lunedì 9 marzo 2015

Come organizzare: le bollette ed i documenti

organizzare la burocrazia
Una delle cose piu' antipatiche del menage familiare è pagare le bollette e subito dopo potrebbe esserci la loro archivazione. Una delle domande piu' frequenti che leggo è: per quanto bisogna conservare i documenti? Non ho una risposta per voi, soprattutto perchè vivendo all'estero non è semplice trovare una risposta che valga per tutti. Ciononostante facendo una semplice ricerca su interenet ho trovato questa guida che vi potrebbe tornare utile.

Il modo migliore per ridurre la quantità di carte da archiviare è digitalizzare il più possibile. Armatevi di scanner e quando ne avete la possibilità richiedete la fattura via e-mail. Spesso anche la banca propone l'estratto conto in formato pdf. Se vi sentite a vostro agio con questo sistema vi do due consigli:
1) Salvare su più di un dispositivo, di cui uno possibilmente non riscrivibile come un cd o dvd.
2) Mantenere la copia cartacea di documenti importanti. Tra questi, i contratti di lavoro, di affitto, atti di nascita o matrimonio. Questo però non esclude il fatto di scannerizzarli, che risulta comodissimo in molti frangenti. Io e mio marito abbiamo una cartella condivisa su uno spazio di archiviazione online (tipo Cloud, Google drive, Dropbox, etc.) dove teniamo questi documenti a disposizione di entrambi. Molto spesso mi capita infatti di dover fornire copia della carta di identità o del contratto di lavoro, a volte anche i suoi.

archivio cartellineNoi abbiamo comprato uno scanner soltanto questo mese, pertanto fino ad oggi ho sempre conservato tutto. All'inizio usavo un sistema a cartellone da classificatore. Ero all'inizio della mia vita adulta, ero andata a vivere da sola all'estero e quindi avevo un certo numero di carte, ma non eccessivo.
Piano piano però mi sono accorta che le cartelline erano si' capienti, ma davvero scomode da consultare. Se dovevo trovare un certo documento all'interno di una singola cartellina mi toccava spesso passare in rassegna foglio per foglio. Un'enorme perdita di tempo. Così dalle cartelline sono passata ai raccoglitori ad anelli.

Archiviazione a lungo termine
Le cartelline non le ho certo buttate via, le tengo per archiviare i documenti molto vecchi, che non hanno più bisogno di essere consultati, ma che non è ancora tempo di buttare. Solitamente queste sono bollette o rimborsi dell'assicurazione, contratti scaduti e cosi' via. Li archivio secondo la stessa categorizzazione degli altri documenti.
Se invece si chiude un capitolo della mia vita, come ad esempio quando ho cambiato paese, prendo un unico raccoglitore ad anelli, dove archivio solo i documenti che possono davvero essere importanti (buste paga, contratti di lavoro, chiusura dei contratti di affitto, documenti relativi alla pensione ed alle tasse). Questo genere di raccoglitore perferisco tenerloin soffita e non in casa, all'interno di un contenitore a chiusura ermetica.

Archiviazione a lunghissimo termine
Passiamo ora alla parte clou della archiviazione. Come ho detto archivio tutto in quadernoni ad anelli ed ogni raccoglitore è dedicato ad una categoria specifica. Dentro ogni quadernone uso i divisori colorati per creare delle sottocategorie, in modo da rendere la consultazione e il ritrovamento di un certo documento piu' semplice (e anche la sua archiviazione). Ho usato l'etichettatrice per scrivere bene in grande il nome della categoria: sono io che mi occupo della burocrazia in casa, pero' se devo dare istruzioni (magari al telefono) al marito che cerca qualcosa, basta dirgli di prendere il raccoglitore XX e cercare la sottocategoria YY.

Una piccola nota: la maggior parte delle bollette arriva direttamente via posta elettronica e le pago su internet. Nel computer ho un sistema di cartelle che ricalca esattamente quello dei miei raccoglitori (cosi' mentalmente non faccio confusione).

Le mie categorie (e sottocatgorie) sono:
organizzare la burocraziaauto: contratti, documenti relativi alla manutenzione/revisione, fatture dei bolli.
assicurazione: casa, auto, protezione giuridica, medica del marito e mia, incendio.
banca: contratti, tutto quello che è relativo alle carte e all'e-banking, estratto conto, altre comunicazioni da conservare.
casa: contratto di affitto, bollette del gas, contratto del telefono/internet, il canone radiotelevisivo, altre comunicazioni/documenti.
lavoro: contratti di lavoro e altri documenti relativi, documenti della pensione.
personali: copie di carte d'identità, passaporti, patenti, certificato di matrimonio, iscrizione all'aire e carte del consolato, documenti di proprietà e passaporto del gatto.
mediche: esami del sangue, visite oculistiche, dentista, ginecologo, medico di base e altro.
istruzione: questo è un capitolo chiuso, ma lo tengo ancora a disposizione perchè lavoro per l'università e mi vengono ancora richiesti copie di certi documenti. Ho eliminato tutto quello che è inutile e tengo solo i diplomi, i certificati degli esami universitari, i certificati dei corsi di formazione, perchè quelli servono quando si inviano curriculum.
manuali e garanzie: di questo ne ho già parlato in un altro post.
tasse e dichiarazione dei redditi: qui ho l'imposta alla fonte, ma prima avevo un quadernone per le tasse ed erano divise in dichiarazione dei redditi, pagamenti delle tasse, tassa di abitazione. Questo è un raccoglitore davvero importante, spendete qualche minuto in piu' ad organizzarlo bene.

organizzare le bollette
Divisori colorati piu' grandi di un A4:
le etichette sono ancora visibili
Se comprate i divisori colorati esistono di due dimensioni: quelli A4 e quelli leggermente più grandi. Se usate buste trasparenti, queste sono leggermente più grandi di un A4 e bisogna fare attenzione: usando i divisori A4 le etichette verranno nascoste dalle buste. Un'alternativa è prendere i divisori verticali o crearseli da soli.
Preferisco inserire i fogli nelle buste, perché sono più protetti e più facili da sfogliare. Spesso pero' uso la perforatrice per creare i fori per gli anelli, nel caso di fogli poco importanti e di archivazione breve. In questo modo si riduce il volume all'interno del quadernone.

numero cliente
Un altro consiglio è quello di incollare o scrivere sulla copertina interna del quadernone i numeri utili o i contatti delle persone con cui avete a che fare, in questo modo avrete subito le informazioni essenziali a portata di mano. E' utile anche segnare il numero di abbonato/cliente. Penso ad esempio alla lettura del contatore, alla richiesta di rimborsi dell'assicurazione, quando bisogna fare queste cose non è male avere tutte le informazioni sott'occhio senza doverle andare a cercare nei vari documenti.

Come eliminare i documenti
A fine anno faccio una specie di revisione dei miei raccoglitori, tirando fuori cio' che non serve piu' e che posso spostare nelle cartelline di cui parlavo sopra.

come eliminare i documenti
Mi hanno regalato una distruggi documenti. E' una cosa da ufficio piu' che da casa, anche se è meglio distruggere i documenti che riportano i vostri dati sensibili, prima di gettarli nell'immondizia. A me questa cosa suona un po' eccessiva, ma sono stata felice di averla quando ho traslocato e ho buttato una montagna di documenti. Se qualcuno avesse voluto rubarmi l'identità allora, non avrebbe avuto difficoltà a risalire a tutto cio' che avevo fatto negli ultimi quattro anni.


Infine un'ultima domanda ma abbastanza cruciale.
come organizzare le carteDove tengo le bollette ed i documenti prima di pagarli e archiviarli?
In questo porta documenti a due piani: sopra documenti che richiedono un'azione come leggere ed archiviare (per cui va fatto ma non c'è una scadenza), sotto cose che devono essere pagate o che richiedono un'azione con una scadenza (ad esempio rispondere ad una certa lettera, etc).



Spero che questo post vi sia stato utile, se volete invece qualche consiglio su come tenere la contabilità di casa ne avevo già parlato qui.

Infine vi lascio anche un altro file molto utile: uno schema annuale per segnare quando bisogna pagare le bollette, rinnovare i documenti, fare le revisioni dell'auto. Per non dimenticare nulla e non avere sorprese. Lo potete scaricare gratuitamente da qui.

Buona organizzazione a tutti!

3 commenti:

  1. Ho bisogno un un'informazione, le bollette per quanto tempo bisogna tenerle?.

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    1. Credo sia almeno cinque anni, io vivo all'estero non so se sia diverso di paese in paese

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    2. Credo sia almeno cinque anni, io vivo all'estero non so se sia diverso di paese in paese

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