Come organizzare un ufficio in una borsa

Non tutti si possono permettere uno spazio ufficio in casa. Io sono fortunata e ho una piccola scrivania, dove si trova il computer e dove posso riporre le cose di cancelleria e oggetti da ufficio. Per lavorare sulla mia agenda però preferisco il tavolo della cucina, che è più grande e comodo. La scrivania è infatti è per ragazzini (da seduta le gambe ci stanno appena) e praticamente tra schermo e tastiera del computer non c'è molto spazio per scrivere. 

Il mio ufficio portatile è comodo da trasportare grazie alle sue maniglie

Come mi sono organizzata per portare tutte le mie cose avanti e indietro sul tavolo della cucina?
Ho sfruttato un acquisto sbagliato. Avevo comprato un bag organizer, Uno di quei contenitori da borsa che servono ad organizzarne il contenuto. Ho capito che non faceva per me, ma per non lasciarlo inutilizzato l'ho trasformato in ufficio portatile. 

Questa può essere una soluzione ingegnosa per chi non ha spazio in casa per una scrivania o una cassettiera. Ovviamente non serve avere un bag organizer, ma potreste crearvi una scatola o un cestino adatto allo scopo. Il vantaggio del bag organizer è che è pieno di taschine, ma potreste creare divisori nella vostra scatola usando bicchieri porta penne e altre scatole più piccole e senza coperchio.

Dentro potete metterci tutto ciò che vi serve. Io lo uso principalmente per l'agenda, per cui ad esempio non ho messo la pinzatrice, ma ho la perforatrice per fare i singoli buchi ai fogli, che non è proprio un oggetto da ufficio così comune. A me piace avere un'agenda colorata ma non è che perdo tanto tempo a decorare, quindi nel mio ufficio portatile anche io ho adesivi, penne colorate e washi tape, ma tutto in misura relativamente piccola. Diciamo che uno dei vantaggi di avere un ufficio portatile è che siamo costretti a limitarci nella cancelleria, che per molte persone (me compresa) è una di quelle cose a cui è difficile resistere.

Cosa si trova dentro il mio ufficio in una borsa?
- Forbici e perforatrice a singolo buco
- Penne colorate e Bic quattro colori, per creare i miei codici colore.
- Post-it piccoli standard e alcuni decorati: sfrutto le taschine per tenerli in vista ma separati in modo che non si rovinino o vengano dimenticati. Uso molto i post-it nell'agenda perché mi permettono di fare liste e di spostarle di giorno in giorno o di settimana in settimana senza pasticciare l'agenda.
- Pallini adesivi che io uso per molteplici scopi e che nell"agenda mi servono a segnarmi alcuni compiti, come buttare la differenziata, annaffiare le piante, etc. senza dover perdere troppo tempo a riscrivere. Attacco un pallino e via.
- Adesivi: mi piacciono, ne ho un po' e li utilizzo per colorare un po' l'agenda, che  un po' di leggerezza fa sempre bene. Li ho divisi per tipo e infilati in tasche diverse
- Washi tape: li ho messi dentro una scatola di Ferrero Rocher, che ho messo sul fondo della borsa. In questo modo il bag organizer resta aperto e rigido e questo permette di vedere bene le tasche interne.

- Una calcolatrice: per fare il bilancio o per fare i conti della dieta

Volendo completare il proprio ufficio portatile uno potrebbe dotarsi di un vassoio dove tenere la nostra scatola/borsa insieme l'agenda o al portatile o al tablet, in modo da poter avere davvero un piccolo ufficio da poter spostare di stanza in stanza.

Avete anche voi creato un piccolo ufficio portatile? Cosa ci avete messo dentro?

Buona organizzazione a tutti!

Come organizzare: la posta

La quantità di posta che riceviamo è sempre notevole, anche se molto spesso è posta indesiderata (pubblicità e bollette...piuttosto che lettere e cartoline). La posta che scriviamo sta infatti diminuendo, sostituita da metodi di comunicazione piu' immediati, grazie ad internet e cellulari, che sono sempre di piu' alla portata di tutti.

Ciononostante la posta (sia in entrata che in uscita) c'è e va organizzata.

Posta in entrata

Ho già parlato di come la posta faccia parte della mia mia routine serale. Quando entro a casa con la posta, la appoggio momentaneamente in un raccoglitore all'ingresso. E' un'acquisizione recente, prima aprivo la posta sul bancone della cucina, adesso preferisco farlo qui, cosi' evito di intasare la cucina con volantini dei supermercati.

La posta indesiderata (pubblicità e cataloghi che non sfogliero' mai) viene subito gettata via, mentre tutto quello che richiede un'azione viene messo nella "stazione di smistamento posta". 

Non è altro che un porta documenti a due piani. Sopra metto tutto cio' che richiede un'azione "poco urgente": fogli da archiviare, cose da leggere, buoni sconto che vorro' prendere in considerazione (qui spiego come li organizzo, per averli sempre con me). 

Sotto invece tengo tutto cio' che è urgente o importante, altrimenti detto bollette da pagare. Le distinguo subito in modo che le bollette non vadano perse in mezzo altri fogli. Se ci sono altri documenti che richiedono azione urgente li sposto sotto, in modo da sapere che sono importanti.

Posta in uscita

Negli ultimi anni la maggior parte delle lettere che ho scritto erano per cose antipatiche, come richieste di rimborsi, ricorsi per bollette eccessive e cosi' via. Se già devo fare una cosa antipatica come scrivere una di queste lettere, la probabilità di rimandare la questione sarà piu' alta se già solo l'idea di trovare tutto il necessario mi fa passare la voglia. Per lungo tempo ho tenuto le buste a casaccio nella mia zona ufficio, sparse in qualche cassetto o raccoglitore. Ho notato come avere una "scatola per la posta in uscita" abbia reso tutto piu' semplice e abbia ridotto drasticamente il numero di buste stropicciate ed inutilizzabili perchè schiacciate da altre cose. 

Io ho semplicemente riciclato una scatola di cartone sufficientemente larga da tenere buste di diverse dimensioni (18x24x8). Dentro ci tengo tutte le buste (anche quelle enormi, le tengo piegate e amen...) e soprattutto una scorta di francobolli. Già perchè non c'è niente di peggio di avere tutto pronto e poi essere costretti ad andare in posta perchè ci manca il francobollo. Io acquisto sempre fogli da dieci cosi' sono a posto per un po'.

Infine non è detto che la posta sia solo antipatica, io ho un'altra scatola di dimensioni leggermente inferiori dove tengo una piccola scorta di biglietti di auguri per tutte le occasioni (compleanni, biglietti neutrali con belle foto, natalizi, etc). Vivendo all'estero mi piace sorprendere i miei familiari con dei biglietti, ma mi piace molto meno essere costretta ad uscire per comprarli. Quando sono in giro, lancio sempre un'occhiata all'espositore di biglietti e se trovo qualcosa di simpatico lo acquisto subito, anche se è "fuori stagione", nel senso che non ho un'occasione imminente per usarlo. Con questo non voglio consigliare a nessuno di riempirsi di biglietti che finiranno inutilizzati, io non ne accumulo mai piu' di quattro o cinque. Quando si avvicina un'occasione o semplicemente ho voglia di scrivere un pensiero, vado prima a guardare in questa scatola. Preferisco tenere i biglietti separati dalle altre buste, perchè so che senno' i biglietti finirebbero sul fondo e magari si sgualcirebbero o si confonderebbero con le buste e finirei per non vederli.

Spero di avervi dato qualche spunto per organizzare la vostra posta.

Buona organizzazione a tutti!

Come organizzare: l'ufficio al lavoro

Se avete uno spazio ufficio personale al vostro posto di lavoro è una buona norma cercare di tenerlo organizzato. Una scrivania nel caos puo' dare l'impressione sbagliata: che siamo disordinati, che non siamo efficienti e che abbiamo pile di lavoro arretrato.

Quali sono i segreti per tenere in ordine l'ufficio?

Mantenere le superfici piu' sgombre possibile ed imporsi l'abitudine di dare una sistemata prima di andare via. Come la sera preferite andare a coricarvi in un letto rifatto, la mattina la vostra mente sarà rinfrancata ad iniziare il lavoro in uno spazio ordinato.

Ordinare la scrivania è anche una questione igienica: piu' stipate sono le vostre scrivanie piu' è difficile spolverare per le donne delle pulizie e per voi.  

Come mantenere in ordine la scrivania ed essere piu' efficienti sul lavoro?

1) L'agenda: non serve ad ordinare l'ufficio, ma senza di lei sarei persa sul lavoro. Il mio lavoro richiede tantissima pianificazione ed ogni giorno spendo del tempo sulla mia agenda. Ogni sera prima di uscire controllo di aver fatto tutto e quello che dovro' fare il giorno seguente.

Se ancora non usate un'agenda al lavoro, fate una prova e vedrete come la vostra efficienza sul lavoro migliorerà notevolmente.

2)  Divisori per documenti: il vero segreto per liberare la scrivania dalle pile di fogli è utilizzare dei porta documenti ed utilizzare lo spazio in verticale. Questo sistema io non lo uso per archiviare, ma SOLO per ordinare i fogli sulla scrivania. Io utilizzo quattro divisori:

- carta da riciclare, che utilizzo per prendere appunti o fare schemi;

- appunti che voglio tenere a portata di mano;

- cose da leggere;

- cose da fare. Prima di uscire controllo il contenuto di questo portadocumenti e cerco sempre di svuotarlo.

Questi divisori erano già disponibili al lavoro, io ho solo aggiunto delle semplici etichette usando dei post-it (che come si vede farei meglio a fissare con dello scotch). Se non avete niente di simile a disposizione e (giustamente) non volete spendere i vostri soldi, potete ricavare qualcosa di simile ritagliando le scatole dei cereali e magari ricoprendole con della carta da pacco colorata.

3) La cancelleria: deve essere davvero limitata ed a portata di mano. Io tengo sempre la cucitrice, post-it, qualche penna ed evidenziatore. Io ho un cassetto sotto la scrivania, dove tengo cose che uso meno come graffette, i punti della cucitrice, riserve di post-it. Anche a me piace decorare l'agenda, usare penne colorate, etc. Queste cose pero' le riservo per la mia agenda di casa, al lavoro è bene essere organizzati ma non esagerare con lo stile "ho un astuccio che fa invidia a mia figlia che va alle elementari".

4) Post-it strategici: io uso questi post-it attaccati al computer per avere sotto gli occhi alcune informazioni importanti e che consulto spesso (numeri di telefono, indirizzi IP del e cose cosi'). Evito di riempire di post-it dapperttutto, farebbero confusione. Li uso anche per segnare cose urgenti, pero' piu' che attaccarli al computer, preferisco inserirli nell'agenda.

5) Il computer: cercate di mantenerlo ordinato, usando le cartelle per organizzare e non salvate tutto sul desktop (quanti desktop vedo completamente pieni di file e cartelle?). Immaginate che un giorno qualcuno debba recuperare un file dal vostro computer: riuscirebbe a trovarlo secondo un ragionamento logico? Date dei nomi sensati alle vostre cartelle ed ai vostri file. Per quanto a voi sembra di ritrovarvi nella vostra confusione... un computer ordinato puo' davvero rendervi piu' efficienti.

Ovviamente questi consigli sono abbastanza generali, ma voi potreste avere esigenze diverse dalle mie. Ad esempio non voglio entrare nel merito della personalizzazione del proprio spazio ufficio, io non ho messo nessuna foto, fiore, etc. E' vero pero' che io passo davvero poco tempo alla scrivania e quindi non lo sento poi cosi' come un posto completamente mio.

Spero vi possa essere stata utile e se avete delle domande, suggerimento, lasciatemi un commento.

Buona organizzazione a tutti!