martedì 20 gennaio 2015

Come e perchè iniziare ad usare un'agenda

pianificare, agenda

Il mio buon proposito del 2015 è pianificare, per essere piu' organizzata tra casa, lavoro, dieta, etc.
Per poter realizzare questo obiettivo lo strumento fondamentale è l'agenda. C'è chi si sente perso senza agenda e chi invece pensa che i tempi del diario si siano fermati alle scuole. E poi ci sono quelli che vorrebbero provare ma hanno paura di non usarla e di buttare via soldi e tempo.

Quali sono i vantaggi di usare un'agenda?
1) Gli impegni scritti sono piu' difficili da dimenticare.
2) Avere un luogo dove scrivere i nostri appunti ci evita di riempirci la casa di mille foglietti volanti.
3) L'esercizio di pianificare e scrivere quali sono i nostri impegni ci rende consapevoli di quante sono le cose da fare e ci impone di trovare delle soluzioni per riuscire a fare tutto.
4) Leggere che dobbiamo fare una certa cosa ci rende piu' propensi a farla.

Scrivere gli impegni sull'agenda pero' non basta: non solo bisogna fare le cose che siamo prefissati (magari bastasse scrivere gli impegni perchè fossero svolti) ma soprattutto bisogna acquisire l'abitudine di consultare l'agenda.
Qui i miei consigli sono due:
1) Tenete l'agenda in una zona centrale della casa ed abituatevi a consultarla la sera o la mattina per vedere quali sono gli impegni del giorno o del giorno seguente. Scoprirete presto che questo piccolo gesto vi farà completare molte piu' mansioni di quelle che possiate immaginare (come telefonate, email, compleanni da ricordare, cose da comprare) e vi renderà le giornate piu' semplici. Ad esempio sapere che domani sera avete un certo appuntamento potrebbe farvi riflettere su come vorrete andarci vestite e se quella bella camicetta fosse nella pila delle cose da stirare, scoprirlo domani mattina potrebbe essere troppo tardi.
2) Rendete l'agenda carina per invogliarvi a guardarla. Ci sono persone che decorano molto l'agenda con adesivi e disegni, ma non tutti hanno tempo per queste cose. Qualche post-it colorato potrebbe essere già sufficiente per rallegrarvi la giornata e guardare ai vostri impegni con uno sguardo piu' sereno.
Immagine tratta dal sito "a bowl full of lemons"
nota per i file coloratissimi da stampare e inserire nell'agenda



Per chi è alle prime armi anche il solo atto di scegliere l'agenda potrebbe essere un'impresa. Bisogna riflettere su cosa pensiamo di scrivere su questa agenda: gli impegni di lavoro? le mansioni di casa? entrambe? ce la porteremo in giro o no? In base a questo potremmo volere acquistare un'agenda di dimensioni piu' o meno piccole.

Le agende possono avere:
- un giorno su una pagina: come il diario che si usava a scuola. Secondo me è utile per chi deve segnare davvero tante cose, ad esempio se volete avere un'unica agenda per casa e lavoro. Il limite è che bisogna sfogliare le pagine per vedere cosa bisogna fare nei giorni successivi e soprattutto rende l'agenda corposa e pesante.
- una settimana su due pagine: dedica uno spazio consistente ad ogni giorno lavorativo, a scapito del weekend. Spesso lo spazio è diviso in fasce orario. Il vantaggio principale di questo formato è che abbiamo sempre sott'occhio tutti gli impegni di tutta la settimana. Questa secondo me è la migliore agenda per lavorare, ma puo' essere utile anche a casa (io ad esempio uso questa sia al lavoro, sia a casa su due agende separate).
- una settimana su una pagina: di solito su una facciata ci sono i giorni della settimana e sull'altra facciata c'è lo spazio per appunti, lista della spesa, etc. Questa per me è l'agenda di casa per eccellenza. Lo spazio dedicato ad ogni giorno è relativamente piccolo, ma sufficiente per segnare compleanni, appuntamenti e scadenze. Se doveste avere mille impegni ogni giorno, forse non fa per voi e la sconsiglio sul lavoro.
- un mese su due pagine: in questo caso abbiamo la visione dell'intero mese su due pagine. Molte agende hanno questo prospetto all'inizio di ogni mese, altrimenti potreste anche stamparlo voi. Io la trovo molto utile se viaggiate molto oppure se avete degli obiettivi precisi. Ad esempio quando seguivo una dieta usavo queste pagine per tenere traccia del peso e dell'attività sportiva. Il fatto di avere l'intero mese sott'occhio mi ha permesso di tenere monitorati i miei progressi e motivarmi nel continuare.

Infine un'ultima distinzione: le agende possono essere ad anelli oppure a libro. Le agende ad anelli sono come un raccoglitore: ogni anno si cambia il calendario, ma le altre pagine possono essere mantenute. Il vantaggio di questo modello è che è totalmente personalizzabile nel contenuto e quindi puo' essere adattato alle nostre esigenze.
Le agende a libro o a spirale invece non sono personalizzabili ma hanno costi piu' contenuti. Secondo me sono ottime per chi si avvicina all'uso dell'agenda o per chi usa l'agenda sul lavoro. 

Se siete interessate all'argomento mi trovate su un gruppo di Facebook, che si chiama Organizzare con l'agenda, dove ci scambiamo informazioni, metodi di pianificazione e spunti creativi. 

Buona pianificazione a tutti!

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