Agenda a blocchi

Oggi vi parlo di un metodo di organizzazione che può essere utile per molte persone. Si tratta del sistema a blocchi, che consiste nella divisione della giornata in blocchi di tempo.

All'interno di ogni blocco si pianificano le proprie attività e l'idea è quella di cercare di creare una routine all'interno del blocco. Cosa vuol dire? Non si tratta di dire dalle 7 alle 7.30 colazione, 7.30-8.00 sistemare la cucina, etc. Conosco persone che si trovano bene con una pianificazione così dettagliata, ma io personalmente mi sentirei soffocare. Non riuscirei mai a starci dietro.

Per questo la pianificazione a blocchi mi sembra molto più fattibile. I blocchi sono degli intervalli di tempo di un paio di ore, un contenitore dove mettere tutte le attività di quella parte del giorno. 

Per capirci:

- la mattina prima di uscire di casa

- fino all'ora di pranzo

- primo pomeriggio

- tardo pomeriggio

- la sera

All'interno dei blocchi si può decidere che tipo di attività svolgere, cercando il più possibile di creare delle routine, ma senza darsi una vera e propria pianificazione di ogni minuto. L'idea è piuttosto quella di dire ho due ore prima che i bambini tornino da scuola, vediamo cosa riesco a fare di queste cose.

Le giornate non sono tutte uguali, magari il lunedì pomeriggio avete palestra, il mercoledì dovete portare vostro figlio a nuoto, il giovedì mattina non lavorate, gli orari non coincidono. E poi c'è sempre l'imprevisto dietro l'angolo, un po' di traffico, tuo figlio che ti dice che si era dimenticato di dirti che ha bisogno di quel materiale per il compito di arte di venerdì. Uno schema troppo restrittivo fallisce anche fin troppo facilmente e finisce che non lo si segue più. 

Se invece più o meno tutti i pomeriggi per un motivo o per un altro usciamo di casa, quello può essere un blocco che può contenere cose diverse ogni giorno, ma il blocco nella nostra testa resterà sempre lo stesso.

Qui vi faccio un esempio puramente esemplificativo, pensato per qualcuno che non lavora fuori casa e che ha figli in età scolare. Certi blocchi si adattano meglio a creare una routine vera e propria, come può essere la mattina prima di uscire (più o meno, le azioni si ripetono ogni giorno), o la sera tra cena e mettere i figli a letto. Altri invece possono essere dei contenitori più grandi in cui far confluire attività di tipo diverso nell'arco di una settimana. Però avere il blocco, ci può aiutare a livello mentale a dire, per esempio, le pulizie le faccio la mattina. Ogni giorno potrebbero essere cose diverse, ma so che più o meno quello è il tempo che dedico alla casa, in un certo senso anche questa diventa una routine.

Alcuni suggerimenti da seguire

Più che regole questi sono suggerimenti perchè questo è un metodo altamente adattabile alle proprie esigenze specifiche.

- creare blocchi di almeno due-tre ore: blocchi di un'ora sola non hanno senso. Se mi impongo di fare una lista di cose all'interno di un'ora è abbastanza probabile che finisca per pianificare anche troppo e non riuscire ad arrivare in fondo. L'unica eccezione è effettivamente quello che ho chiamato il "blocco prima di uscire" che in base alla collaborazione dei componenti della famiglia, può essere realistico dedicargli un'ora soltanto.

- usare un timer: è uno strumento che può essere utile per chi ha la tendenza a non rendersi conto del tempo che passa. Il timer aiuta a tenere il ritmo. 

- distinguere tra blocchi "rigidi" e blocchi "flessibili": non siamo macchine e non possiamo pensare che vada sempre tutto liscio. Ci vuole della flessibilità, ma non per tutto. Arrivare tutti a scuola o al lavoro in orario non è da mettere in discussione ogni giorno, mentre il blocco del pomeriggio potrebbe essere più flessibile. Tanto più se in questo blocco prevediamo anche delle uscite, lì la lista di cose da fare non dovrebbe essere troppo carica, per darci lo spazio a cambi di programma, imprevisti e voglie improvvise di fare una certa cosa.

- darsi delle regole "a blocchi": questo suggerimento è particolarmente interessante se state cercando di migliorare l'impiego del vostro tempo. Vi rendete conto che voi o i vostri figli guardate troppa tv? O siete sempre sul cellulare e spesso vi dite "oh ma è già l'ora di andare a prendere mio figlio?". Datevi delle regole del tipo la tv si guarda solo nel "primo pomeriggio" o "la sera". Il resto del tempo va spenta, neanche accenderla "per compagnia", piuttosto accendete la radio o mettete della musica. Il tipo di distrazione è completamente diverso. Stessa cosa per il cellulare, guardate instagram cinquanta volte al giorno? Decidete di rinunciare ai social media in alcuni blocchi. Proprio per il discorso di prima, non siamo macchine, è giusto concedersi dei momenti di relax, ma se vogliamo essere più produttivi è anche utile definire dei blocchi più rigidi, dove vogliamo rimanere davvero concentrati solo sulle cose da fare.

- tempo per sè e per la famiglia: questi tempi sono davvero importanti. Il tempo di qualità speso insieme è ciò che ci rende davvero una famiglia. Altrettanto importante è il tempo che dedichiamo noi stessi, che sia per rilassarci, leggere, dedicarci ad un hobby o all'attività fisica, non importa. Ma è fondamentale riuscire a trovare un momento per noi e quindi è bene prevedere un blocco dedicato anche a questo.

- il blocco del sonno: perchè scrivere un blocco per dormire? Dormire è fondamentale, per ricaricare il cervello e restare in buona salute. Lì per lì scriverlo può sembrare sciocco, ma è un messaggio visuale, che ci aiuta a tenere a mente che è bene non andare a letto troppo tardi.

L'agenda a blocchi

Se decidiamo di utilizzare questo metodo come è meglio organizzare l'agenda?

1) Creiamo uno schema a grandi linee

Come potrebbe essere quello che vi ho mostrato sopra. Cercate di essere relativamente generali nei termini. Tipo "pulizie", senza andare nei dettagli di cosa volete pulire, l'idea è che sia uno schema da declinare nelle singole giornate, dove poi le cose possono variare da un giorno all'altro. Questo schema iniziale ci serve per avere un'idea degli intervalli dei blocchi.

2) Dividiamo la pagina del giorno in blocchi

Possiamo usare delle semplici linee verticali e orizzontali. Possiamo usare evidenziatori o washi tape per rendere i blocchi colorati, se ci aiuta a visualizzare meglio la divisione in blocchi.

3) Teniamo traccia dell'impiego del tempo

Sopratutto all'inizio è davvero utile tenere traccia di come abbiamo effettivamente diviso la giornata. Siamo riusciti a fare quello che volevamo? Siamo stati all'interno dell'intervallo che avevamo definito? Questo ci aiuta a "limare" piano piano la nostra organizzazione.

Per tenere traccia potremmo usare uno schemino di questo tipo, con le ore del giorno da evidenziare secondo i colori dei nostri blocchi, questo ci può far capire se i nostri blocchi sono irrealistici negli intervalli che abbiamo definito. Un'alternativa ancora migliore è quella di non colorare in base ai blocchi, ma piuttosto in base al tempo che dedichiamo alle varie attività (pulizia, famiglia, lavoro, dormire, etc.). Questo metodo ci farà capire ancora meglio come si divide la nostra giornata, quanto tempo riusciamo a ritagliare per fare ogni cosa.

A chi si addice?

E' un metodo per tutti? Io lo uso?
Secondo me è un metodo utile per organizzare il funzionamento di una famiglia e delle mille cose da fare per tutti. I blocchi infatti potrebbero non coincidere per tutti quanti, allora meglio avere un'agenda di famiglia, divisa per i vari componenti (qui spiego l'idea, da adattare al metodo ai blocchi, come potrebbe essere l'esempio qui sotto).

Secondo me è un'idea molto vincente per i bambini. Loro hanno bisogno di regolarità e di routine. Perciò ad esempio è una buona idea che i compiti siano sempre fatti all'interno dello stesso blocco, come anche la doccia e la messa a letto.

Questo sistema può essere essenziale per chi lavora a turni. Queste persone hanno tutta la mia ammirazione e la loro routine è già fatta di blocchi che si spostano. Pertanto dovrebbe essere ancora più facile integrare il sistema anche per il resto del tempo.

E io? Io al momento non mi organizzo così perchè non ne sento il bisogno. Considerando che ho un blocco monolitico di tempo in cui sono al lavoro e non faccio altro (niente commissioni, niente parrucchiere o spesa), a cui si aggiunge un altro blocco enorme di tempo che passo sui mezzi pubblici. Non sento il bisogno di dividere in blocchi il resto della giornata. Per darvi un'idea questa sarebbe la mia giornata. I miei tempi di attività extra-lavorativa sono relativamente ristretti e sono già scanditi da routine, per cui non sento il bisogno di organizzarmi ulteriormente.

Però ho fatto un periodo di un paio di mesi a casa. In quel caso ho capito come il tempo possa veramente volare senza rendersene conto. Ho capito che allora le routine sono ancora più importanti (ve ne parlo qui, insieme ad altre cose che ho imparato della vita casalinga). Allora sì ho utilizzato i blocchi: la mattina mi dedicavo alle pulizie, all'attività sportiva, doccia e preparavo il pranzo per mezzogiorno in punto, ora in cui rientrava il marito. Dopo pranzo era un tempo più tranquillo, magari lavoravo al computer, facevo lavoretti di ordine e decluttering, mi dedicavo ai miei hobby. Quando rientrava mio marito alle cinque cercavamo di passare un po' di tempo insieme a chiaccherare, mentre anche lui faceva la sua attività sportiva, doccia, relax, io cominciavo a riattivarmi e sistemavo un po' e poi pensavamo alla cena. Dopo cena era il momento da dedicare a stare noi due insieme, rilassarci.

Certo poteva capitare che un giorno ci fosse qualcosa di diverso, ma la maggior parte del tempo questi erano i miei blocchi e li rispettavo. Difficilmente facevo la ginnastica il pomeriggio o appena svegliata mi mettevo subito al computer. Quando tutti mi chiedevano se mi stavo annoiando io dovevo ammettere che no, assolutamente. Mi hanno chiesto quante serie tv ho guardato e nessuno mi credeva quando rispondevo nessuna. Ho impiegato al massimo il mio tempo, ho fatto un sacco di cose e molto è dovuto a questa organizzazione.

E voi? Conoscevate questo metodo? Lo utilizzate?

Buona organizzazione a tutti!

Cosa scrivere nell'agenda: metodi di organizzazione

Avete presente la sensazione di non riuscire più a contenere i pensieri dentro la testa? Quando le cose da fare sono troppe, molto spesso quelle da tenere a mente sono ancora di più e capita di cominciare a dimenticarsele, scordarsi la bolletta, il dentista, che a casa abbiamo finito la carta igienica e così via.

Penso che sia capitato un po' a tutti un periodo così.

Per "alleggerire la mente" e non dimenticarsi piu' nulla, molte persone usano un'agenda. Oggi vorrei dare qualche consiglio a chi si appresta per la prima volta ad usare un'agenda e non sa come iniziare.
Facciamo l'esempio di voler usare un'agenda per segnarsi tutto, dagli impegni di lavoro, agli impegni dei figli, alla lista della spesa. Tante persone usano un'unica agenda per evitare di perdere le informazioni passando da un'agenda all'altra. Io, invece, preferisco separare casa e lavoro, ma  ognuno capisce col tempo qual è il metodo più adatto alle proprie esigenze.

Vediamo dunque cosa segnarsi nell'agenda e anche qualche metodo per come farlo.

Il lavoro

Penna Bic Quattro colori

Se usate una sola agenda vi consiglio caldamente di trovare un metodo per distinguere immediatamente quali sono gli impegni di lavoro dagli altri impegni. Per fare questo il metodo più semplice è usare una penna di colore diverso. Per non doversi portare in giro un astuccio il mio consiglio è di comprare una penna multicolore (penso che ve la possiate cavare con due euro). Io uso questa quattro colori della Bic con cui mi trovo benissimo.
Create il vostro codice colore, in base alle vostre esigenze. Vi lascio un esempio.

Nero: lavoro

Blu: casa, pulizie, pasti

Rosso: appuntamenti della famiglia

Verde: soldi, bollette

Un altro metodo per tenere gli appunti sul lavoro in bella vista è quello di dividere la pagina in quadrati e dedicarne uno per il lavoro.
Se poi avete delle cose da fare particolarmente importanti/urgenti potreste sottolineare, scriverle in stampatello, evidenziarle con un evidenziatore, piuttosto che un washi tape o un pallino adesivo che attiri l'attenzione.

La famiglia

Per tenere in mente gli impegni di tutti e non perdere niente di vista ci sono diversi metodi.

Codice colore: come prima ma questa volta ad ogni colore attribuiamo un membro della famiglia.

Calendario di famiglia: questo può essere utile per avere chiaro in mente quali sono le attività di tutti i componenti. Soprattutto per chi ha figli con molte attività pomeridiane o se viaggiate molto per lavoro.

Pallini adesivi: questo metodo è particolarmente indicato per coordinare i compiti in casa quando l'organizzazione è a quattro o più mani. Per ogni componente si sceglie un colore e usando i pallini si può distribuire le varie mansioni.

Oltre agli impegni possiamo usare l'agenda per scrivere frasi e ricordi della vita dei nostri cari. La felicità è fatta di piccole cose, bisogna saper cogliere questi momenti e perchè no, scriverli su carta perchè non vengano dimenticati.

Possiamo anche usare l'agenda per pianificare gite, uscite e attività da fare in famiglia. Chiedete ai vostri figli cosa vorrebbero fare tutti insieme e vi sorprenderanno le loro risposte. Raccogliete questi spunti per la prossima volta che avrete un po' di tempo, in modo da non sprecare tempo prezioso a farvi venire un'idea o cercare di organizzare qualcosa all'ultimo minuto.

I lavori domestici

Per quanto riguarda i lavori domestici, ci sono piu' cose che potrebbe essere utile segnarsi nell'agenda. Ecco alcuni spunti:

Le routine di pulizia: io ho delle liste settimanali e mensili, da cui depenno i vari compiti con una penna cancellabile, per poi ricominciare. Qui trovi le mie liste ed in quest'altro post qualche consiglio su come crearsi una propria routine per organizzare i lavori domestici.

I menù settimanali: pensare al menù della settimana in anticipo fa risparmiare soldi e tempo. Io lo preparo usando dei post-it riposizionabili, come ho descritto qui.

La contabilità: tenere un bilancio è una buona abitudine per capire dove vanno i soldi e per riuscire ad ottimizzare le proprie spese. A volte scrivere nero su bianco è l'unico modo per rendersi veramente conto di quanto spendiamo per certe cose. Qui avevo spiegato come faccio io il bilancio.

Le lavatrici: io uso dei post-it anche per organizzare le lavatrici. Io pianifico le lavatrici in base all'esigenza del momento, ma a volte ho proprio bisogno di vederlo scritto per ricordarmi che devo mettere su la lavatrice (soprattutto quando se ne sono accumulate un paio).

Oltre ai metodi di cui abbiamo già parlato prima, abbiamo visto che in questo caso spesso uso i post-it per pianificare sull'agenda i lavori domestici. Per alcuni compiti che si ripetono sempre uguali io uso anche i pallini adesivi o gli adesivi. Ad esempio per cose come: buttare la spazzatura oppure bagnare le piante. Preferisco usare un piccolo pallino di un colore preciso (che io so cosa voglia dire) invece di perdere tempo a scrivere ogni volta. Inoltre se usiamo un'agenda piccolina con poco spazio a disposizione, questa puo' essere una buona soluzione per risparmiare spazio. Esistono anche adesivi riposizionabilo e questi sono utili se ad esempio vogliamo fare un certo compito ma non è detto che lo faremo quel giorno preciso.

Spero di poter aver dato qualche spunto a chi è ancora scettico nei confronti delle agende, oppure a quelle persone che ne sono attirate ma non sanno bene come usarle. Per finire vi lascio i link ad altri tre post in cui ho parlato di agende:
1) nel primo ho spiegato come scegliere l'agenda;
2) nel secondo ho parlato un po' piu' nel dettaglio di quali sono le sezioni della mia agenda
3) nel terzo offro altri spunti di utilizzo dell'agenda.

Buona organizzazione a tutti!