Strumenti di pianificazione: le liste

Parlo sempre di liste ma mi chiedo se ho mai davvero descritto in maniera dettagliata come mi organizzo io. Quali liste uso e per cosa. Allora rimediamo subito.

1) Lista giornaliera di cose da fare

Questo è il tipo di lista che uso sempre al lavoro. Al lavoro uso un bullet journal, fatto con un quadernetto semplicissimo. Ogni giorno ho la lista di cose da fare, ma uso lo spazio anche per appunti, calcoli, etc. Faccio anche liste specifiche per un progetto, con la lista di cose da fare e appunti. Ma all'80% sono semplicissimi liste di cose da fare. Se ci sono attività  che non sono state svolte a fine giornata, le ricopio nella lista del giorno dopo o nella lista più generale di cose da fare quando avrò tempo.

Nella mia agenda personale invece uso relativamente poco la lista giornaliera. Buttare giù una lista di cose da fare per il giorno è una cosa quasi esclusiva del weekend. Durante la settimana la mia lista sarebbe sempre la stessa: sveglia, preparati, vai al lavoro, prepara la cena, prepara il pranzo, dai una sistemata... Tutte cose che non ho bisogno di scrivere, le faccio e basta.

Il weekend è diverso, ci sono tante cose da fare o che vorrei fare. Preparo una lista unica per tutto il weekend, non è divisa in giorni o orari. Preferisco farla su un foglio a parte, che entra nell'agenda, ma che può anche restare in vista se serve. Di solito la compilo all'inzio del weekend, ma proprio all'inizio...della serie venerdì uscita dal lavoro, sulla via di casa. Listo tutte le cose così come mi vengono in mente. So bene che magari non farò tutto, ma scrivere mi evita il rischio di dimenticare e anche di chiarirmi le idee su che tipo di weekend mi aspetta. Di solito il sabato usciamo e la domenica è una giornata più dedicata alla casa e a noi (qui vi ho parlato della mia routine della domenica).  Questa è la lista di questo weekend, è lunga e nemmeno completa (non ho inserito le pulizie settimanali, che però sono sempre le stesse), ma visto il tempo piovoso probabilmente staremo molto a casa.

Può capitare che ci siano giorni speciali con tantissime cose da fare. Di solito capitano se sono a casa e voglio fare tanti lavoretti, oppure organizzo una festa, ci sono ospiti per cena, etc. In questi casi è probabile che faccia una lista di cose da fare per quel giorno. Ancora una volta preferisco farla su un foglio a parte, piuttosto che riempire fitto fitto lo spazio dell'agenda. Inoltre di solito uso il metodo "dei blocchi" (di cui ho parlato in dettaglio qui), perchè mi permette di usare in modo più efficiente il tempo a disposizione.

2) Lista giornaliera di cose fatte

Questa per me è un'altra storia. Nella mia agenda ci sono tante mini-liste di cose fatte, scritte a posteriori (la sera o al massimo il giorno dopo). Mi piace segnare "oggi ho fatto questo", mi da un certo senso di soddisfazione e spesso è utile per sapere quando ho fatto una certa attività l'ultima volta (mi aiuta per organizzare le attività cicliche come le pulizie, come vi ho descritto qui). Tra le cose fatte non faccio rientrare le attività di ogni giorno che sono praticamente delle routine (niente preparo il pranzo, la cena, pulire la cucina, riassettare, etc...). Scrivo solo le cose particolari, proprio come per la lista settimanale (vedi qui sotto).

3) Lista settimanale

Questa invece è la mia tipica lista dell'agenda. Se ho cose da fare difficilmente le assegno ad un giorno preciso (che diciamocelo, nel mio caso non è mai quello che pensavo). Preferisco avere un'unica lista per la settimana, da spulciare man mano. La comincio la domenica e la riempio pian piano segnando tutto cio' che non è ordinario. Mi spiego: non segno di pulire i pavimenti o i bagni, perchè è una cosa che faccio sempre. Se invece devo pagare la bolletta, portare l'abito in tintoria, allora lo segno nella lista della settimana.

4) Lista mensile

Tante persone amano fare la lista di cose da portare a termine entro il mese. Io non mi ci trovo affatto. A inizio mese faccio attenzione a segnare compleanni, ricorrenze ed eventuali eventi di cui sono già a conoscenza. Ma un mese mi sembra lungo per fare una lista di cose, così lungo che la riempirei troppo. Preferisco obiettivi a breve termine con la lista settimanale. Se poi non li porto a termine, li sposto alla settimana successiva. Se vedo che non sono fattibili, li sposto nelle liste generiche.

5) Liste generiche

Il problema della lista mensile è che non la consulto con regolarità dentro il mese. Allora perchè farla? Io preferisco avere liste generiche. Perchè sono umana anch'io, mi capita di pensare cose del tipo "devo telefonare a tizio, sfogliare quel catalogo, andare a vedere se trovo quel tessuto per le tende", tutte cose che probabilmente non farò né questa settimana né quella dopo. 

Dove segnare queste cose? Ho una serie di liste, che sono quasi più appunti che liste di cose da fare. Le tengo in agenda, divise per argomenti, ecco alcuni esempi:

- persone da contattare

- cose che vorrei fare: attività di qualsiasi tipo, che appunto magari non hanno un "posto preciso" dove essere segnate perchè magari non hanno neanche una tempistica ben definita.

- cose che vorrei cucinare: questa è una bomba. Una volta ero tutta un pinterest, salvavo lì ogni ricetta sfiziosa che mi passava sotto gli occhi. Ma poi non aprivo mai la mia bacheca pinterest e non le consultavo mai. Continuo a pinnarle, ma adesso ho anche una lista che tengo sottomano in agenda, dove scrivo veloce cose del tipo "crema di melanzane visto su ...". Vedo che consulto molto più volentieri questi appunti. Quando sono in vena di cucinare guardo quali sono le ultime cose che mi avrebbe fatto voglia provare.

- cose che devo portare/chiedere dall'italia: per me che sono all'estero questo è un vero must. Tra soldi che devo per regali, libri che devo rendere o portare...questa lista è sempre attiva.

- idee regalo: ecco un altro must da avere a disposizione per prendere appunti durante tutto l'anno. Ho appena inaugurato la lista di Natale 2018 (che si è appena conclusa la stagione "compleanni" della nostra famiglia).

6) Liste per progetti

Quando si ha un progetto è bene organizzarsi con liste di cose da fare, di tappe, di obiettivi, di contatti etc. Il tipo di liste cambia in base al tipo di progetto: in generale più il progetto è complesso, più complesse saranno le liste. Ne ho fatte tante in passato, per il matrimonio, per il trasloco, per arredare casa, ma anche per cose più semplici come ad esempio organizzare una festa a tema.

7) La lista della spesa e degli acquisti

Queste sono liste che io tengo rigorosamente nel cellulare, perchè quello ce l'ho con me al 95%, il foglio di carta lo dimentico a casa all'80%. Per vedere che altre liste tengo nel cellulare, clicca qui.

8) Svuotamento del cervello

Questa è una lista che metto a parte. Ci sono giorni o periodi che sono talmente carichi che si ha l'impressione di perdere il controllo. In quel caso non ha senso andare per la sottile e dire "questo me lo segno nella lista giornaliera, questo in quella mensile, ect". Quando la testa è nel caos io prendo un foglio e segno tutto. Tutto, saltando di palo in frasca. Dal "comprare la sabbia del gatto" a "fare quella telefonata importantissima e urgente". Svuoto il cervello. 

Di solito questi periodi di caos più totale non durano più di un paio di giorni e spesso capitano proprio prima delle vacanze, quando tra cose da fare, cose da prepare e cose da non dimenticare assolutamente prima di partire...la testa va in pappa. O magari prima che arrivino ospiti che si fermano qualche giorno da noi. In questi casi tengo il foglio con me o comunque in bella vista per quel paio di giorni. Subito evidenzio le cose che sono davvero urgenti in modo che non si perdano tra cose molto meno importanti. Poi pian piano depenno e se vedo che sono rimaste delle cose che verranno rimandate a lungo, allora le ricopio nell'apposita sezione dell'agenda.

E questo mi pare tutto, su quali sono gli strumenti di pianificazione principali che io uso per la mia organizzazione. E voi? come siete organizzati?

Buona organizzazione a tutti!