Quante agende avere?

Nota: i prodotti di cui vi parlo in questo post sono tutti stati acquistati da me. Nessuno mi ha mai pagato per fare pubblicità a nessuno dei prodotti/marchi che cito.

Parlando di agende questa è una questione da un millione di dollari. Meglio avere un'unica agenda che ci segue dappertutto (spesso ciccionissima) o avere più agende dedicate ai diversi aspetti della nostra vita, ma con il rischio di finire per usarle poco?

Meglio soli che mal accompagnati?

La mia risposta immediata sarebbe meglio avere un'unica agenda, in modo da poter avere tutto sempre sott'occhio ed evitare di non consultare l'agenda giusta quando serve. Ma io sono la prima ad avere più di un'agenda. E allora come la mettiamo? 

Il primo punto è capire a cosa ci serve questa agenda, quali sono le nostre esigenze. L'utilizzo di un'agenda è diverso tra uno studente, una mamma con tre figli che non ha un lavoro retribuito, una persona che lavora in un ufficio, una persona che ha un'attività su internet e lavora da casa.

In ogni caso per me la risposta è "avere una sola agenda" per quello che riguarda:

- il calendario

- il planner del giorno/settimana/mese

- le liste di cose da fare

Secondo me è fondamentale che tutte le cose che sono appuntamenti, ricorrenze, cose da fare e non dimenticare, siano tutte nello stesso luogo. Questa è quella che io chiamo la mia agenda personale, il luogo dove raccolgo tutte le informazioni per la mia organizzazione personale. Più agende abbiamo più è alto il rischio di scrivere un'informazione su una e non riportarla sull'altra (questo vale anche per il cellulare). 

Nel caso optiamo per un'unica agenda, possiamo scegliere di avere delle sezioni dedicate per pianificare attività diverse, usando dei divisori per tenerle ben separate. Se le dimensioni dell'agenda diventano troppo importanti e il rischio di scoppio è imminente, una buona idea è quella di tenere solo una parte del calendario. Io tenevo circa 3 mesi di calendario/visione settimanale, quando usavo un'unica agenda.

L'agenda del lavoro

Ma come la mettiamo con il lavoro? Vogliamo avere tutto nello stessa pagina?

Dipende da voi, dal tipo di lavoro che fate, dalla quantità di appunti che il lavoro vi richiede. Lavorate part-time e quindi magari le vostre giornate sono spezzate tra il tempo in ufficio e il resto della giornata?

Io ho un'agenda specifica al lavoro, che resta al lavoro e che utilizzo solo per segnare le cose da fare e gli appuntamenti di lavoro. Non ho lavoro che porto a casa o cose che devo fare fuori dal luogo di lavoro, una volta che esco la mia giornata di lavoro è conclusa. Il mio consiglio è di avere un'agenda specifica per il lavoro, soprattutto nei casi in cui:

- lavorate a tempo pieno o quasi, fuori casa

- il vostro lavoro richiede lunghe liste di cose da fare

- l'agenda resta sempre al lavoro

Potrebbe essere invece utile avere un'unica agenda in cui segnare tutte le cose lavorative e non, magari usando colori diversi (il metodo del color coding e altri metodi di organizzazione, li trovate qui) nei seguenti casi:

- il vostro lavoro vi fa girare come una trottola? Andate a mille appuntamenti e magari sulla via vi fermate anche a fare altre commissioni, perchè magari dovete incastrare anche tutti gli spostamenti per le varie attività dei vostri figli?

- lavorate a casa e quindi non c'è sempre una netta separazione dei vostri tempi, tra rispondere alle mail, far partire la lavatrice, scegliere le foto per il sito e preparare il pranzo.

- lavorate part-time e quindi è più semplice dividere gli spazi nell'agenda senza creare confusione.

Qualsiasi sia la vostra scelta la regola fondamentale è tenere insieme tutte le informazioni dello stesso tipo insieme. Lavoro con il lavoro, personali con le cose personali. Il rischio enorme è di farsi sfuggire qualcosa.

Le mille e un'agenda

Ci sono persone che preferiscono avere delle agende specifiche per ogni cosa: il diario, il giornale della gratitudine, l'agenda fitness o della dieta, l'agenda per il blog (qui potete trovare altre idee). Ho molta ammirazione per chi riesce a usare con costanza diverse agende.

Io mi trovo meglio ad avere tutto nello stesso posto (anche se ammetto ci siano delle eccezioni, vedi sotto). La mia agenda personale (una Happy Planner, ne ho parlato qui) mi permette di avere tutto nello stesso posto: appuntamenti, cose da fare, dieta e salute e anche il diario.

Un'altra buona alternativa per tenere tutto insieme è il bullet journal (ne parlo qui): essendo totalmente personalizzabile possiamo dedicare delle pagine per raccogliere informazioni di tipo diverso.

Le agende tecnologiche

Ci sono molte app per cellulari, tablet e computer (ne ho parlato qui). Io preferisco la carta quindi per me l'agenda è cartacea, ma uso comunque questi strumenti, perchè li trovo molto utili per certe cose specifiche. Utilissime nel caso del lavoro. Ancora una volta però la cosa più importante è che tutte le informazioni del tipo appuntamenti e cose da non dimenticare siano in un unico posto, quello che consultate. Se usate un'agenda cartacea ma non l'avete sempre con voi, il cellulare torna utilissimo, ma è fondamentale non dimenticare di riportarlo sull'agenda.

Se non volete correre il rischio o semplicemente lo trovate più pratico, potreste scegliere di segnare sempre tutti gli appuntamenti o cose fondamentali da non dimenticare sul cellulare. Questo ha infatti un vantaggio che nessuna agenda potrà mai avere, potete impostare un allarme.

Io infatti lo uso per segnare appuntamenti medici e compleanni importanti che non voglio assolutamente dimenticare. E per il lavoro uso Microsoft Outlook (qui spiegato in dettaglio).

Conclusione

Quindi meglio un'agenda o più? Non abbiate paura di sbagliare. Io ho provato cose diverse, sono tornata sui miei passi più volte. L'importante è trovare il nostro equilibrio che ci permette di essere organizzati senza perdere informazioni fondamentali. Questa è l'unica cosa che conta.

Se siete alle prime armi, meglio partire da un sistema semplice con un'unica agenda. Nonostante io sia fermamente convinta che sia la soluzione migliore, dopo anni ed anni di utilizzo di agende io ho trovato il mio equilibrio con quattro agende:

- l'agenda personale che vi ho mostrato nella foto sopra

- l'agenda al lavoro: uso Outlook sul computer per segnare appuntamenti e cose da fare nel futuro, ma ho anche un bullet journal sulla scrivania per la lista pratica di cose da fare per il giorno e il giorno seguente, ma che mi serve anche per appunti o calcoli volanti. Uso una pagina al giorno e mi è utile averlo cartaceo perchè a volte torno a guardare come ho fatto certi tipi di calcoli/ragionamenti.

- l'agenda per il blog: un'altro bullet journal che uso esclusivamente per raccogliere idee e organizzare i post (ne ho parlato qua).

- l'agenda di casa: una volta era la mia agenda personale, ma l'ho sempre sfruttata poco nella parte dedicata all'organizzazione personale (appuntamenti, cose da fare, etc). Invece è per me il luogo dove ho tutte le informazioni riguardo alla casa, password, contatti, etc. E' il luogo dove so sempre facilmente dove cercare questo tipo di informazioni. L'ho organizzata in ordine alfabetico (qui vi mostro come), anche se vorrei fare una sua riorganizzazione perchè ci sono delle parti che non uso più.

Anche se le agende sono quattro, di fatto le uniche che uso veramente ogni giorno sono quella personale e quella del lavoro. Quella per il blog è più una raccoglitore di idee, la uso solo quando mi serve e infine l'ultima è più di ogni altra cosa un'agenda di consultazione.

E voi? Quante agende avete? Vi spaventa averne più di una?

Buona organizzazione a tutti!