L'agenda delle emergenze

Eccomi tornata dalle vacanze. Lo so sono un po' drammatica, ma ogni volta che partiamo per le vacanze faccio dei pensieri del tipo "e se succede qualcosa?" ed è riferito sia a noi, sia al gatto, sia alla casa. Di certo non mi faccio rovinare la vacanza da questi pensieri, ma è quel genere di cose che finchè non ti succede pensi che sia un po' eccessivo e poi se succede davvero ti penti di non averci pensato prima.

Essere organizzati non vuol dire solo avere tutte le cose in ordine dentro gli armadi, ma anche (e forse soprattutto) riuscire a gestire le situazioni complicate con una certa tranquillità perchè il nostro sistema organizzativo ci facilita la vita.

Ecco allora che vorrei proporvi un nuovo argomento all'interno della serie "Organizzati dentro, ordinati fuori": la preparazione di un'agenda delle emergenze.

Cos'è un'agenda delle emergenze?
E' un luogo dove raccogliere delle informazioni importanti riguardo ai componenti della famiglia e della casa. L'idea è quella di facilitare la gestione di situazioni che escono dalla quotidianità, non devono per forza essere delle emergenze di quelle brutte...ma anche piccoli "imprevisti e probabilità" che magari richiedono di recuperare alcune informazioni in fretta. Immaginiamo di doverci assentare per un paio di ore o giorni da casa per qualche motivo improvviso e c'è bisogno di chiamare una babysitter che non conosciamo. Oppure facciamo un incidente e magari c'è bisogno di informazioni precise come il gruppo sanguigno o se assumiamo una serie di farmaci. Ci rubano o perdiamo il portafogli, riusciamo a recuperare qualcos anche solo sapendo il codice?

Deve essere per forza un'agenda?

No, può tranquillamente essere un quadernetto o un quaderno ad anelli. Il mio consiglio infatti è di usare questa agenda solo per queste informazioni: questa agenda deve essere facile da usare per chi la guarda e non piena di tante altre cose che non c'entrano niente. Il quaderno ad anelli è una buona opzione perchè se le informazioni cambiano negli anni ci permette di cambiare solo un foglio senza problemi. Inoltre c'è un vantaggio: immaginate di voler lasciare i contatti alla babysitter, di certo non volete darle in mano tutti i vostri dati....ma solo quelli che le servono effettivamente. Con un quaderno ad anelli sarà sufficiente tirare fuori solo il foglio che serve.

Questa agenda sarebbe da tenere in casa, ma a dire la verità secondo me ci sono informazioni che è bene avere con sè, altre che è meglio tenere solo in casa ed altre che sarebbe meglio salvarle in qualche modo accessibile online. Vedremo di volta in volta.

Quali sono le informazioni da raccogliere?

Per sapere quali sono le informazioni o le cose da fare dobbiamo provare a pensare quali sono le possibili situazioni che possiamo affrontare. Proverò a fare una piccola lista con alcune situazioni in modo da cominciare a pensare come organizzare questa agenda. Successivamente vi fornirò delle liste più dettagliate, ma dal momento che nessuna lista può essere adatta a tutti, è bene che cominciamo a pensare a quello che potrebbe servire a noi. Proviamo a immaginare:

- un'assenza improvvisa da casa per cui dobbiamo lasciare figli o animali in custodia a qualcun altro: in questo caso sarebbe utile avere una serie di contatti (non solo il nostro numero di telefono...perchè se per qualche motivo non siamo raggiungibili?) e informazioni relative ai figli o agli animali (allergie, medicine da prendere, etc) e anche alla casa (se ad esempio la persona deve stare a casa nostra ci sono cose da sapere?).
Noi ad esempio lasciamo sempre il gatto a casa quando andiamo in vacanza e c'è una signora che passa tutti i giorni. Lascio sempre sul tavolo il libretto sanitario della micia e un foglio con i contatti a cui può raggiungerci. Inoltre le dico sempre che le scriverò quando torno a casa, se per qualche motivo non dovessimo tornare lei sa di continuare a prendersi cura della micia.

- un incidente: in questo caso potrebbero essere necessarie informazioni mediche o numeri dell'assicurazione.

- perdita di documenti: ci sono dei numeri verdi da chimare? è vero adesso con gli smartphone questi numeri sono facilmente recuperabili ma è meglio non fare affidamento totale su internet. Inoltre se dobbiamo fare una denuncia può tornare utile avere scritto da qualche parte il numero di serie di questi documenti.

- perdita del cellulare: abbiamo perso sia il cellulare che la sim. E tutti i numeri? Almeno quelli più importanti è bene trascriverli a mano come si faceva una volta (dall'alto dei miei 30 anni). 

- un furto o un incidente d'auto: il numero dell'assicurazione magari lo abbiamo in auto, ma se l'incidente è tale che non riusciamo a recuperarlo? Magari basta chiamare a casa. Se invece ci rubano l'auto... ci sono anche dei numeri unici che identificano i vetri che è meglio segnarsi.

- un furto in casa: una cosa che io ho imparato a fare nel tempo è tenere gli scontrini degli acquisti costosi (anche al di là dei termini di garanzia) e scannerizzarli e fare fotografie alle cose di valore. Questo serve a facilitare le cose con l'assicurazione. Una cosa importante è salvare questi file su qualche piattaforma sicura accessibile da internet (come google drive o dropbox): così anche se ci dovessero rubare il computer non perdiamo i file.

- calamità naturale come un allagamento o un terremoto: le precauzioni sono simili a quelli del furto e questo rende ancora più importante avere certe informazioni salvate anche online (in modo sicuro, ovviamente).

- decesso: è davvero fatalista pensarci però può succedere. Non si tratta di pensare a fare testamento, ma cose più pratiche e spiccie. Provate a immaginare cosa succederebbe? Qualcuno potrebbe entrare in casa senza bisogno di forzare la serratura? Date a qualcuno di estrema fiducia un paio di chiavi di riserva, ma mi raccomando (questo serve a voi) segnate a chi e anche dove lo custodiscono. Scrivete sopra il vostro nome o un soprannome, in modo che per loro sia chiaro che sono le vostre, ma se fossero trovate da un ladro non potrebbero essere usate con facilità (per intenderci non scrivete nome, cognome e indirizzo). Spesso le chiavi vengono date in consegna ai genitori...che magari si dimenticano dove le hanno messe (specialmente con l'avanzare dell'età), meglio scriverlo. Per facilitare le cose a chi userà questo quaderno una buona cosa è segnare i contatti delle persone che gestiscono alcune cose per noi (posso pensare all'avvocato, il commercialista, etc). Potremmo anche pensare di scrivere alcune password che potrebbero servire (anche solo per cancellare l'account). Avete nascosto delle cose in casa in posti davvero improbabili? Magari è meglio scriverlo (meglio online oppure usando un codice da decifrare), onde evitare che vengano buttate vie per errore.

Riuscite a pensare ad altre situazioni? Avete avuto esperienze per cui avete detto "se avessi avuto questa informazione a portata di mano...".

Leggi qui la seconda parte del post dove puoi trovare delle liste da scaricare gratuitamente.

Buona organizzazione a tutti!