Come organizzare un ufficio in una borsa

Non tutti si possono permettere uno spazio ufficio in casa. Io sono fortunata e ho una piccola scrivania, dove si trova il computer e dove posso riporre le cose di cancelleria e oggetti da ufficio. Per lavorare sulla mia agenda però preferisco il tavolo della cucina, che è più grande e comodo. La scrivania è infatti è per ragazzini (da seduta le gambe ci stanno appena) e praticamente tra schermo e tastiera del computer non c'è molto spazio per scrivere. 

Il mio ufficio portatile è comodo da trasportare grazie alle sue maniglie

Come mi sono organizzata per portare tutte le mie cose avanti e indietro sul tavolo della cucina?
Ho sfruttato un acquisto sbagliato. Avevo comprato un bag organizer, Uno di quei contenitori da borsa che servono ad organizzarne il contenuto. Ho capito che non faceva per me, ma per non lasciarlo inutilizzato l'ho trasformato in ufficio portatile. 

Questa può essere una soluzione ingegnosa per chi non ha spazio in casa per una scrivania o una cassettiera. Ovviamente non serve avere un bag organizer, ma potreste crearvi una scatola o un cestino adatto allo scopo. Il vantaggio del bag organizer è che è pieno di taschine, ma potreste creare divisori nella vostra scatola usando bicchieri porta penne e altre scatole più piccole e senza coperchio.

Dentro potete metterci tutto ciò che vi serve. Io lo uso principalmente per l'agenda, per cui ad esempio non ho messo la pinzatrice, ma ho la perforatrice per fare i singoli buchi ai fogli, che non è proprio un oggetto da ufficio così comune. A me piace avere un'agenda colorata ma non è che perdo tanto tempo a decorare, quindi nel mio ufficio portatile anche io ho adesivi, penne colorate e washi tape, ma tutto in misura relativamente piccola. Diciamo che uno dei vantaggi di avere un ufficio portatile è che siamo costretti a limitarci nella cancelleria, che per molte persone (me compresa) è una di quelle cose a cui è difficile resistere.

Cosa si trova dentro il mio ufficio in una borsa?
- Forbici e perforatrice a singolo buco
- Penne colorate e Bic quattro colori, per creare i miei codici colore.
- Post-it piccoli standard e alcuni decorati: sfrutto le taschine per tenerli in vista ma separati in modo che non si rovinino o vengano dimenticati. Uso molto i post-it nell'agenda perché mi permettono di fare liste e di spostarle di giorno in giorno o di settimana in settimana senza pasticciare l'agenda.
- Pallini adesivi che io uso per molteplici scopi e che nell"agenda mi servono a segnarmi alcuni compiti, come buttare la differenziata, annaffiare le piante, etc. senza dover perdere troppo tempo a riscrivere. Attacco un pallino e via.
- Adesivi: mi piacciono, ne ho un po' e li utilizzo per colorare un po' l'agenda, che  un po' di leggerezza fa sempre bene. Li ho divisi per tipo e infilati in tasche diverse
- Washi tape: li ho messi dentro una scatola di Ferrero Rocher, che ho messo sul fondo della borsa. In questo modo il bag organizer resta aperto e rigido e questo permette di vedere bene le tasche interne.

- Una calcolatrice: per fare il bilancio o per fare i conti della dieta

Volendo completare il proprio ufficio portatile uno potrebbe dotarsi di un vassoio dove tenere la nostra scatola/borsa insieme l'agenda o al portatile o al tablet, in modo da poter avere davvero un piccolo ufficio da poter spostare di stanza in stanza.

Avete anche voi creato un piccolo ufficio portatile? Cosa ci avete messo dentro?

Buona organizzazione a tutti!

Cosa scrivere nell'agenda: metodi di organizzazione

Avete presente la sensazione di non riuscire più a contenere i pensieri dentro la testa? Quando le cose da fare sono troppe, molto spesso quelle da tenere a mente sono ancora di più e capita di cominciare a dimenticarsele, scordarsi la bolletta, il dentista, che a casa abbiamo finito la carta igienica e così via.

Penso che sia capitato un po' a tutti un periodo così.

Per "alleggerire la mente" e non dimenticarsi piu' nulla, molte persone usano un'agenda. Oggi vorrei dare qualche consiglio a chi si appresta per la prima volta ad usare un'agenda e non sa come iniziare.
Facciamo l'esempio di voler usare un'agenda per segnarsi tutto, dagli impegni di lavoro, agli impegni dei figli, alla lista della spesa. Tante persone usano un'unica agenda per evitare di perdere le informazioni passando da un'agenda all'altra. Io, invece, preferisco separare casa e lavoro, ma  ognuno capisce col tempo qual è il metodo più adatto alle proprie esigenze.

Vediamo dunque cosa segnarsi nell'agenda e anche qualche metodo per come farlo.

Il lavoro

Penna Bic Quattro colori

Se usate una sola agenda vi consiglio caldamente di trovare un metodo per distinguere immediatamente quali sono gli impegni di lavoro dagli altri impegni. Per fare questo il metodo più semplice è usare una penna di colore diverso. Per non doversi portare in giro un astuccio il mio consiglio è di comprare una penna multicolore (penso che ve la possiate cavare con due euro). Io uso questa quattro colori della Bic con cui mi trovo benissimo.
Create il vostro codice colore, in base alle vostre esigenze. Vi lascio un esempio.

Nero: lavoro

Blu: casa, pulizie, pasti

Rosso: appuntamenti della famiglia

Verde: soldi, bollette

Un altro metodo per tenere gli appunti sul lavoro in bella vista è quello di dividere la pagina in quadrati e dedicarne uno per il lavoro.
Se poi avete delle cose da fare particolarmente importanti/urgenti potreste sottolineare, scriverle in stampatello, evidenziarle con un evidenziatore, piuttosto che un washi tape o un pallino adesivo che attiri l'attenzione.

La famiglia

Per tenere in mente gli impegni di tutti e non perdere niente di vista ci sono diversi metodi.

Codice colore: come prima ma questa volta ad ogni colore attribuiamo un membro della famiglia.

Calendario di famiglia: questo può essere utile per avere chiaro in mente quali sono le attività di tutti i componenti. Soprattutto per chi ha figli con molte attività pomeridiane o se viaggiate molto per lavoro.

Pallini adesivi: questo metodo è particolarmente indicato per coordinare i compiti in casa quando l'organizzazione è a quattro o più mani. Per ogni componente si sceglie un colore e usando i pallini si può distribuire le varie mansioni.

Oltre agli impegni possiamo usare l'agenda per scrivere frasi e ricordi della vita dei nostri cari. La felicità è fatta di piccole cose, bisogna saper cogliere questi momenti e perchè no, scriverli su carta perchè non vengano dimenticati.

Possiamo anche usare l'agenda per pianificare gite, uscite e attività da fare in famiglia. Chiedete ai vostri figli cosa vorrebbero fare tutti insieme e vi sorprenderanno le loro risposte. Raccogliete questi spunti per la prossima volta che avrete un po' di tempo, in modo da non sprecare tempo prezioso a farvi venire un'idea o cercare di organizzare qualcosa all'ultimo minuto.

I lavori domestici

Per quanto riguarda i lavori domestici, ci sono piu' cose che potrebbe essere utile segnarsi nell'agenda. Ecco alcuni spunti:

Le routine di pulizia: io ho delle liste settimanali e mensili, da cui depenno i vari compiti con una penna cancellabile, per poi ricominciare. Qui trovi le mie liste ed in quest'altro post qualche consiglio su come crearsi una propria routine per organizzare i lavori domestici.

I menù settimanali: pensare al menù della settimana in anticipo fa risparmiare soldi e tempo. Io lo preparo usando dei post-it riposizionabili, come ho descritto qui.

La contabilità: tenere un bilancio è una buona abitudine per capire dove vanno i soldi e per riuscire ad ottimizzare le proprie spese. A volte scrivere nero su bianco è l'unico modo per rendersi veramente conto di quanto spendiamo per certe cose. Qui avevo spiegato come faccio io il bilancio.

Le lavatrici: io uso dei post-it anche per organizzare le lavatrici. Io pianifico le lavatrici in base all'esigenza del momento, ma a volte ho proprio bisogno di vederlo scritto per ricordarmi che devo mettere su la lavatrice (soprattutto quando se ne sono accumulate un paio).

Oltre ai metodi di cui abbiamo già parlato prima, abbiamo visto che in questo caso spesso uso i post-it per pianificare sull'agenda i lavori domestici. Per alcuni compiti che si ripetono sempre uguali io uso anche i pallini adesivi o gli adesivi. Ad esempio per cose come: buttare la spazzatura oppure bagnare le piante. Preferisco usare un piccolo pallino di un colore preciso (che io so cosa voglia dire) invece di perdere tempo a scrivere ogni volta. Inoltre se usiamo un'agenda piccolina con poco spazio a disposizione, questa puo' essere una buona soluzione per risparmiare spazio. Esistono anche adesivi riposizionabilo e questi sono utili se ad esempio vogliamo fare un certo compito ma non è detto che lo faremo quel giorno preciso.

Spero di poter aver dato qualche spunto a chi è ancora scettico nei confronti delle agende, oppure a quelle persone che ne sono attirate ma non sanno bene come usarle. Per finire vi lascio i link ad altri tre post in cui ho parlato di agende:
1) nel primo ho spiegato come scegliere l'agenda;
2) nel secondo ho parlato un po' piu' nel dettaglio di quali sono le sezioni della mia agenda
3) nel terzo offro altri spunti di utilizzo dell'agenda.

Buona organizzazione a tutti!

Come organizzare usando i pallini adesivi

I pallini adesivi si trovano in cartoleria, al prezzo di uno o due euro, in confezioni contenenti piu’ fogli. Di solito sono di colori diversi e questo li rende degli ottimi alleati in casa per multipli usi.

Nell’agenda:

Possiamo dare un significato ad ogni colore e li possiamo usare per segnare molte cose senza aver bisogno di riscrivere ogni volta l’intera mansione. Ecco alcuni esempi:

pallino verde: dare acqua alle piante

pallino giallo: portare fuori la carta (da noi vengono a ritirarla)

pallino viola: palestra

Un uso diverso invece potrebbe essere quello di associare un colore ad ogni membro della famiglia e usare i pallini per aiutarci a visualizzare meglio le attività e coordinarle. Sulla stessa lunghezza d'onda si puo' creare una lista di piccoli compiti da far fare ai nostri bimbi in casa e usare i pallini dei loro colori preferiti per assegnare questi compiti

Io pero' non uso questi pallini solo sull'agenda, ed ecco qua 5 metodi alternativi per utilizzare i pallini adesivi.

Per segnare le bollette pagate

Alcune bollette o fatture mi arrivano ancora via posta in versione cartacea, ma io le pago via internet e quindi non ho nessuna forma di ricevuta (ho il file della banca, ma non li stampo mai). Quando archivio la bolletta metto un pallino colorato in alto a destra (facile da vedere quando sfoglio il raccoglitore) per segnare la bolletta come pagata.

                                                     Nella dispensa 

Avete presente quelle dispense organizzate con scatole carine e tutte uguali? Bello! ma poi come mi segno i tempi di cottura? La mia dispensa non è tutta carina, ma uso alcune confezioni per pasta e riso. Soprattutto quando la confezione originale è il preambolo per un disastro annunciato, come alcune confezioni di riso. Io ho risolto la questione usando un pallino per scrivere il tempo di cottura. Esteticamente è carino e non è difficile da togliere e sostituire.

In bagno

Per segnare quando ho aperto certi prodotti, soprattutto creme e trucchi. Scrivo su un pallino mese e anno e lo appiccico sul fondo. Ultimamente le creme hanno una data di scadenza ma per molte cose c'è ancora solo la segnalazione della durata in mesi (6M, 12M, 24M) dopo l'apertura della confezione e spesso è difficile ricordarsi quando abbiamo iniziato ad usare una cosa.

Contenitore 365+ di Ikea
Immagine tratta da www.ikea.it

In cucina

Quando preparo il pranzo da portare in ufficio mi capita di usare due contenitori uguali per me e mio marito (spesso i 365+ di Ikea). Altrettanto spesso pero' i contenuti sono leggermente diversi, magari lui ha piu' pasta e io ho piu' verdure. Nella mia pasta ci metto i capperi...e cosi' via. Un pallino puo' essere un metodo rapido per distinguerli.
Questa potrebbe essere una soluzione altrettanto pratica se avete fratelli o sorelle che litigano per le merendine. Io ho sempre diviso tutto con mia sorella e non abbiamo mai contato "quante ne hai mangiate tu e quan3te ne ho mangiate io", ma ho amici che litigavano spesso con i loro fratelli per queste cose. Mettere un bel pallino potrebbe aiutare a risolvere il  problema a priori.

Per distinguere regali simili

Avete presente quando volete fare dei pensierini a delle amiche e magari comprate lo stesso tipo di oggetto per tutte? Di solito pero' capita che uno sia piu' carino di un'altro o magari abbia una fantasia piu' adatta ad una persona. I pallini adesivi sono un modo discreto per distinguere i pacchetti, se ad esempio li usiamo per fermare il nastro. Io lo stesso principio l'ho usato con le bomboniere del matrimonio che avevano colori diversi. Sotto la scatola ho messo un pallino del colore corrispondente se sapevo che ci sarebbero state preferenze.

Altri usi dei pallini adesivi:
Per organizzare le calze

E voi usate questi pallini al di fuori dell'agenda?
Buona organizzazione a tutti!