La routine dell'agenda

Oggi vi vorrei parlare di una delle basi di chi usa l'agenda: crearsi una routine per la pianificazione. E' un concetto che ho ripetuto più volte qua e là nel blog, ma visto che in questo periodo ci stiamo occupando di agende mi è sembrata una buona idea parlarne un po' più in dettaglio.

Vi è mai capitato di cominciare un'agenda, pieni di entusiasmo e poi dimenticarvene per un paio di giorni, riprenderla in mano per una o due settimane, e poi basta? A me sì.

Ci sono moltissime agende che io ho smesso di usare. Secondo la mia esperienza ci sono due motivi principali:

- questa agenda specifica non risponde alle mie esigenze, non mi ci trovo completamente bene e non ho piacere ad usarla. La soluzione è cambiare metodo, provare cose diverse fino a trovare il metodo giusto. Quando io ho trovato l'agenda giusto sono riuscita ad usarla senza interruzioni.

- mi dimentico di guardarla e di scriverci dentro. Questo secondo punto è un po' la conseguenza del primo, ma non solo, è anche una questione di abitudine.

A me capitava spesso di smettere di usare l'agenda appena le giornate si facevano un po' più intense, caotiche, stressanti. Non avevo il tempo di pianificare e bastava saltare un paio di giorni per perdere l'abitudine.

Già perchè di abitudine si tratta. L'azione di pianificare, di scrivere nell'agenda deve essere legata ad una routine. Se un giorno l'agenda la guardo la mattina, il giorno dopo la sera,  un giorno la metto in borsa, il giorno dopo penso che non l'ho ancora aperta...sono sul divano e non ho voglia di andare fino all'ingresso. Queste sono le basi del fallimento dell'agenda.

Creare una routine di pianificazione

Ma come si fa? Come sempre: a tentativi. C'è chi ama pianificare la sera prima, chi appena sveglio, chi dopo moooolti caffè. Non importa quando è il vostro momento, ma è bene cercare di farlo tutti i giorni nello stesso modo. Quando eravamo bambini provavamo e provavamo a fare le cose finchè non imparavamo, ora non è poi così diverso.

A me piace pianificare la sera per il giorno dopo. In questo modo infatti non solo organizzo la giornata seguente, ma posso anche fare un punto su quella che si sta concludendo. Io infatti non solo pianfico, ma tengo anche una traccia di quello che è successo. Faccio un brevissimo diario e riempio i miei tracker settimanali (qui puoi vedere di che si tratta). Capita, eccome se capita di saltare un giorno o due, ma cerco sempre di recuperare il prima possibile. 

Quando si crea una routine non si tratta solo di quando, ma soprattutto di dove.

Se non abbiamo il necessario sottomano è facilissimo lasciar perdere. L'agenda dovrebbe essere in un posto di facile accesso e consultazione per quando ci serve utilizzarla. Se la guardate in casa, magari la mattina prima che gli altri si sveglino potrebbe essere il bancone della cucina, se come me preferite la sera potrebbe essere il comodino. Se l'agenda è sempre con voi, potrebbe stare in borsa e magari il vostro momento di pianificazione è mentre siete in metro.

Se usate penne, adesivi, etc. cercate di avere tutto a portata di mano. Se il materiale è troppo, fate una selezione con le cose che vi potrebbero servire più facilmente, in modo da portare con voi (in giro per casa o in borsa) solo il necessario. Usate un astuccio per le penne e i post-it e una piccola busta per gli adesivi. A fine settimana potete aggiornare la vostra selezione, adattandola alla settimana che vi aspetta.

La mia routine

Ho capito subito che io pianifico meglio la sera. Per il dove, ho invece provato diverse cose, di cui molte non hanno funzionato. Ho provato il tavolo della cucina, ma alla fine avevo talmente un bazar che faceva solo confusione. Ho provato la scrivania, ma la condividevo col marito e di nuovo se lasciavo tutto lì non era il massimo.

Ho provato a portarmele con me ed approfittare del tempo in treno. Per evitare di avere l'intera agenda, in una cartellina tenevo i due fogli relativi alla settimana in corso, una busta con un po' di adesivi e qualche penna colorata. Era una buona soluzione, ma la dimensione della cartellina (dovuta alla dimensione dell'agenda), richiede una borsa grande...e non sempre è una soluzione pratica. L'anno prossimo valuterò l'acquisto di un formato più piccolo, proprio per poter sfruttare al meglio questa opzione di pianificare in treno.

Al momento la soluzione migliore è tenere il mio materiale sul comodino: prima di dormire spendo cinque-dieci minuti a riempire la mia agenda. E' un bel modo di rilassarsi e riflettere sulla giornata conclusa. A volte dopo cena io e mio marito ci ritagliamo un momento per noi stessi, allora io prendo la mia agenda e mi metto sul divano, ma poi tutto ritorna in camera da letto.

Uso sempre il metodo della selezione nella cartellina. In questo modo non ho il comodino pieno di cancelleria. Nel weekend dedico un po' più di tempo alla mia agenda. Ci sono giorni infatti in cui non è che sto lì ad incollare adesivi a letto, scrivo le mie tre righe di diario e fine. La domenica per rilassarmi riprendo in mano l'agenda e rileggendo il diario posso riempire le informazioni che mancano della settimana passata e comincio a pianificare quella che viene, principalmente la lista di cose da fare, creare il nuovo tracker, etc. Inoltre approfitto di questo momento per cambiare eventualmente il contenuto della cartellina, così da avere sempre ciò che mi può servire.

Sono nove mesi che uso quest'agenda. Ho saltato dei giorni, ma ho sempre recuperato tutto, quindi evidentemente ho trovato il metodo giusto per me...almeno per questo periodo :)

E voi? Quando preferite pianificare?

Buona pianificazione a tutti!