Obiettivo 2: borse e foulard

Questa settimana si è conclusa e io ho approfittato del weekend per concludere gli obiettivi di questa settimana (che potete leggere qui).

Vi parlo in dettaglio dell'obiettivo 2. Nel corridoio dell'ingresso ho un grande armadio a muro, di cui vi avevo già parlato in questo articolo. In una metà dell'armadio teniamo le giacche, insieme alle borse in uso e ai foulard/sciarpe.

Questa organizzazione funziona benissimo, semplicemente ogni tanto bisogna fare un po' di ordine e cambiare borse e foulard in base alla stagione. Il mio obiettivo perciò era quello di sistemare un po', mettere via le borse che non uso in questo periodo e tirare fuori invece le borse che sono più tipicamente estive.

Ecco allora il prima e dopo.

Nella borsona al secondo livello teniamo i sacchetti di plastica da riutilizzare o per la spesa. Se vuoi leggere di più sulla mia organizzazione di sacchetti di carta e plastica puoi cliccare qui.

Infine oggi ho anche fatto il mio obiettivo 3: qui non ho nemmeno fatto foto, perchè si è trattato di archiviare tutti i documenti del mese. Io questo lavoro lo faccio all'incirca una volta al mese e uso il metodo che vi avevo già descritto e che funziona ancora perfettamente.

Qui potete leggere come organizzo i documenti.

E voi avete concluso i vostri obiettivi?

Io sto già pensando ai prossimi obiettivi e credo che continuerò a lavorare all'ingresso, ma concentrandomi sul mobile in cui questi ultimi giorni si è creato un caos esponenziale.

Buona organizzazione a tutti!

Come ho archiviato l'agenda e mi sono preparata all'anno nuovo

Qualche giorno fa ho finalmente trovato un momento per sedermi e fare una delle mie attività di organizzazione preferite: pianificare con l'agenda. Ho dedicato un po' di tempo per fare le cose per bene, archiviando il contenuto del 2015 e impostando il setup del 2016.

Riguardo al setup del 2016, ho molto da scrivere perchè quest'anno ho introdotto parecchie novità, perciò restate connessi. Questo è il primo post di una piccola serie dedicata all'uso dell'agenda per questo nuovo anno.

Come potete vedere dalla foto, mi ero preparata all'attacco con tutto il mio arsenale: la mia fidata agenda, un blocco per note al volo (dove avevo peraltro segnato delle cose da riportare in agenda), la scatola dove tengo tutti i refill dell'agenda (sia quelli nuovi, sia quelli che archivio), il tablet (per la compagnia) e il mio "ufficio in una borsa", dove tengo tutte le cose per l'agenda come penne, stickers, post-it, washi tape (clicca qui se vuoi saperne di più).

 

Come archiviare l'agenda: passo a passo

Avevo già scritto un piccolo post riguardo all'archiviazione dell'agenda, dove parlavo principalmente delle ragioni per tenere o non tenere le agende degli anni passati, più qualche consiglio su come procedere (lo puoi leggere qua). Oggi però voglio spiegarvi bene questa cosa dell'archiviazione, che potete seguire passo a passo.

Step 1: pulire

Il primo passo è stato togliere tutti i fogli relativi al 2015, tutti i foglietti e post-it volanti che abitano sempre la mia agenda, soprattutto nei periodi molto frenetici come le settimane prima delle vacanze. A questo punto nell'agenda restano le sezioni fisse (io ho un'agenda ad anelli, con delle parti che restano sempre lì ed il refill dell'anno in corso, che invece viene cambiato di anno in anno).

Una volta estratti tutti i fogli del 2015, li guardo uno per uno: se ci sono informazioni da conservare metto il foglio in una pila, se invece non c'è niente di interessante lo butto. Dai fogli recupero anche i post-it che uso per il menù settimanale, che normalmente tolgo di settimana in settimana...ma ogni tanto sfuggono al riciclo (qui puoi leggere come fare il menù usando i post-it).

Mentre sfoglio queste pagine tengo sotto mano la mia lista di compleanni e ricorrenze (nella parte inferiore della foto, a sinistra). Ogni anno mi capita di venire a scoprire qualche compleanno o anniversario di cui ero all'oscuro e magari lo riporto solo all'interno dell'agenda settimanale che poi elimino, ma non nel foglio che resta sempre fisso nell'agenda. Se trovo una ricorrenza che non avevo segnato, la copio subito.

Step 2: trascrivere

Il secondo passo consiste nel prendere tutti i fogli che ho conservato in una pila separata, perchè contenevano informazioni che volevo conservare. Queste informazioni possono essere le più disparate, da un numero di telefono, ad un ricordo speciale...in base al tipo di informazione la riporto nell'apposita sezione.

Nella parte fissa dell'agenda, ho infatti molte sezioni, che io tengo organizzate in ordine alfabetico usando la rubrica (qui puoi leggere come). All'inizio dell'agenda ho invece il planner annuale, che io conservo all'interno dell'agenda di anno (almeno per ora dato che siamo a quota 3 anni). In questo planner infatti riporto gli eventi importanti (belli e brutti), come viaggi, matrimoni, cambi lavoro, problemi con l'auto, etc. Insomma non le  cose che ritornano ogni anno come compleanni o simili, ma gli eventi di cui vogliamo ricordarci o tenere traccia. In questo modo a colpo d'occhio riesco a ricordare cosa è successo quando e devo dire di aver consultato queste pagine molto spesso.

Step 3: riflettere

Mentre facciamo questo lavoro di archiviazione, facciamo attenzione alle cose che osserviamo. Ci sono cose del vecchio setup che hanno funzionato? Ci sono cose che invece non abbiamo usato affatto? Ci sono tante pagine non usate? Questo è un ottimo momento per imparare dai nostri tentativi e riuscire a migliorare la nostra organizzazione. Un'organizzazione funzionale è infatti la chiave perchè l'agenda venga usata con costanza.

Io ad esempio ho notato che avevo diversi fogli volanti di questo tipo. Il mio refill ha una settimana su due pagine, ma lo spazio dedicato al weekend è decisamente ridotto. Spesso se il weekend è bello pieno finisco per usare dei fogli a parte. Aver notato questa cosa mi ha fatto riflettere come migliorare questo aspetto.

A tal proposito, se state costruendo il setup di quest'anno vi consiglio di prendere un foglio e scrivere come vorreste usare l'agenda, quali sono le cose che vorreste introdurre e perchè. 

C'è bisogno di scrivere? Io quest'anno ho cominciato a prendere appunti già a dicembre e devo dire che mi è stato molto utile. Mi ha fatto riflettere su come usare al meglio l'agenda e quali sono le parti su cui lavorare per migliorarla ancora. Io uso quest'agenda qui da tre anni (prima era un'agenda a spirale sempre settimanale) e questo è il primo anno che introduco delle novità consistenti rispetto al setup che mi ero creata all'inizio e ne sono semplicemente entusiasta.

Step 4: introdurre le date importanti nella nuova agenda

A questo punto ero pronta per inaugurare la nuova agenda 2016. La prima cosa che ho fatto è stato riportare nell'agenda settimanale tutte le ricorrenze: compleanni, anniversari, etc. Preferisco farlo in una volta sola, piuttosto che dire "copierò di mese in mese", perchè di sicuro poi dimentico di farlo e come minimo mi dimentico di fare gli auguri a qualcuno di davvero importante.

La seconda cosa che ho fatto è stato segnare le date importanti nel planner annuale del 2016 (come ad esempio quando cade Pasqua), perchè questo planner è quello che uso anche per programmare vacanze e viaggi...allora meglio evidenziare subito quali sono i migliori weekend per fare un giro.

E con questo si è conclusa la mia archiviazione e preparazione per il 2016. Come vi accennavo ho molto da dire sul nuovo setup ed è per questo che ho preferito spezzare l'argomento in più post, in modo da spiegare tutto bene senza scrivere papiri.

E voi cosa ne avete fatto dell'agenda 2015?

Buona pianificazione a tutti!

Come organizzare: il computer

Davanti ad un computer secondo me le persone si dividono in due categorie: quelle che hanno il desktop completamente pieno di icone e quelle che hanno il desktop praticamente vuoto. Io da brava Nata disorganizzata appartenevo alla prima categoria e con il tempo sono passata alla seconda.

Voglio sottolineare che non sono un'esperta e non voglio parlare da esperta, perchè immagino chi possa essere il pubblico di questo blog e vorrei spiegare la questione in maniera abbastanza semplice e senza troppi termini tecnici. 

Perchè salvare tutto sul desktop è una brutta abitudine?

Sicuramente lo sapete meglio di me che se salvate tutto sul desktop poi si perde un bel po' di tempo a ritrovare dove sono andati a finire i file. Io ho una forte memoria visiva, percio' anche con un desktop pieno, trovo facilmente file e cartelle che mantengo in una  posizione fissa. Poi pero' arrivano i file nuovi, la foto salvata da facebook, il file che qualcuno mi manda su Skype, tutto finisce sul desktop e non trovo piu' niente.

Al di là della mera questione organizzativa salvare tutto sul desktop è una brutta abitudine per la sicurezza dei nostri file. Per come sono costruiti i computer, il desktop è parte del cuore del computer e proprio per questo puo' essere piu' esposto a rischi. Immaginate che ci sia un problema al sistema operativo (il computer non funziona piu'), se abbiamo messo tutti i file sul desktop sarà piu' difficile recuperarli ed è piu' probabile che vengano danneggiati (anche nel caso di virus).

Dove salvare i dati?

I computer di oggi vengono già forniti con una partizione del disco fisso. Cosa vuol dire? Che la memoria del pc è stata divisa in due parti: la prima (solitamente il disco C) contiene il sistema operativo ed i programmi, mentre la seconda (solitamente disco D) è uno spazio dedicato a contenere i dati. In questo modo se per qualche motivo il sistema viene danneggiato, i nostri dati non possono essere intaccati. Se la formattazione (cancellare il sistema operativo) dovesse rivelarsi necessaria, i nostri dati saranno al sicuro nel disco D e quando il computer verrà ripristinato ritroveremo tutto. 

Fate attenzione anche la cartella "Documenti", come il desktop, si trova sul disco C, quello che sarebbe meglio non usare. Io vi consiglio di creare una cartella documenti sul disco D e non usare quella che è già disponibile quando acquistate un computer.

Come fare?

Create delle cartelle sul disco D (o comunque sulla parte di disco dedicata al salvataggio dati) ed usate queste per salvare i vostri documenti, foto, video, musica, etc. Poi potete creare un collegamento sul desktop, cosi' avrete ancora accesso facilmente alla vostra cartella, ma senza i rischi legati a salvare direttamente sul desktop. Per creare un collegamento, cliccate con il tasto destro del mouse e tra le opzioni troverete "invia a" e poi selezionate "desktop (crea collegamento)" oppure qualcosa di simile a "crea collegamento sul desktop".

Sfruttare i collegamenti veloci per svuotare il desktop

Se pero' volete mantenere un desktop vuoto potete evitare di creare i collegamenti sul desktop ed utilizzare altre opzioni per raggiungere le vostre cartelle in maniera veloce.

Se usate Windows 7 o successivi potete sfruttare la barra in basso. Se non ce l'avete già, come prima cosa aggiungete "esplora file" alla barra (è l'immagine della cartella nella foto). Poi quando ci cliccate sopra con il tasto destro potete bloccare le vostre cartelle preferite, in modo da averle sempre a disposizione. 

Inoltre vi consiglio di aggiungere alla barra anche tutti i programmi che utilizzate, invece di riempirvi il desktop delle icone dei programmi.

Un'alternativa per avere le cartelle sottomano è quella di utilizzare la tendina "Preferiti" sulla parte sinistra di esplora file/risorse, basta trascinare le vostre cartelle direttamente nello spazio sotto la scritta "Preferiti".

Come organizzare le cartelle?

Ognuno ha il suo metodo, io consiglio di creare delle cartelle dai nomi generali come:
- documenti
- fotografie
- video
- musica
- lavoro
- università

E poi dentro ciascuna cartella procedere creando nuove cartelle per categorizzare i vostri file. Ad esempio dentro la mia cartella documenti ho creato queste cartelle:
- documenti personali: scannerizzazione di documenti come la carta d'identità, etc.
- casa: documenti relativi alla casa.
- banca: estratti conto, etc.
- bollette: uso lo stesso tipo di categorizzazione che uso per archiviare le bollette in forma cartacea.
- ricordi: non foto, ma email, immagini, biglietti di auguri, cose che mi sono state inviate o che io ho creato per i miei cari.
- agenda: file da stampare o cose che io uso per creare i file da stampare.
- dieta: file con informazioni sulla dieta e per calcolare punti/calorie.

Come organizzare le fotografie?

Ho provato diversi metodi, ma la cosa che preferisco è l'ordine cronologico. All'interno della cartella Fotografie creo una cartella per ciascun anno, all'interno dell'anno una cartella per ciascun mese e dentro a ciascun mese le foto possono essere sparse oppure all'interno di cartelle di solito nominate con il nome dell'evento ad esempio "Carnevale" oppure "Visita a Budapest", "Cena di classe", e cosi' via. Trovo che questo sia il metodo migliore se si hanno tante foto, soprattutto per cercare foto molto vecchie e anche per archiviarle.

L'organizzazione del computer puo' prendere del tempo, ma è una buona abitudine. Un computer ordinato ci fa risparmiare tempo, è piu' facile da mantenere pulito e funziona meglio. Se siete interessate un'altra volta potrei parlare di come organizzare la manutenzione del computer.

Buona organizzazione a tutti!

Come organizzare: le bollette ed i documenti

Una delle cose piu' antipatiche del menage familiare è pagare le bollette e subito dopo potrebbe esserci la loro archivazione. Una delle domande piu' frequenti che leggo è: per quanto bisogna conservare i documenti? Non ho una risposta per voi, soprattutto perchè vivendo all'estero non è semplice trovare una risposta che valga per tutti. Ciononostante facendo una semplice ricerca su interenet ho trovato questa guida che vi potrebbe tornare utile.

Il modo migliore per ridurre la quantità di carte da archiviare è digitalizzare il più possibile. Armatevi di scanner e quando ne avete la possibilità richiedete la fattura via e-mail. Spesso anche la banca propone l'estratto conto in formato pdf. Se vi sentite a vostro agio con questo sistema vi do due consigli:

1) Salvare su più di un dispositivo, di cui uno possibilmente non riscrivibile come un cd o dvd.

2) Mantenere la copia cartacea di documenti importanti. Tra questi, i contratti di lavoro, di affitto, atti di nascita o matrimonio. Questo però non esclude il fatto di scannerizzarli, che risulta comodissimo in molti frangenti. Io e mio marito abbiamo una cartella condivisa su uno spazio di archiviazione online (tipo Cloud, Google drive, Dropbox, etc.) dove teniamo questi documenti a disposizione di entrambi. Molto spesso mi capita infatti di dover fornire copia della carta di identità o del contratto di lavoro, a volte anche i suoi.

Noi abbiamo comprato uno scanner soltanto questo mese, pertanto fino ad oggi ho sempre conservato tutto. All'inizio usavo un sistema a cartellone da classificatore. Ero all'inizio della mia vita adulta, ero andata a vivere da sola all'estero e quindi avevo un certo numero di carte, ma non eccessivo.

Piano piano però mi sono accorta che le cartelline erano si' capienti, ma davvero scomode da consultare. Se dovevo trovare un certo documento all'interno di una singola cartellina mi toccava spesso passare in rassegna foglio per foglio. Un'enorme perdita di tempo. Così dalle cartelline sono passata ai raccoglitori ad anelli.

Archiviazione a lungo termine
Le cartelline non le ho certo buttate via, le tengo per archiviare i documenti molto vecchi, che non hanno più bisogno di essere consultati, ma che non è ancora tempo di buttare. Solitamente queste sono bollette o rimborsi dell'assicurazione, contratti scaduti e cosi' via. Li archivio secondo la stessa categorizzazione degli altri documenti.

Se invece si chiude un capitolo della mia vita, come ad esempio quando ho cambiato paese, prendo un unico raccoglitore ad anelli, dove archivio solo i documenti che possono davvero essere importanti (buste paga, contratti di lavoro, chiusura dei contratti di affitto, documenti relativi alla pensione ed alle tasse). Questo genere di raccoglitore perferisco tenerloin soffita e non in casa, all'interno di un contenitore a chiusura ermetica.

Archiviazione a lunghissimo termine
Passiamo ora alla parte clou della archiviazione. Come ho detto archivio tutto in quadernoni ad anelli ed ogni raccoglitore è dedicato ad una categoria specifica. Dentro ogni quadernone uso i divisori colorati per creare delle sottocategorie, in modo da rendere la consultazione e il ritrovamento di un certo documento piu' semplice (e anche la sua archiviazione). Ho usato l'etichettatrice per scrivere bene in grande il nome della categoria: sono io che mi occupo della burocrazia in casa, pero' se devo dare istruzioni (magari al telefono) al marito che cerca qualcosa, basta dirgli di prendere il raccoglitore XX e cercare la sottocategoria YY.

Una piccola nota: la maggior parte delle bollette arriva direttamente via posta elettronica e le pago su internet. Nel computer ho un sistema di cartelle che ricalca esattamente quello dei miei raccoglitori (cosi' mentalmente non faccio confusione).

Le mie categorie (e sottocatgorie) sono:

auto: contratti, documenti relativi alla manutenzione/revisione, fatture dei bolli.

assicurazione: casa, auto, protezione giuridica, medica del marito e mia, incendio.

banca: contratti, tutto quello che è relativo alle carte e all'e-banking, estratto conto, altre comunicazioni da conservare.
casa: contratto di affitto, bollette del gas, contratto del telefono/internet, il canone radiotelevisivo, altre comunicazioni/documenti.
lavoro: contratti di lavoro e altri documenti relativi, documenti della pensione.
personali: copie di carte d'identità, passaporti, patenti, certificato di matrimonio, iscrizione all'aire e carte del consolato, documenti di proprietà e passaporto del gatto.
mediche: esami del sangue, visite oculistiche, dentista, ginecologo, medico di base e altro.
istruzione: questo è un capitolo chiuso, ma lo tengo ancora a disposizione perchè lavoro per l'università e mi vengono ancora richiesti copie di certi documenti. Ho eliminato tutto quello che è inutile e tengo solo i diplomi, i certificati degli esami universitari, i certificati dei corsi di formazione, perchè quelli servono quando si inviano curriculum.
manuali e garanzie: di questo ne ho già parlato in un altro post.
tasse e dichiarazione dei redditi: qui ho l'imposta alla fonte, ma prima avevo un quadernone per le tasse ed erano divise in dichiarazione dei redditi, pagamenti delle tasse, tassa di abitazione. Questo è un raccoglitore davvero importante, spendete qualche minuto in piu' ad organizzarlo bene.

Divisori colorati piu' grandi di un A4:
le etichette sono ancora visibili

Se comprate i divisori colorati esistono di due dimensioni: quelli A4 e quelli leggermente più grandi. Se usate buste trasparenti, queste sono leggermente più grandi di un A4 e bisogna fare attenzione: usando i divisori A4 le etichette verranno nascoste dalle buste. Un'alternativa è prendere i divisori verticali o crearseli da soli.
Preferisco inserire i fogli nelle buste, perché sono più protetti e più facili da sfogliare. Spesso pero' uso la perforatrice per creare i fori per gli anelli, nel caso di fogli poco importanti e di archivazione breve. In questo modo si riduce il volume all'interno del quadernone.

Un altro consiglio è quello di incollare o scrivere sulla copertina interna del quadernone i numeri utili o i contatti delle persone con cui avete a che fare, in questo modo avrete subito le informazioni essenziali a portata di mano. E' utile anche segnare il numero di abbonato/cliente. Penso ad esempio alla lettura del contatore, alla richiesta di rimborsi dell'assicurazione, quando bisogna fare queste cose non è male avere tutte le informazioni sott'occhio senza doverle andare a cercare nei vari documenti.

Come eliminare i documenti

A fine anno faccio una specie di revisione dei miei raccoglitori, tirando fuori cio' che non serve piu' e che posso spostare nelle cartelline di cui parlavo sopra.

Mi hanno regalato una distruggi documenti. E' una cosa da ufficio piu' che da casa, anche se è meglio distruggere i documenti che riportano i vostri dati sensibili, prima di gettarli nell'immondizia. A me questa cosa suona un po' eccessiva, ma sono stata felice di averla quando ho traslocato e ho buttato una montagna di documenti. Se qualcuno avesse voluto rubarmi l'identità allora, non avrebbe avuto difficoltà a risalire a tutto cio' che avevo fatto negli ultimi quattro anni.


Infine un'ultima domanda ma abbastanza cruciale.
Dove tengo le bollette ed i documenti prima di pagarli e archiviarli?
In questo porta documenti a due piani: sopra documenti che richiedono un'azione come leggere ed archiviare (per cui va fatto ma non c'è una scadenza), sotto cose che devono essere pagate o che richiedono un'azione con una scadenza (ad esempio rispondere ad una certa lettera, etc).

Spero che questo post vi sia stato utile, se volete invece qualche consiglio su come tenere la contabilità di casa ne avevo già parlato qui.

Infine vi lascio anche un altro file molto utile: uno schema annuale per segnare quando bisogna pagare le bollette, rinnovare i documenti, fare le revisioni dell'auto. Per non dimenticare nulla e non avere sorprese. Lo potete scaricare gratuitamente da qui.

Buona organizzazione a tutti!