestra, ma è totalmente impossibile a causa dei miei orari, dei miei spostamenti e al momento anche per dove vivo. Così in questi ultimi anni mi sono ritrovata a fare attività in casa, con i video di fitness. Non è male, il materiale non manca e la flessibilità totale è davvero preziosa. Devo dire che mi manca la competenza per sapere di fare le cose giusto, ma meglio così se l'alternativa è non fare niente. Poi io sono abbastanza costante, se mi ci metto riesco a mantenere il ritmo, non lascio perdere dopo due volte. Infatti sono riuscita a completare programmi di allenamento che possono durare anche un mese. Mi è capitato però di avere problemi fisici ed essere meno regolare, in quel caso scelgo diverse attività a corpo libero secondo le esigenze.

Sia che stia seguendo un programma preciso (che di solito forniscono degli schemi da stampare) sia che faccia attività meno regolare, mi piace sempre tenere traccia delle mie attività. Lo trovo molto utile per:
- valutare i risultati;
- mantenere alta la motivazione;
- valutare pro e contro di certe attività: mi spiego ci sono degli esercizi che non posso fare e se un video ha troppi movimenti di quel tipo, me lo segno in modo da non rifarlo o sapere già di dover fare cose alternative. Di solito mi alleno la sera appena tornata a casa dal lavoro, ci sono giorni che sono molto stanca e vorrei solo andare col pilota automatico, perciò preferisco evitare gli esercizi in cui devo fare troppa attenzione a fare continue modifiche.
Nella mia agenda (di cui vi ho parlato qui) ho dedicato una parte alle informazioni su salute, pasti e attività fisica. 
In questo periodo sto facendo un'attività più saltuaria, quindi non necessariamente ogni giorno ho da scrivere riguardo all'attività fisica. Quando devo scriverne, utilizzo degli adesivi (qui vi parlo perchè mi piace usare gli adesivi nell'agenda). Ho acquistato questo sticker roll a tema fitness di Me and My Big Ideas (la stessa marca dell'agenda).


Ogni giorno scrivo ciò che mangio. Non faccio più la pianificazione dei pasti (cosa che ho fatto per anni, ne ho parlato molto nel blog), però continuo a scrivere sempre ciò che mangio, perchè mi aiuta ad avere più consapevolezza sulla mia alimentazione. Tra gli adesivi c'erano anche quelli dedicati al menù, ma non li ho ancora usati, quindi non ho nessuna foto specifica.

Se ho qualche magagna a livello di salute, anche quello finisce qui. Infine se faccio attività vedete che utilizzo questi adesivi. Ci sono adesivi per i passi, per l'attività cardio e di resistenza/forza.


C'è poi un adesivo più grande per descrivere gli allenamenti in maggiore dettaglio. Di solito uso questi se devo aggiungere appunti/valutazioni. In bassoa destra si intreve l'adesivo del peso, ha una piccola bilancia e lo spazio bianco. Diciamo che ho preferito calare un velo pietoso e non fare una foto specifica al mio peso.


Ho anche fatto un altro acquisto un po' al buio: ho preso un pachetto dedicato al fitness nello stesso momento in cui avevo preso l'agenda. E' stato un po' un azzardo perchè ancora non sapevo come avrei utilizzato l'agenda. Il pacchetto conteneva diverse cose: dei divisori a tema, quattro mesi di visione mensile e settimanale dedicata a tenere traccia di allenamenti e risultati (se vi interessa vi posso mostrare nel dettaglio). Volevo solo mostrarvi questa pagina, come fonte di ispirazione, se volete creare qualcosa di simile. Questa è la visione settimanale in cui annotare alimentazioni (tra colazione, pranzo, cena e snack), allenamenti (nei quadrati grigi) e un tracker pere l'acqua bevuta. E' perfetto per un periodo in cui magari si segue un programma di fitness o dieta.
Io per il momento non l'ho utilizzato, perchè per vari motivi di natura fisica, questo non è il periodo giusto per fare un discorso di questo tipo. Ciononostante sono certa che mi ritornerà utile e lo utilizzerò con piacere.

E voi? Come tenete traccia dei vostri allenamenti e dei vostri progressi?

Buona organizzazione a tutti!

venerdì 7 settembre 2018

Quante agende avere?


Nota: i prodotti di cui vi parlo in questo post sono tutti stati acquistati da me. Nessuno mi ha mai pagato per fare pubblicità a nessuno dei prodotti/marchi che cito.

Parlando di agende questa è una questione da un millione di dollari. Meglio avere un'unica agenda che ci segue dappertutto (spesso ciccionissima) o avere più agende dedicate ai diversi aspetti della nostra vita, ma con il rischio di finire per usarle poco?

Meglio soli che mal accompagnati?

La mia risposta immediata sarebbe meglio avere un'unica agenda, in modo da poter avere tutto sempre sott'occhio ed evitare di non consultare l'agenda giusta quando serve. Ma io sono la prima ad avere più di un'agenda. E allora come la mettiamo? 

Il primo punto è capire a cosa ci serve questa agenda, quali sono le nostre esigenze. L'utilizzo di un'agenda è diverso tra uno studente, una mamma con tre figli che non ha un lavoro retribuito, una persona che lavora in un ufficio, una persona che ha un'attività su internet e lavora da casa.

In ogni caso per me la risposta è "avere una sola agenda" per quello che riguarda:
- il calendario
- il planner del giorno/settimana/mese
- le liste di cose da fare

Secondo me è fondamentale che tutte le cose che sono appuntamenti, ricorrenze, cose da fare e non dimenticare, siano tutte nello stesso luogo. Questa è quella che io chiamo la mia agenda personale, il luogo dove raccolgo tutte le informazioni per la mia organizzazione personale. Più agende abbiamo più è alto il rischio di scrivere un'informazione su una e non riportarla sull'altra (questo vale anche per il cellulare). 

Nel caso optiamo per un'unica agenda, possiamo scegliere di avere delle sezioni dedicate per pianificare attività diverse, usando dei divisori per tenerle ben separate. Se le dimensioni dell'agenda diventano troppo importanti e il rischio di scoppio è imminente, una buona idea è quella di tenere solo una parte del calendario. Io tenevo circa 3 mesi di calendario/visione settimanale, quando usavo un'unica agenda.

L'agenda del lavoro

Ma come la mettiamo con il lavoro? Vogliamo avere tutto nello stessa pagina?
Dipende da voi, dal tipo di lavoro che fate, dalla quantità di appunti che il lavoro vi richiede. Lavorate part-time e quindi magari le vostre giornate sono spezzate tra il tempo in ufficio e il resto della giornata?

Io ho un'agenda specifica al lavoro, che resta al lavoro e che utilizzo solo per segnare le cose da fare e gli appuntamenti di lavoro. Non ho lavoro che porto a casa o cose che devo fare fuori dal luogo di lavoro, una volta che esco la mia giornata di lavoro è conclusa. Il mio consiglio è di avere un'agenda specifica per il lavoro, soprattutto nei casi in cui:
- lavorate a tempo pieno o quasi, fuori casa
- il vostro lavoro richiede lunghe liste di cose da fare
- l'agenda resta sempre al lavoro

Potrebbe essere invece utile avere un'unica agenda in cui segnare tutte le cose lavorative e non, magari usando colori diversi (il metodo del color coding e altri metodi di organizzazione, li trovate qui) nei seguenti casi:
- il vostro lavoro vi fa girare come una trottola? Andate a mille appuntamenti e magari sulla via vi fermate anche a fare altre commissioni, perchè magari dovete incastrare anche tutti gli spostamenti per le varie attività dei vostri figli?
- lavorate a casa e quindi non c'è sempre una netta separazione dei vostri tempi, tra rispondere alle mail, far partire la lavatrice, scegliere le foto per il sito e preparare il pranzo.
- lavorate part-time e quindi è più semplice dividere gli spazi nell'agenda senza creare confusione.

Qualsiasi sia la vostra scelta la regola fondamentale è tenere insieme tutte le informazioni dello stesso tipo insieme. Lavoro con il lavoro, personali con le cose personali. Il rischio enorme è di farsi sfuggire qualcosa.

Le mille e un'agenda

Ci sono persone che preferiscono avere delle agende specifiche per ogni cosa: il diario, il giornale della gratitudine, l'agenda fitness o della dieta, l'agenda per il blog (qui potete trovare altre idee). Ho molta ammirazione per chi riesce a usare con costanza diverse agende.

Io mi trovo meglio ad avere tutto nello stesso posto (anche se ammetto ci siano delle eccezioni, vedi sotto). La mia agenda personale (una Happy Planner, ne ho parlato qui) mi permette di avere tutto nello stesso posto: appuntamenti, cose da fare, dieta e salute e anche il diario.


Un'altra buona alternativa per tenere tutto insieme è il bullet journal (ne parlo qui): essendo totalmente personalizzabile possiamo dedicare delle pagine per raccogliere informazioni di tipo diverso.

Le agende tecnologiche

Ci sono molte app per cellulari, tablet e computer (ne ho parlato qui). Io preferisco la carta quindi per me l'agenda è cartacea, ma uso comunque questi strumenti, perchè li trovo molto utili per certe cose specifiche. Utilissime nel caso del lavoro. Ancora una volta però la cosa più importante è che tutte le informazioni del tipo appuntamenti e cose da non dimenticare siano in un unico posto, quello che consultate. Se usate un'agenda cartacea ma non l'avete sempre con voi, il cellulare torna utilissimo, ma è fondamentale non dimenticare di riportarlo sull'agenda.

Se non volete correre il rischio o semplicemente lo trovate più pratico, potreste scegliere di segnare sempre tutti gli appuntamenti o cose fondamentali da non dimenticare sul cellulare. Questo ha infatti un vantaggio che nessuna agenda potrà mai avere, potete impostare un allarme.

Io infatti lo uso per segnare appuntamenti medici e compleanni importanti che non voglio assolutamente dimenticare. E per il lavoro uso Microsoft Outlook (qui spiegato in dettaglio).

Conclusione

Quindi meglio un'agenda o più? Non abbiate paura di sbagliare. Io ho provato cose diverse, sono tornata sui miei passi più volte. L'importante è trovare il nostro equilibrio che ci permette di essere organizzati senza perdere informazioni fondamentali. Questa è l'unica cosa che conta.

Se siete alle prime armi, meglio partire da un sistema semplice con un'unica agenda. Nonostante io sia fermamente convinta che sia la soluzione migliore, dopo anni ed anni di utilizzo di agende io ho trovato il mio equilibrio con quattro agende:
- l'agenda personale che vi ho mostrato nella foto sopra
- l'agenda al lavoro: uso Outlook sul computer per segnare appuntamenti e cose da fare nel futuro, ma ho anche un bullet journal sulla scrivania per la lista pratica di cose da fare per il giorno e il giorno seguente, ma che mi serve anche per appunti o calcoli volanti. Uso una pagina al giorno e mi è utile averlo cartaceo perchè a volte torno a guardare come ho fatto certi tipi di calcoli/ragionamenti.
- l'agenda per il blog: un'altro bullet journal che uso esclusivamente per raccogliere idee e organizzare i post (ne ho parlato qua).
- l'agenda di casa: una volta era la mia agenda personale, ma l'ho sempre sfruttata poco nella parte dedicata all'organizzazione personale (appuntamenti, cose da fare, etc). Invece è per me il luogo dove ho tutte le informazioni riguardo alla casa, password, contatti, etc. E' il luogo dove so sempre facilmente dove cercare questo tipo di informazioni. L'ho organizzata in ordine alfabetico (qui vi mostro come), anche se vorrei fare una sua riorganizzazione perchè ci sono delle parti che non uso più.

Anche se le agende sono quattro, di fatto le uniche che uso veramente ogni giorno sono quella personale e quella del lavoro. Quella per il blog è più una raccoglitore di idee, la uso solo quando mi serve e infine l'ultima è più di ogni altra cosa un'agenda di consultazione.

E voi? Quante agende avete? Vi spaventa averne più di una?

Buona organizzazione a tutti!
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