Come organizzarsi quando si lascia un posto di lavoro

Continuo la serie sul lavoro per fare tesoro della mia recente esperienza in cui ho cambiato lavoro. Oggi voglio condividere con voi la mia lista di cose da fare prima di lasciare il lavoro. Appena scopriamo quale sarà il nostro ultimo giorno di lavoro inizierà il conto alla rovescia. Che sia nel bene o nel male (potreste essere molto sollevati o parecchio depressi per la cosa), la quantità di cose da fare saranno notevoli.

Ovviamente ogni lavoro è diverso e ci saranno delle incombenze specifiche, ma alcuni consigli sono validi per tutti. Vi propongo quindi qualche spunto da cui partire per creare la vostra personale lista di cose da fare. Partiamo con due azioni principali:

1) Procurarsi qualcosa dove fare la lista

I post-it volanti non sono l'opzione migliore, ma un bloc notes è già sufficiente. L'alternativa è usare il computer. L'importante è che questa lista vi sia sempre sotto gli occhi, non rischiate di sotterrarla sotto pile di cose mentre sistemate l'ufficio. Io per esempio l'ho tenuta sotto alla tastiera del computer, così era bloccata dalla tastiera, ma sempre visibile.

2) Dividere la lista per argomenti

Indipendentemente da quale sia la vostra occupazione sono sicura che nella lista delle cose da fare le attività potranno essere suddivise per categorie. Vi faccio l'esempio delle mie categorie per dare un'idea: 

- amministrativo: tutto ciò che aveva a che fare con chiusura del contratto, ritornare il badge alla segretaria, certificati di lavoro e pnesione, etc;

- computer: se il vostro lavoro prevede di usare un computer ci saranno parecchie cose da fare;

- pulizia ufficio/posto di lavoro: se avete un ufficio dovrete consegnarlo come vi è stato dato

- pulizia di eventuali archivi: nel mio caso si trattava di scatole e scatole e scatole di campioni biologoci, cellule, esperimenti fatti. Alcuni ho dovuto archiviarli e fare delle liste per le persone che restano, altri li ho dovuti buttare via

- consegne: che ci sia o non ci sia una persona che prende il vostro posto, se ci sono dei lavori incompiuti o esiste l'eventualità che qualcuno prenda in mano il vostro lavoro, bisognerà fare in modo che siano comprensibili e si sappia dove cercare le cose.

Amministrativo

- consegna chiavi/badge/carta mensa (se avevate dato dei soldi, assicuratevi che ve li tornino)

- certificato di fine contratto

- lettera di referenza (in Svizzera è un obbligo del datore di lavoro)

- se per caso cambiate indirizzo, lasciare il nuovo indirizzo

- lasciare un recapito email (se ad esempio avevate la mail del lavoro), anche ai colleghi

Computer

- se avete usato il programma di mail, eliminare l'account

- cancellare tutte le password salvate

- cancellare la cronologia

- organizzare i file in maniera logica, utilizzando nomi di cartelle che possano essere comprensibili. Eventualmente creare un file word con le direzioni per dove trovare i file.

- eliminare dal computer file personali (fotografie, scannerizzazioni di documenti personali...)

- salvare le emails (se necessario)

- fare un backup sul server

Pulizia degli uffici/archivi e consegne

Qui non ci sono molti consigli perchè dipenda davvero dal tipo di lavoro che fate. Cercate di eliminare tutto ciò che non può servire a voi o a chi resta. Tutto ciò che resta bisogna catalogarlo. Se non esiste un metodo di archiviazione già stabilito, create dei fogli excel/word per descrivere dove e come trovare le cose. Questi file inviateli via mail ai colleghi e anche a voi stessi (nel caso qualcuno vi chieda qualcosa sarà più facile recuperare le informazioni).

Questo vi permetterà di lasciare il vostro posto di lavoro più tranquilli, sapendo di lasciare tutto a posto. Meglio farete questo lavoro, più sarà difficile che vi contattino per chiedervi qualcosa.

Buona organizzazione a tutti!

Cambiare agenda: passare da un'agenda classica al bullet journal

 
Lo dico spesso: l'organizzazione cambia col tempo, perchè si deve adattare alle nostre esigenze che cambiano sempre. Oggi vi voglio parlare di come è cambiato in questo periodo l'organizzazione dell'agenda e in particolare di come passare da un'agenda tradizionale al bullet journal e viceversa. Questo post può tornare utile anche per chi vuole capire quale scegliere in base alle proprie esigenze.

Partiamo dalle basi: se non sapete cos'è il bullet journal, ho scritto un articolo dove tutto è spiegato passo a passo. 

Qual è la differenza principale tra agenda tradizionale e bullet journal?
Cominciamo a definire l'agenda tradizionale perchè ci sono due tipi di agenda che sono i più classici: - l'agenda che è un libricino con una visione giornaliera (tipo diario scolastico) o settimanale, la più usata per l'organizzazione del lavoro (vedi foto sotto)
- l'agenda ad anelli che oltre ad avere il calendario (che anche qui può essere giornaliero, settimanale o mensile), permette di poter inserire anche tante altre cose grazie alla presenza degli anelli. Questo la rende comoda come agenda personale o agenda di casa o agenda per tutto.

Qual è il limite di queste agende? A meno di non utilizzare dei refill personalizzati che cambiamo quando ci fa comodo, le pagine del calendario sono quelle che decidiamo all'inizio dell'anno e questa restrizione sta scomoda a molti. Capita spesso infatti che ci siano giornate pienissime per cui lo spazio designato dall'agenda non basta per segnare tutto, mentre ci sono altre giornate in cui non dobbiamo segnare niente o quasi. Come ovviare a questo problema? Con il bullet journal: utilizziamo un quaderno bianco in cui siamo noi a definire lo spazio di ogni giorno e lo possiamo fare di giorno in giorno, per una flessibilità totale.

Passare da agenda tradizionale a bullet journal: quando, come e perchè?

Al lavore io ho sempre avuto un'agenda classica tipo libricino, con una visione settimanale su due pagine. E' la più classica agenda da lavoro e a me viene fornita (e a caval donato non si guarda in bocca). Uso questo tipo di agenda da almeno sette anni ed è sempre stata perfetta per l'organizzazione del lavoro. Io lavoro in laboratorio e devo organizzare tutti gli esperimenti che hanno una certa durata di tempo e possono durare anche più giorni (occupando solo qualche ora ogni giorno).

Se volete più dettagli di come usavo questa agenda del lavoro, ne avevo parlato un pochino in questo articolo.   

Negli ultimi mesi il mio lavoro è cambiato: sono passata dagli esperimenti sul bancone agli esperimenti al computer, dedicandomi quasi esclusivamente alla bioinformatica. La maggior parte delle volte sono seduta al computer tutto il giorno, non ho più "impegni" da annotare, non ho più orari, ma solo una lista di cose da fare. Mentre prima mi dovevo scrivere cose del tipo "dalle 10 alle 11 fare questo, alle 14 fare questo, dalle 15 hai prenotato questa macchina, ricordarsi di prenotare la macchina x per domani"....adesso è solo una lista di cose da fare al computer, senza orari specifici.

Per questo motivo è un paio di mesi che sono passata dall'agenda classica ad un bullet journal. Non è un bullet journal con tutti i crismi (che questa è l'agenda del lavoro, non è che ho tempo di fare le cose carine o altro) ma è comunque un bullet journal. Sto usando un quaderno grande a quadretti: infatti ogni giorno inizia con la data e poi l'elenco delle cose da fare. Ho scelto un quaderno grande perchè devo segnarmi i dettagli delle analisi che faccio. Ogni gionro infatti faccio delle simulazioni o delle analisi con i dati e magari fra mesi devo essere in grado di saper dire cosa ho fatto o come, o quali sono i file che ho usato. All'inizio avevo provato a scriverlo direttamente su dei file Word, ma non era per niente pratico. Mi trovo meglio a scrivere a penna, a volte mi aiuta anche a ragionare, a volte devo solo prendere un piccolo appunto...insomma in un giorno riempio anche due o tre fogli del quaderno. Quanto spazio uso ogni giorno dipende dalla giornata, perciò il bullet journal è il metodo perfetto. Ogni giorno faccio la lista delle cose da fare e a fine giornata se non ho fatto qualcosa, la riporto per il giorno dopo. A fine settimana guardo anche se ci sono delle cose che sono rimaste in sospeso (perchè magari abbiamo cambiato idea sulle cose da fare) e se ha senso continuare a riportarle o no. Inoltre uso gli evidenziatori per sottolineare quali sono le cose importanti che ho fatto, mettere in evidenza quali sono i risultati che hanno funzionato, etc. Ovviamente con un codice colore: verde per i titoli (per capire di che sto parlando, che sto parlando di un argomento e distinguerlo dagli appunti presi al volo), arancione per segnare il nome dei file definitivi, in giallo per le cose che abbiamo discusso di fare ma come idee per il futuro (sono cose che non devo fare necessariamente subito (ma quando le segno non lo so bene se devo farle subito o no), idee, ogni tot magari li riporto tutti in una pagina su cui metto un segnapagina).

Insomma il bullet journal per me va benissimo per organizzare il lavoro di questo tipo. Magari non sono tante le persone che fanno questo lavoro, ma credo che questo possa essere un esempio che spieghi bene quando può essere utile usare il bullet journal sul lavoro.

Come passare da bullet journal ad agenda tradizionale: quando, come e perchè?
Invece per me il bullet journal non funziona per l'agenda di casa. Per la casa preferisco utilizzare un'agenda A5 con gli anelli, di cui vi ho parlato in dettaglio all'inizio di quest'anno (qui potete leggere l'articolo). E' vero ci sono giornate in cui avrei bisogno di più spazio, ma se proprio ne ho bisogno aggiungo un foglio ripiegato (come nella foto) o un post-it.

Quando vi ho raccontato del mio setup dell'agenda di casa, vi ho spiegato come ho cercato di coniugare agenda ad anelli e bullet journal, perciò per vedere "come" vi consiglio di leggere il post di cui vi dicevo qui sopra. Alcuni concetti del bullet infatti mi piacciono molto e li trovo molto efficienti a prescindere da quale tipo di agenda utilizziamo. 

Quando o perchè preferire l'agenda ad anelli? 

- Quando volete avere delle pagine che sono costanti negli anni. Un problema di molte persone che usano il bullet journal è infatti cosa fare quando finisce il quaderno: ricopiare certe liste? Alcune delle liste che io faccio hanno ormai qualche anno e continuo ad usarle. Questa è la grande comodità dell'agenda ad anelli: grandissima flessibilità di contenuti, che dura nel tempo.

- Quando le vostre esigenze possono variare nel tempo: visto che potete personalizzare i contenuti facilmente, basta aggiungere e togliere pagine in ogni momento senza dover ricominciare tutto da capo.

Infine la mia motivazione principale: la pigrizia. Con l'agenda del lavoro sono costretta a scriverci ogni giorno, mentre scrivo sull'agenda di casa solo una volta alla settimana (nel 85% dei casi). La domenica mi siedo, penso un po' e segno le cose principali della settimana. La consulto ogni giorno, ma non ci scrivo spesso. Se io dovessi usare il bullet journal per l'agenda di casa...sicuramente sarebbe orribile, non avrei voglia di scrivere da me i giorni, fare decorazioni, etc. Al lavoro il mio bullet journal è incredibilmente funzionale e molto spartano, un'agenda di casa/personale altrettanto spartana mi metterebbe tristezza....almeno nella mia agenda c'è comunque il layout dei refill, che è semplice ma c'è...se lo facessi io sarebbe un'accozzaglia di brutta scrittura e righe storte. Ve l'ho mai detto (millioni di volte...) quanto sono poco pratica di manualità e disegno? Quindi per me e per la casa decisamente viva i refill e l'agenda ad anelli.

E voi cosa preferite? Agenda classica? Agenda ad anelli? Bullet journal? Se usate più di una, quali preferite per quale occasione?

Buona pianificazione a tutti!