venerdì 8 gennaio 2016

Come ho archiviato l'agenda e mi sono preparata all'anno nuovo

archiviazione agenda anno passato

Qualche giorno fa ho finalmente trovato un momento per sedermi e fare una delle mie attività di organizzazione preferite: pianificare con l'agenda. Ho dedicato un po' di tempo per fare le cose per bene, archiviando il contenuto del 2015 e impostando il setup del 2016.

Riguardo al setup del 2016, ho molto da scrivere perchè quest'anno ho introdotto parecchie novità, perciò restate connessi. Questo è il primo post di una piccola serie dedicata all'uso dell'agenda per questo nuovo anno.

Come potete vedere dalla foto, mi ero preparata all'attacco con tutto il mio arsenale: la mia fidata agenda, un blocco per note al volo (dove avevo peraltro segnato delle cose da riportare in agenda), la scatola dove tengo tutti i refill dell'agenda (sia quelli nuovi, sia quelli che archivio), il tablet (per la compagnia) e il mio "ufficio in una borsa", dove tengo tutte le cose per l'agenda come penne, stickers, post-it, washi tape (clicca qui se vuoi saperne di più).

 
Come archiviare l'agenda: passo a passo

Avevo già scritto un piccolo post riguardo all'archiviazione dell'agenda, dove parlavo principalmente delle ragioni per tenere o non tenere le agende degli anni passati, più qualche consiglio su come procedere (lo puoi leggere qua). Oggi però voglio spiegarvi bene questa cosa dell'archiviazione, che potete seguire passo a passo.

Step 1: pulire
Il primo passo è stato togliere tutti i fogli relativi al 2015, tutti i foglietti e post-it volanti che abitano sempre la mia agenda, soprattutto nei periodi molto frenetici come le settimane prima delle vacanze. A questo punto nell'agenda restano le sezioni fisse (io ho un'agenda ad anelli, con delle parti che restano sempre lì ed il refill dell'anno in corso, che invece viene cambiato di anno in anno).


Una volta estratti tutti i fogli del 2015, li guardo uno per uno: se ci sono informazioni da conservare metto il foglio in una pila, se invece non c'è niente di interessante lo butto. Dai fogli recupero anche i post-it che uso per il menù settimanale, che normalmente tolgo di settimana in settimana...ma ogni tanto sfuggono al riciclo (qui puoi leggere come fare il menù usando i post-it).

Mentre sfoglio queste pagine tengo sotto mano la mia lista di compleanni e ricorrenze (nella parte inferiore della foto, a sinistra). Ogni anno mi capita di venire a scoprire qualche compleanno o anniversario di cui ero all'oscuro e magari lo riporto solo all'interno dell'agenda settimanale che poi elimino, ma non nel foglio che resta sempre fisso nell'agenda. Se trovo una ricorrenza che non avevo segnato, la copio subito.

Step 2: trascrivere
Il secondo passo consiste nel prendere tutti i fogli che ho conservato in una pila separata, perchè contenevano informazioni che volevo conservare. Queste informazioni possono essere le più disparate, da un numero di telefono, ad un ricordo speciale...in base al tipo di informazione la riporto nell'apposita sezione.


Nella parte fissa dell'agenda, ho infatti molte sezioni, che io tengo organizzate in ordine alfabetico usando la rubrica (qui puoi leggere come). All'inizio dell'agenda ho invece il planner annuale, che io conservo all'interno dell'agenda di anno (almeno per ora dato che siamo a quota 3 anni). In questo planner infatti riporto gli eventi importanti (belli e brutti), come viaggi, matrimoni, cambi lavoro, problemi con l'auto, etc. Insomma non le  cose che ritornano ogni anno come compleanni o simili, ma gli eventi di cui vogliamo ricordarci o tenere traccia. In questo modo a colpo d'occhio riesco a ricordare cosa è successo quando e devo dire di aver consultato queste pagine molto spesso.

Step 3: riflettere
Mentre facciamo questo lavoro di archiviazione, facciamo attenzione alle cose che osserviamo. Ci sono cose del vecchio setup che hanno funzionato? Ci sono cose che invece non abbiamo usato affatto? Ci sono tante pagine non usate? Questo è un ottimo momento per imparare dai nostri tentativi e riuscire a migliorare la nostra organizzazione. Un'organizzazione funzionale è infatti la chiave perchè l'agenda venga usata con costanza.


Io ad esempio ho notato che avevo diversi fogli volanti di questo tipo. Il mio refill ha una settimana su due pagine, ma lo spazio dedicato al weekend è decisamente ridotto. Spesso se il weekend è bello pieno finisco per usare dei fogli a parte. Aver notato questa cosa mi ha fatto riflettere come migliorare questo aspetto.

A tal proposito, se state costruendo il setup di quest'anno vi consiglio di prendere un foglio e scrivere come vorreste usare l'agenda, quali sono le cose che vorreste introdurre e perchè. 
C'è bisogno di scrivere? Io quest'anno ho cominciato a prendere appunti già a dicembre e devo dire che mi è stato molto utile. Mi ha fatto riflettere su come usare al meglio l'agenda e quali sono le parti su cui lavorare per migliorarla ancora. Io uso quest'agenda qui da tre anni (prima era un'agenda a spirale sempre settimanale) e questo è il primo anno che introduco delle novità consistenti rispetto al setup che mi ero creata all'inizio e ne sono semplicemente entusiasta.

Step 4: introdurre le date importanti nella nuova agenda
A questo punto ero pronta per inaugurare la nuova agenda 2016. La prima cosa che ho fatto è stato riportare nell'agenda settimanale tutte le ricorrenze: compleanni, anniversari, etc. Preferisco farlo in una volta sola, piuttosto che dire "copierò di mese in mese", perchè di sicuro poi dimentico di farlo e come minimo mi dimentico di fare gli auguri a qualcuno di davvero importante.


La seconda cosa che ho fatto è stato segnare le date importanti nel planner annuale del 2016 (come ad esempio quando cade Pasqua), perchè questo planner è quello che uso anche per programmare vacanze e viaggi...allora meglio evidenziare subito quali sono i migliori weekend per fare un giro.

E con questo si è conclusa la mia archiviazione e preparazione per il 2016. Come vi accennavo ho molto da dire sul nuovo setup ed è per questo che ho preferito spezzare l'argomento in più post, in modo da spiegare tutto bene senza scrivere papiri.

E voi cosa ne avete fatto dell'agenda 2015?
Buona pianificazione a tutti!

2 commenti:

  1. Archiviare l'anno passato mi da soddisfazione pari al gestire la mia quotidianità in maniera più accorta da quando ho ripreso l'uso dell'agenda:ho Trascritto compleanni e anniversari,ho archiviato i fogli delle spese mensili e dei resoconti dei dati analytics di blog e canale youtube, ho trascritto gli "avanzi di wishlist"rimasti dopo le feste e archiviato la parte delle note relative ai miei bimbi (dove segno cose buffe che dicono o importanti che fanno). Come te ho fatto qualche cambiamento al set up,e ora sono pronta per il nuovo anno!

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  2. Archiviare l'anno passato mi da soddisfazione pari al gestire la mia quotidianità in maniera più accorta da quando ho ripreso l'uso dell'agenda:ho Trascritto compleanni e anniversari,ho archiviato i fogli delle spese mensili e dei resoconti dei dati analytics di blog e canale youtube, ho trascritto gli "avanzi di wishlist"rimasti dopo le feste e archiviato la parte delle note relative ai miei bimbi (dove segno cose buffe che dicono o importanti che fanno). Come te ho fatto qualche cambiamento al set up,e ora sono pronta per il nuovo anno!

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