L'agenda delle emergenze - parte seconda

Questa è la seconda parte per la creazione di un'agenda delle emergenze. Qui puoi leggere la prima parte dove viene spiegato di cosa si tratta.

Oggi vi propongo dei fogli da stampare o da copiare per creare la vostra agenda delle emergenze. Questi vogliono essere un'ispirazione, perciò troverete alcuni fogli che sono precompilati ma anche un foglio libero da stampare più volte e personalizzare secondo le proprie esigenze. Vediamo in dettaglio come usare questi fogli

Numeri utili
L'idea è quella di scrivere qui tutti i numeri utili che ci possono servire come ad esempio il numero del dottore, l'idraulico, il meccanico, il veterinario e cose di questo tipo. Questo foglio è sempre utile da avere a disposizione, senza dover andare a spulciare nella rubrica (che magari non ci ricordiamo come si chiama l'idraulico che abbiamo chiamato la volta scorsa e che ci ha fatto un buon lavoro).

Assicurazioni e utenze
Qui invece possiamo segnarci i numeri di telefono da contattare per tutto quello che riguarda le utenze o le assicurazioni. E' davvero comodo segnarsi anche il numero di cliente o il numero di assicurazione. Avere tutte queste informazioni in un unico posto ci evita di dover andare a spulciare tra i documenti ogni volta.

Chi contattare
Questo foglio ha una duplice funzionalità. Immaginate di dover lasciare la casa, i bambini, il gatto a qualcuno. Ecco un  foglio da avere sempre pronto con una serie di numeri di emergenza nel caso in cui voi non siate raggiungibili. Il secondo scenario riguarda invece voi, perchè questo può essere utile per sapere anche chi chiamare in caso di emergenza come potrebbe essere la perdita del bancomat, un incidente in casa, etc. A volte non si ha il sangue freddo per pensare lucidamente ed è meglio avere già questi numeri sotto mano.

Informazioni mediche
Ecco un altro foglio per raccogliere le informazioni importanti di tutta la famiglia (animali compresi) da lasciare a disposizione in caso di emergenza o se si affidano i figli a qualcuno per qualche giorno.

Cosa fare in caso di...
Un altro foglio che può essere dato come informazione se qualcuno deve prendersi cura della nostra casa o anche per noi e per la nostra famiglia (magari voi partite e lasciate i figli da soli). 

Un foglio bianco

Da riempire a piacimento...per le idee vi consiglio di rileggere l'articolo precedente in cui ho parlato più in dettaglio su quali situazioni potrebbero essere risolte con un'agenda di questo tipo.


Dulcis in fundo, i fogli da scaricare e stampare gratuitamente:

- in formato Word clicca qui
- in formato PDF clicca qui

Buona organizzazione a tutti!

L'agenda delle emergenze

Eccomi tornata dalle vacanze. Lo so sono un po' drammatica, ma ogni volta che partiamo per le vacanze faccio dei pensieri del tipo "e se succede qualcosa?" ed è riferito sia a noi, sia al gatto, sia alla casa. Di certo non mi faccio rovinare la vacanza da questi pensieri, ma è quel genere di cose che finchè non ti succede pensi che sia un po' eccessivo e poi se succede davvero ti penti di non averci pensato prima.

Essere organizzati non vuol dire solo avere tutte le cose in ordine dentro gli armadi, ma anche (e forse soprattutto) riuscire a gestire le situazioni complicate con una certa tranquillità perchè il nostro sistema organizzativo ci facilita la vita.

Ecco allora che vorrei proporvi un nuovo argomento all'interno della serie "Organizzati dentro, ordinati fuori": la preparazione di un'agenda delle emergenze.

Cos'è un'agenda delle emergenze?
E' un luogo dove raccogliere delle informazioni importanti riguardo ai componenti della famiglia e della casa. L'idea è quella di facilitare la gestione di situazioni che escono dalla quotidianità, non devono per forza essere delle emergenze di quelle brutte...ma anche piccoli "imprevisti e probabilità" che magari richiedono di recuperare alcune informazioni in fretta. Immaginiamo di doverci assentare per un paio di ore o giorni da casa per qualche motivo improvviso e c'è bisogno di chiamare una babysitter che non conosciamo. Oppure facciamo un incidente e magari c'è bisogno di informazioni precise come il gruppo sanguigno o se assumiamo una serie di farmaci. Ci rubano o perdiamo il portafogli, riusciamo a recuperare qualcos anche solo sapendo il codice?

Deve essere per forza un'agenda?

No, può tranquillamente essere un quadernetto o un quaderno ad anelli. Il mio consiglio infatti è di usare questa agenda solo per queste informazioni: questa agenda deve essere facile da usare per chi la guarda e non piena di tante altre cose che non c'entrano niente. Il quaderno ad anelli è una buona opzione perchè se le informazioni cambiano negli anni ci permette di cambiare solo un foglio senza problemi. Inoltre c'è un vantaggio: immaginate di voler lasciare i contatti alla babysitter, di certo non volete darle in mano tutti i vostri dati....ma solo quelli che le servono effettivamente. Con un quaderno ad anelli sarà sufficiente tirare fuori solo il foglio che serve.

Questa agenda sarebbe da tenere in casa, ma a dire la verità secondo me ci sono informazioni che è bene avere con sè, altre che è meglio tenere solo in casa ed altre che sarebbe meglio salvarle in qualche modo accessibile online. Vedremo di volta in volta.

Quali sono le informazioni da raccogliere?

Per sapere quali sono le informazioni o le cose da fare dobbiamo provare a pensare quali sono le possibili situazioni che possiamo affrontare. Proverò a fare una piccola lista con alcune situazioni in modo da cominciare a pensare come organizzare questa agenda. Successivamente vi fornirò delle liste più dettagliate, ma dal momento che nessuna lista può essere adatta a tutti, è bene che cominciamo a pensare a quello che potrebbe servire a noi. Proviamo a immaginare:

- un'assenza improvvisa da casa per cui dobbiamo lasciare figli o animali in custodia a qualcun altro: in questo caso sarebbe utile avere una serie di contatti (non solo il nostro numero di telefono...perchè se per qualche motivo non siamo raggiungibili?) e informazioni relative ai figli o agli animali (allergie, medicine da prendere, etc) e anche alla casa (se ad esempio la persona deve stare a casa nostra ci sono cose da sapere?).
Noi ad esempio lasciamo sempre il gatto a casa quando andiamo in vacanza e c'è una signora che passa tutti i giorni. Lascio sempre sul tavolo il libretto sanitario della micia e un foglio con i contatti a cui può raggiungerci. Inoltre le dico sempre che le scriverò quando torno a casa, se per qualche motivo non dovessimo tornare lei sa di continuare a prendersi cura della micia.

- un incidente: in questo caso potrebbero essere necessarie informazioni mediche o numeri dell'assicurazione.

- perdita di documenti: ci sono dei numeri verdi da chimare? è vero adesso con gli smartphone questi numeri sono facilmente recuperabili ma è meglio non fare affidamento totale su internet. Inoltre se dobbiamo fare una denuncia può tornare utile avere scritto da qualche parte il numero di serie di questi documenti.

- perdita del cellulare: abbiamo perso sia il cellulare che la sim. E tutti i numeri? Almeno quelli più importanti è bene trascriverli a mano come si faceva una volta (dall'alto dei miei 30 anni). 

- un furto o un incidente d'auto: il numero dell'assicurazione magari lo abbiamo in auto, ma se l'incidente è tale che non riusciamo a recuperarlo? Magari basta chiamare a casa. Se invece ci rubano l'auto... ci sono anche dei numeri unici che identificano i vetri che è meglio segnarsi.

- un furto in casa: una cosa che io ho imparato a fare nel tempo è tenere gli scontrini degli acquisti costosi (anche al di là dei termini di garanzia) e scannerizzarli e fare fotografie alle cose di valore. Questo serve a facilitare le cose con l'assicurazione. Una cosa importante è salvare questi file su qualche piattaforma sicura accessibile da internet (come google drive o dropbox): così anche se ci dovessero rubare il computer non perdiamo i file.

- calamità naturale come un allagamento o un terremoto: le precauzioni sono simili a quelli del furto e questo rende ancora più importante avere certe informazioni salvate anche online (in modo sicuro, ovviamente).

- decesso: è davvero fatalista pensarci però può succedere. Non si tratta di pensare a fare testamento, ma cose più pratiche e spiccie. Provate a immaginare cosa succederebbe? Qualcuno potrebbe entrare in casa senza bisogno di forzare la serratura? Date a qualcuno di estrema fiducia un paio di chiavi di riserva, ma mi raccomando (questo serve a voi) segnate a chi e anche dove lo custodiscono. Scrivete sopra il vostro nome o un soprannome, in modo che per loro sia chiaro che sono le vostre, ma se fossero trovate da un ladro non potrebbero essere usate con facilità (per intenderci non scrivete nome, cognome e indirizzo). Spesso le chiavi vengono date in consegna ai genitori...che magari si dimenticano dove le hanno messe (specialmente con l'avanzare dell'età), meglio scriverlo. Per facilitare le cose a chi userà questo quaderno una buona cosa è segnare i contatti delle persone che gestiscono alcune cose per noi (posso pensare all'avvocato, il commercialista, etc). Potremmo anche pensare di scrivere alcune password che potrebbero servire (anche solo per cancellare l'account). Avete nascosto delle cose in casa in posti davvero improbabili? Magari è meglio scriverlo (meglio online oppure usando un codice da decifrare), onde evitare che vengano buttate vie per errore.

Riuscite a pensare ad altre situazioni? Avete avuto esperienze per cui avete detto "se avessi avuto questa informazione a portata di mano...".

Leggi qui la seconda parte del post dove puoi trovare delle liste da scaricare gratuitamente.

Buona organizzazione a tutti!

Come organizzare: istruzioni e garanzie

E’ una bella sensazione tornare a casa con un nuovo oggetto, che sia un elettrodomestico, un gadget tecnologico o anche un orologio…aprire quella bella confezione porta sempre quel non so che di elettrizzante. Fino al momento di scartare le istruzioni e ancora peggio: la garanzia.

Che fare? Tenere o non tenere.

Distinguiamo le due cose: il manuale delle istruzioni può essere più o meno superfluo. Un levapelucchi sarà diverso da una macchina fotografica. La lavatrice è di certo piu’ complessa di una sveglia. Io tendo a tenere tutto quello che può avere bisogno di manutenzione (ad esempio machine de caffè, lavatrici hanno sempre delle pagine su come tenerle pulite) e ciò che può avere delle funzioni che non mi servono al momento, ma non si sa mai. Getto le istruzioni di cui non ho più bisogno una volta lette (o non lette).

I certificati di garanzia invece li conserve sempre, fino alla loro scadenza e a volte anche piu’ a lungo (non saranno piu’ validi ma va sempre bene sapere quando abbiamo acquistato alcune cose). Inoltre, conservo anche alcune scatole di imballaggio (cose di un certo valore economico o che vengono dati in comodato d'uso come computer, televisione, cellulari), perchè la garanzia è valida se l'oggetto viene riconsegnato nel suo imbalaggio originale.

Come conservo tutte queste meraviglie?

I manuali di istruzioni hanno diverso ordine di importanza e pertanto li tengo in posti diversi:

1) manuali di istruzioni di grossi elettrodomestici. secndo me sono i piu’ importanti, perchè alla fin fine tra la manutenzione, la pulizia e le mille funzioni sono quelli che effettivamente andrò a controllare più spesso. Per questo motivo, questi manual li tengo in un quadernone ad anelli, abbastanza accessibile, all'interno di buste trasparenti di quelle leggere. Quelle più economiche per interderci, quelle che normalmente non mi piacciono, perchè sono troppo leggere ma questi manuali di solito sono troppo voluminosi per entrare facilmente in buste trasparenti serie. Vorrei avere le buste che si chiudono a tasca in modo da non avere di questi problemi e da non dover aver paura che quando prendo in mano il quadernone caschi tutto, ma non le trovo mai o costano troppo. D'altronde in questo quadernone tengo davvero pochi manuali, è questo il segreto perchè non diventi un disastro. Solo lo stretto indispensabile dei grandi elettrodomestici.

2) manuali di istruzioni del computer: il computer è una storia a sè. Quando parlo di computer intendo si il computer ma anche tutti annessi e connessi (monitor, casse, programmi, memorie esterne...qualsiasi cosa che graviti intorno al grande monolito nero insomma). Tutte queste istruzioni le tengo in una scatola di cartone in cui non deve entrare nulla che non sia strettamente computeresco.

3) manuali di istruzioni di piccoli elettrodomestici: questi li tengo in un'altra scatoladi cartone. La scatola è ordinata? non tanto, effettivamente quando devo cercare qualcosa, ecco...devo cercare. Però almeno so che quando cerco un manuale è tutto lì e considerando che la maggior parte delle volte evito i manuali di istruzioni a piè pari direi che è uno sforzo accettabile.

Vorrete ridurre il volume dei manuali?

Tenete solo le istruzioni in italiano!!! Un'altra soluzione è scannerizzarli, ma bisogna fare attenzione.

Scannerizzarli: si' o no?

Se avete uno scanner, potete fare spazio scannerizzando i vari manuali. Prende tempo, ma è una buona soluzione. Se avessi uno scanner, probabilmente lo farei. Ci vogliono pero' degli accorgimenti, copiare i file in piu' luoghi, immaginate se vi si rompe il computer ed avevate salvato i manuali solo sul pc. Inoltre nel caso abbiate un computer fisso e non un portatile, vi consiglio di salvarli anche su qualche piattaforma di memoria online (Cloud, Dropbox, Google Drive). Perchè? Immaginate di voler pulire il filtro della lavatrice oppure di aver bisogno di consultare il manuale del bimby. Di sicuro non vorrete andare avanti indietro dalla scrivania dove avete il computer alla lavanderia o cucina. Se avrete salvato i vostri file su uno di questi siti, potrete accedervi anche dal cellulare o dal tablet.

I certificati di garanzia vengono immediatamente (ora non esageriamo...circa) archiviati in un quadernone ad anelli ad hoc. Sarò sincera da quando ho creato questo quadernone l'ho utilizzato più volte per ritrovare delle garanzie (siamo abbastanza sfortunati...) e non poteva essere più facile. Ho diviso il quadernone in 5 sottocategorie per rendere la ricerca più facile, usando dei divisori colorati.

Le mie categorie sono:

- elettrodomestici: dalla lavatrice all'aspirapolvere, al trapano elettrico...

- gadget: intendo cose più piccole e tecnologiche come tablet, lettori mp3, cellulari.

- computer: computer sì, ma anche casse, cuffie, monitor, etc.

- mobili: letti, materassi, anche queste cose hanno una garanzia e all'ikea si possono ritornare entro 90 giorni con l'imballaggio originale (basta che ci sia, non è necessario che non sia stato aperto).

- altro: per tutte quelle cose costose che hanno una garanzia ma magari non rientrano nelle categorie precedenti, come ad esempio orologi, gioielli, etc.

Quando inserisco una garanzia riporto sempre:

nome, marca e modello: è più facile fare quest'operazione appena acquistato con la scatola a portata di mano che due anni dopo al telefono cercando di leggere la scritta sotto all'aspirapolvere che ormai è mezza sbiadita

luogo e data di acquisto

scontrino o meglio ancora una sua fotocopia. Lo faccio sempre almeno per le cose davvero costose perchè lo scontrino spesso e volentieri si scolorisce. Apprezzo molto che in parecchi negozi ormai ti ricordino questa cosa quando si fanno acquisti importanti.

scadenza della garanzia: solo ed esclusivamente se facciamo l'estensione.

Per una pure questione estetica, di senso di ordine e pulizia, la pagina in cui riporto queste informazioni resta bianca, e gli scontrini vengono messi sempre sul retro della pagina. Inoltre uso sempre un evidenziatore o una penna dello stesso colore della categoria...pazzia lo so, ma mi fa stare bene dentro...

Ammetto che il pomeriggio che ho speso a iniziare questo quadernone (con una pila considerevole di garanzie da archiviare) non sia stato molto divertente. Ma il risultato è stato più che soddisfacente e il sistema non è difficile da mantenere, è un lavoro che prende pochi minuti se fatto di volta in volta. E quelle volte che ho davvero avuto bisogno di trovare la garanzia di qualcosa che si era rotto, sono stata felice di non dover aggiungere l'arrabbiatura di averla persa all'arrabbiatura per l'oggetto non funzionante.

Buona organizzazione a tutti!