Agenda a blocchi

Oggi vi parlo di un metodo di organizzazione che può essere utile per molte persone. Si tratta del sistema a blocchi, che consiste nella divisione della giornata in blocchi di tempo.

All'interno di ogni blocco si pianificano le proprie attività e l'idea è quella di cercare di creare una routine all'interno del blocco. Cosa vuol dire? Non si tratta di dire dalle 7 alle 7.30 colazione, 7.30-8.00 sistemare la cucina, etc. Conosco persone che si trovano bene con una pianificazione così dettagliata, ma io personalmente mi sentirei soffocare. Non riuscirei mai a starci dietro.

Per questo la pianificazione a blocchi mi sembra molto più fattibile. I blocchi sono degli intervalli di tempo di un paio di ore, un contenitore dove mettere tutte le attività di quella parte del giorno. 

Per capirci:

- la mattina prima di uscire di casa

- fino all'ora di pranzo

- primo pomeriggio

- tardo pomeriggio

- la sera

All'interno dei blocchi si può decidere che tipo di attività svolgere, cercando il più possibile di creare delle routine, ma senza darsi una vera e propria pianificazione di ogni minuto. L'idea è piuttosto quella di dire ho due ore prima che i bambini tornino da scuola, vediamo cosa riesco a fare di queste cose.

Le giornate non sono tutte uguali, magari il lunedì pomeriggio avete palestra, il mercoledì dovete portare vostro figlio a nuoto, il giovedì mattina non lavorate, gli orari non coincidono. E poi c'è sempre l'imprevisto dietro l'angolo, un po' di traffico, tuo figlio che ti dice che si era dimenticato di dirti che ha bisogno di quel materiale per il compito di arte di venerdì. Uno schema troppo restrittivo fallisce anche fin troppo facilmente e finisce che non lo si segue più. 

Se invece più o meno tutti i pomeriggi per un motivo o per un altro usciamo di casa, quello può essere un blocco che può contenere cose diverse ogni giorno, ma il blocco nella nostra testa resterà sempre lo stesso.

Qui vi faccio un esempio puramente esemplificativo, pensato per qualcuno che non lavora fuori casa e che ha figli in età scolare. Certi blocchi si adattano meglio a creare una routine vera e propria, come può essere la mattina prima di uscire (più o meno, le azioni si ripetono ogni giorno), o la sera tra cena e mettere i figli a letto. Altri invece possono essere dei contenitori più grandi in cui far confluire attività di tipo diverso nell'arco di una settimana. Però avere il blocco, ci può aiutare a livello mentale a dire, per esempio, le pulizie le faccio la mattina. Ogni giorno potrebbero essere cose diverse, ma so che più o meno quello è il tempo che dedico alla casa, in un certo senso anche questa diventa una routine.

Alcuni suggerimenti da seguire

Più che regole questi sono suggerimenti perchè questo è un metodo altamente adattabile alle proprie esigenze specifiche.

- creare blocchi di almeno due-tre ore: blocchi di un'ora sola non hanno senso. Se mi impongo di fare una lista di cose all'interno di un'ora è abbastanza probabile che finisca per pianificare anche troppo e non riuscire ad arrivare in fondo. L'unica eccezione è effettivamente quello che ho chiamato il "blocco prima di uscire" che in base alla collaborazione dei componenti della famiglia, può essere realistico dedicargli un'ora soltanto.

- usare un timer: è uno strumento che può essere utile per chi ha la tendenza a non rendersi conto del tempo che passa. Il timer aiuta a tenere il ritmo. 

- distinguere tra blocchi "rigidi" e blocchi "flessibili": non siamo macchine e non possiamo pensare che vada sempre tutto liscio. Ci vuole della flessibilità, ma non per tutto. Arrivare tutti a scuola o al lavoro in orario non è da mettere in discussione ogni giorno, mentre il blocco del pomeriggio potrebbe essere più flessibile. Tanto più se in questo blocco prevediamo anche delle uscite, lì la lista di cose da fare non dovrebbe essere troppo carica, per darci lo spazio a cambi di programma, imprevisti e voglie improvvise di fare una certa cosa.

- darsi delle regole "a blocchi": questo suggerimento è particolarmente interessante se state cercando di migliorare l'impiego del vostro tempo. Vi rendete conto che voi o i vostri figli guardate troppa tv? O siete sempre sul cellulare e spesso vi dite "oh ma è già l'ora di andare a prendere mio figlio?". Datevi delle regole del tipo la tv si guarda solo nel "primo pomeriggio" o "la sera". Il resto del tempo va spenta, neanche accenderla "per compagnia", piuttosto accendete la radio o mettete della musica. Il tipo di distrazione è completamente diverso. Stessa cosa per il cellulare, guardate instagram cinquanta volte al giorno? Decidete di rinunciare ai social media in alcuni blocchi. Proprio per il discorso di prima, non siamo macchine, è giusto concedersi dei momenti di relax, ma se vogliamo essere più produttivi è anche utile definire dei blocchi più rigidi, dove vogliamo rimanere davvero concentrati solo sulle cose da fare.

- tempo per sè e per la famiglia: questi tempi sono davvero importanti. Il tempo di qualità speso insieme è ciò che ci rende davvero una famiglia. Altrettanto importante è il tempo che dedichiamo noi stessi, che sia per rilassarci, leggere, dedicarci ad un hobby o all'attività fisica, non importa. Ma è fondamentale riuscire a trovare un momento per noi e quindi è bene prevedere un blocco dedicato anche a questo.

- il blocco del sonno: perchè scrivere un blocco per dormire? Dormire è fondamentale, per ricaricare il cervello e restare in buona salute. Lì per lì scriverlo può sembrare sciocco, ma è un messaggio visuale, che ci aiuta a tenere a mente che è bene non andare a letto troppo tardi.

L'agenda a blocchi

Se decidiamo di utilizzare questo metodo come è meglio organizzare l'agenda?

1) Creiamo uno schema a grandi linee

Come potrebbe essere quello che vi ho mostrato sopra. Cercate di essere relativamente generali nei termini. Tipo "pulizie", senza andare nei dettagli di cosa volete pulire, l'idea è che sia uno schema da declinare nelle singole giornate, dove poi le cose possono variare da un giorno all'altro. Questo schema iniziale ci serve per avere un'idea degli intervalli dei blocchi.

2) Dividiamo la pagina del giorno in blocchi

Possiamo usare delle semplici linee verticali e orizzontali. Possiamo usare evidenziatori o washi tape per rendere i blocchi colorati, se ci aiuta a visualizzare meglio la divisione in blocchi.

3) Teniamo traccia dell'impiego del tempo

Sopratutto all'inizio è davvero utile tenere traccia di come abbiamo effettivamente diviso la giornata. Siamo riusciti a fare quello che volevamo? Siamo stati all'interno dell'intervallo che avevamo definito? Questo ci aiuta a "limare" piano piano la nostra organizzazione.

Per tenere traccia potremmo usare uno schemino di questo tipo, con le ore del giorno da evidenziare secondo i colori dei nostri blocchi, questo ci può far capire se i nostri blocchi sono irrealistici negli intervalli che abbiamo definito. Un'alternativa ancora migliore è quella di non colorare in base ai blocchi, ma piuttosto in base al tempo che dedichiamo alle varie attività (pulizia, famiglia, lavoro, dormire, etc.). Questo metodo ci farà capire ancora meglio come si divide la nostra giornata, quanto tempo riusciamo a ritagliare per fare ogni cosa.

A chi si addice?

E' un metodo per tutti? Io lo uso?
Secondo me è un metodo utile per organizzare il funzionamento di una famiglia e delle mille cose da fare per tutti. I blocchi infatti potrebbero non coincidere per tutti quanti, allora meglio avere un'agenda di famiglia, divisa per i vari componenti (qui spiego l'idea, da adattare al metodo ai blocchi, come potrebbe essere l'esempio qui sotto).

Secondo me è un'idea molto vincente per i bambini. Loro hanno bisogno di regolarità e di routine. Perciò ad esempio è una buona idea che i compiti siano sempre fatti all'interno dello stesso blocco, come anche la doccia e la messa a letto.

Questo sistema può essere essenziale per chi lavora a turni. Queste persone hanno tutta la mia ammirazione e la loro routine è già fatta di blocchi che si spostano. Pertanto dovrebbe essere ancora più facile integrare il sistema anche per il resto del tempo.

E io? Io al momento non mi organizzo così perchè non ne sento il bisogno. Considerando che ho un blocco monolitico di tempo in cui sono al lavoro e non faccio altro (niente commissioni, niente parrucchiere o spesa), a cui si aggiunge un altro blocco enorme di tempo che passo sui mezzi pubblici. Non sento il bisogno di dividere in blocchi il resto della giornata. Per darvi un'idea questa sarebbe la mia giornata. I miei tempi di attività extra-lavorativa sono relativamente ristretti e sono già scanditi da routine, per cui non sento il bisogno di organizzarmi ulteriormente.

Però ho fatto un periodo di un paio di mesi a casa. In quel caso ho capito come il tempo possa veramente volare senza rendersene conto. Ho capito che allora le routine sono ancora più importanti (ve ne parlo qui, insieme ad altre cose che ho imparato della vita casalinga). Allora sì ho utilizzato i blocchi: la mattina mi dedicavo alle pulizie, all'attività sportiva, doccia e preparavo il pranzo per mezzogiorno in punto, ora in cui rientrava il marito. Dopo pranzo era un tempo più tranquillo, magari lavoravo al computer, facevo lavoretti di ordine e decluttering, mi dedicavo ai miei hobby. Quando rientrava mio marito alle cinque cercavamo di passare un po' di tempo insieme a chiaccherare, mentre anche lui faceva la sua attività sportiva, doccia, relax, io cominciavo a riattivarmi e sistemavo un po' e poi pensavamo alla cena. Dopo cena era il momento da dedicare a stare noi due insieme, rilassarci.

Certo poteva capitare che un giorno ci fosse qualcosa di diverso, ma la maggior parte del tempo questi erano i miei blocchi e li rispettavo. Difficilmente facevo la ginnastica il pomeriggio o appena svegliata mi mettevo subito al computer. Quando tutti mi chiedevano se mi stavo annoiando io dovevo ammettere che no, assolutamente. Mi hanno chiesto quante serie tv ho guardato e nessuno mi credeva quando rispondevo nessuna. Ho impiegato al massimo il mio tempo, ho fatto un sacco di cose e molto è dovuto a questa organizzazione.

E voi? Conoscevate questo metodo? Lo utilizzate?

Buona organizzazione a tutti!

La routine dell'agenda

Oggi vi vorrei parlare di una delle basi di chi usa l'agenda: crearsi una routine per la pianificazione. E' un concetto che ho ripetuto più volte qua e là nel blog, ma visto che in questo periodo ci stiamo occupando di agende mi è sembrata una buona idea parlarne un po' più in dettaglio.

Vi è mai capitato di cominciare un'agenda, pieni di entusiasmo e poi dimenticarvene per un paio di giorni, riprenderla in mano per una o due settimane, e poi basta? A me sì.

Ci sono moltissime agende che io ho smesso di usare. Secondo la mia esperienza ci sono due motivi principali:

- questa agenda specifica non risponde alle mie esigenze, non mi ci trovo completamente bene e non ho piacere ad usarla. La soluzione è cambiare metodo, provare cose diverse fino a trovare il metodo giusto. Quando io ho trovato l'agenda giusto sono riuscita ad usarla senza interruzioni.

- mi dimentico di guardarla e di scriverci dentro. Questo secondo punto è un po' la conseguenza del primo, ma non solo, è anche una questione di abitudine.

A me capitava spesso di smettere di usare l'agenda appena le giornate si facevano un po' più intense, caotiche, stressanti. Non avevo il tempo di pianificare e bastava saltare un paio di giorni per perdere l'abitudine.

Già perchè di abitudine si tratta. L'azione di pianificare, di scrivere nell'agenda deve essere legata ad una routine. Se un giorno l'agenda la guardo la mattina, il giorno dopo la sera,  un giorno la metto in borsa, il giorno dopo penso che non l'ho ancora aperta...sono sul divano e non ho voglia di andare fino all'ingresso. Queste sono le basi del fallimento dell'agenda.

Creare una routine di pianificazione

Ma come si fa? Come sempre: a tentativi. C'è chi ama pianificare la sera prima, chi appena sveglio, chi dopo moooolti caffè. Non importa quando è il vostro momento, ma è bene cercare di farlo tutti i giorni nello stesso modo. Quando eravamo bambini provavamo e provavamo a fare le cose finchè non imparavamo, ora non è poi così diverso.

A me piace pianificare la sera per il giorno dopo. In questo modo infatti non solo organizzo la giornata seguente, ma posso anche fare un punto su quella che si sta concludendo. Io infatti non solo pianfico, ma tengo anche una traccia di quello che è successo. Faccio un brevissimo diario e riempio i miei tracker settimanali (qui puoi vedere di che si tratta). Capita, eccome se capita di saltare un giorno o due, ma cerco sempre di recuperare il prima possibile. 

Quando si crea una routine non si tratta solo di quando, ma soprattutto di dove.

Se non abbiamo il necessario sottomano è facilissimo lasciar perdere. L'agenda dovrebbe essere in un posto di facile accesso e consultazione per quando ci serve utilizzarla. Se la guardate in casa, magari la mattina prima che gli altri si sveglino potrebbe essere il bancone della cucina, se come me preferite la sera potrebbe essere il comodino. Se l'agenda è sempre con voi, potrebbe stare in borsa e magari il vostro momento di pianificazione è mentre siete in metro.

Se usate penne, adesivi, etc. cercate di avere tutto a portata di mano. Se il materiale è troppo, fate una selezione con le cose che vi potrebbero servire più facilmente, in modo da portare con voi (in giro per casa o in borsa) solo il necessario. Usate un astuccio per le penne e i post-it e una piccola busta per gli adesivi. A fine settimana potete aggiornare la vostra selezione, adattandola alla settimana che vi aspetta.

La mia routine

Ho capito subito che io pianifico meglio la sera. Per il dove, ho invece provato diverse cose, di cui molte non hanno funzionato. Ho provato il tavolo della cucina, ma alla fine avevo talmente un bazar che faceva solo confusione. Ho provato la scrivania, ma la condividevo col marito e di nuovo se lasciavo tutto lì non era il massimo.

Ho provato a portarmele con me ed approfittare del tempo in treno. Per evitare di avere l'intera agenda, in una cartellina tenevo i due fogli relativi alla settimana in corso, una busta con un po' di adesivi e qualche penna colorata. Era una buona soluzione, ma la dimensione della cartellina (dovuta alla dimensione dell'agenda), richiede una borsa grande...e non sempre è una soluzione pratica. L'anno prossimo valuterò l'acquisto di un formato più piccolo, proprio per poter sfruttare al meglio questa opzione di pianificare in treno.

Al momento la soluzione migliore è tenere il mio materiale sul comodino: prima di dormire spendo cinque-dieci minuti a riempire la mia agenda. E' un bel modo di rilassarsi e riflettere sulla giornata conclusa. A volte dopo cena io e mio marito ci ritagliamo un momento per noi stessi, allora io prendo la mia agenda e mi metto sul divano, ma poi tutto ritorna in camera da letto.

Uso sempre il metodo della selezione nella cartellina. In questo modo non ho il comodino pieno di cancelleria. Nel weekend dedico un po' più di tempo alla mia agenda. Ci sono giorni infatti in cui non è che sto lì ad incollare adesivi a letto, scrivo le mie tre righe di diario e fine. La domenica per rilassarmi riprendo in mano l'agenda e rileggendo il diario posso riempire le informazioni che mancano della settimana passata e comincio a pianificare quella che viene, principalmente la lista di cose da fare, creare il nuovo tracker, etc. Inoltre approfitto di questo momento per cambiare eventualmente il contenuto della cartellina, così da avere sempre ciò che mi può servire.

Sono nove mesi che uso quest'agenda. Ho saltato dei giorni, ma ho sempre recuperato tutto, quindi evidentemente ho trovato il metodo giusto per me...almeno per questo periodo :)

E voi? Quando preferite pianificare?

Buona pianificazione a tutti!

Agenda fitness

Nota: i prodotti di cui vi parlo in questo post sono tutti stati acquistati da me. Nessuno mi ha mai pagato per fare pubblicità a nessuno dei prodotti/marchi che cito. 

Continuiamo a parlare di agende per il mese di Settembre. Questo mese tantissime persone riprendono anche la palestra o comunque un'attività fisica regolare.  Allora ho pensato di unire le due cose parlandovi dell'agenda fitness. Io non ho un'agenda dedicata, ma prendo appunti sulla mia agenda personale, che ho pensato di mostrarvi per potervi offrire qualche idea.

Io non sono una sportiva, anzi. Però cerco di tenermi attiva. Negli utlimi anni ho fatto dei periodi di vero e proprio allenamento serio, alternati a periodi di totale inattività (principalmente per motivi di salute) e a periodi di attività ridotta o saltuaria.

Mi piacerebbe fare delle attività di gruppo o andare in palestra, ma è totalmente impossibile a causa dei miei orari, dei miei spostamenti e al momento anche per dove vivo. Così in questi ultimi anni mi sono ritrovata a fare attività in casa, con i video di fitness. Non è male, il materiale non manca e la flessibilità totale è davvero preziosa. Devo dire che mi manca la competenza per sapere di fare le cose giusto, ma meglio così se l'alternativa è non fare niente. Poi io sono abbastanza costante, se mi ci metto riesco a mantenere il ritmo, non lascio perdere dopo due volte. Infatti sono riuscita a completare programmi di allenamento che possono durare anche un mese. Mi è capitato però di avere problemi fisici ed essere meno regolare, in quel caso scelgo diverse attività a corpo libero secondo le esigenze.

Sia che stia seguendo un programma preciso (che di solito forniscono degli schemi da stampare) sia che faccia attività meno regolare, mi piace sempre tenere traccia delle mie attività. Lo trovo molto utile per:

- valutare i risultati;

- mantenere alta la motivazione;

- valutare pro e contro di certe attività: mi spiego ci sono degli esercizi che non posso fare e se un video ha troppi movimenti di quel tipo, me lo segno in modo da non rifarlo o sapere già di dover fare cose alternative. Di solito mi alleno la sera appena tornata a casa dal lavoro, ci sono giorni che sono molto stanca e vorrei solo andare col pilota automatico, perciò preferisco evitare gli esercizi in cui devo fare troppa attenzione a fare continue modifiche.

Nella mia agenda (di cui vi ho parlato qui) ho dedicato una parte alle informazioni su salute, pasti e attività fisica. 

In questo periodo sto facendo un'attività più saltuaria, quindi non necessariamente ogni giorno ho da scrivere riguardo all'attività fisica. Quando devo scriverne, utilizzo degli adesivi (qui vi parlo perchè mi piace usare gli adesivi nell'agenda). Ho acquistato questo sticker roll a tema fitness di Me and My Big Ideas (la stessa marca dell'agenda).

Ogni giorno scrivo ciò che mangio. Non faccio più la pianificazione dei pasti (cosa che ho fatto per anni, ne ho parlato molto nel blog), però continuo a scrivere sempre ciò che mangio, perchè mi aiuta ad avere più consapevolezza sulla mia alimentazione. Tra gli adesivi c'erano anche quelli dedicati al menù, ma non li ho ancora usati, quindi non ho nessuna foto specifica.

Se ho qualche magagna a livello di salute, anche quello finisce qui. Infine se faccio attività vedete che utilizzo questi adesivi. Ci sono adesivi per i passi, per l'attività cardio e di resistenza/forza.

C'è poi un adesivo più grande per descrivere gli allenamenti in maggiore dettaglio. Di solito uso questi se devo aggiungere appunti/valutazioni. In bassoa destra si intreve l'adesivo del peso, ha una piccola bilancia e lo spazio bianco. Diciamo che ho preferito calare un velo pietoso e non fare una foto specifica al mio peso.

Ho anche fatto un altro acquisto un po' al buio: ho preso un pachetto dedicato al fitness nello stesso momento in cui avevo preso l'agenda. E' stato un po' un azzardo perchè ancora non sapevo come avrei utilizzato l'agenda. Il pacchetto conteneva diverse cose: dei divisori a tema, quattro mesi di visione mensile e settimanale dedicata a tenere traccia di allenamenti e risultati (se vi interessa vi posso mostrare nel dettaglio). Volevo solo mostrarvi questa pagina, come fonte di ispirazione, se volete creare qualcosa di simile. Questa è la visione settimanale in cui annotare alimentazioni (tra colazione, pranzo, cena e snack), allenamenti (nei quadrati grigi) e un tracker pere l'acqua bevuta. E' perfetto per un periodo in cui magari si segue un programma di fitness o dieta.

Io per il momento non l'ho utilizzato, perchè per vari motivi di natura fisica, questo non è il periodo giusto per fare un discorso di questo tipo. Ciononostante sono certa che mi ritornerà utile e lo utilizzerò con piacere.

E voi? Come tenete traccia dei vostri allenamenti e dei vostri progressi?

Buona organizzazione a tutti!

Quante agende avere?

Nota: i prodotti di cui vi parlo in questo post sono tutti stati acquistati da me. Nessuno mi ha mai pagato per fare pubblicità a nessuno dei prodotti/marchi che cito.

Parlando di agende questa è una questione da un millione di dollari. Meglio avere un'unica agenda che ci segue dappertutto (spesso ciccionissima) o avere più agende dedicate ai diversi aspetti della nostra vita, ma con il rischio di finire per usarle poco?

Meglio soli che mal accompagnati?

La mia risposta immediata sarebbe meglio avere un'unica agenda, in modo da poter avere tutto sempre sott'occhio ed evitare di non consultare l'agenda giusta quando serve. Ma io sono la prima ad avere più di un'agenda. E allora come la mettiamo? 

Il primo punto è capire a cosa ci serve questa agenda, quali sono le nostre esigenze. L'utilizzo di un'agenda è diverso tra uno studente, una mamma con tre figli che non ha un lavoro retribuito, una persona che lavora in un ufficio, una persona che ha un'attività su internet e lavora da casa.

In ogni caso per me la risposta è "avere una sola agenda" per quello che riguarda:

- il calendario

- il planner del giorno/settimana/mese

- le liste di cose da fare

Secondo me è fondamentale che tutte le cose che sono appuntamenti, ricorrenze, cose da fare e non dimenticare, siano tutte nello stesso luogo. Questa è quella che io chiamo la mia agenda personale, il luogo dove raccolgo tutte le informazioni per la mia organizzazione personale. Più agende abbiamo più è alto il rischio di scrivere un'informazione su una e non riportarla sull'altra (questo vale anche per il cellulare). 

Nel caso optiamo per un'unica agenda, possiamo scegliere di avere delle sezioni dedicate per pianificare attività diverse, usando dei divisori per tenerle ben separate. Se le dimensioni dell'agenda diventano troppo importanti e il rischio di scoppio è imminente, una buona idea è quella di tenere solo una parte del calendario. Io tenevo circa 3 mesi di calendario/visione settimanale, quando usavo un'unica agenda.

L'agenda del lavoro

Ma come la mettiamo con il lavoro? Vogliamo avere tutto nello stessa pagina?

Dipende da voi, dal tipo di lavoro che fate, dalla quantità di appunti che il lavoro vi richiede. Lavorate part-time e quindi magari le vostre giornate sono spezzate tra il tempo in ufficio e il resto della giornata?

Io ho un'agenda specifica al lavoro, che resta al lavoro e che utilizzo solo per segnare le cose da fare e gli appuntamenti di lavoro. Non ho lavoro che porto a casa o cose che devo fare fuori dal luogo di lavoro, una volta che esco la mia giornata di lavoro è conclusa. Il mio consiglio è di avere un'agenda specifica per il lavoro, soprattutto nei casi in cui:

- lavorate a tempo pieno o quasi, fuori casa

- il vostro lavoro richiede lunghe liste di cose da fare

- l'agenda resta sempre al lavoro

Potrebbe essere invece utile avere un'unica agenda in cui segnare tutte le cose lavorative e non, magari usando colori diversi (il metodo del color coding e altri metodi di organizzazione, li trovate qui) nei seguenti casi:

- il vostro lavoro vi fa girare come una trottola? Andate a mille appuntamenti e magari sulla via vi fermate anche a fare altre commissioni, perchè magari dovete incastrare anche tutti gli spostamenti per le varie attività dei vostri figli?

- lavorate a casa e quindi non c'è sempre una netta separazione dei vostri tempi, tra rispondere alle mail, far partire la lavatrice, scegliere le foto per il sito e preparare il pranzo.

- lavorate part-time e quindi è più semplice dividere gli spazi nell'agenda senza creare confusione.

Qualsiasi sia la vostra scelta la regola fondamentale è tenere insieme tutte le informazioni dello stesso tipo insieme. Lavoro con il lavoro, personali con le cose personali. Il rischio enorme è di farsi sfuggire qualcosa.

Le mille e un'agenda

Ci sono persone che preferiscono avere delle agende specifiche per ogni cosa: il diario, il giornale della gratitudine, l'agenda fitness o della dieta, l'agenda per il blog (qui potete trovare altre idee). Ho molta ammirazione per chi riesce a usare con costanza diverse agende.

Io mi trovo meglio ad avere tutto nello stesso posto (anche se ammetto ci siano delle eccezioni, vedi sotto). La mia agenda personale (una Happy Planner, ne ho parlato qui) mi permette di avere tutto nello stesso posto: appuntamenti, cose da fare, dieta e salute e anche il diario.

Un'altra buona alternativa per tenere tutto insieme è il bullet journal (ne parlo qui): essendo totalmente personalizzabile possiamo dedicare delle pagine per raccogliere informazioni di tipo diverso.

Le agende tecnologiche

Ci sono molte app per cellulari, tablet e computer (ne ho parlato qui). Io preferisco la carta quindi per me l'agenda è cartacea, ma uso comunque questi strumenti, perchè li trovo molto utili per certe cose specifiche. Utilissime nel caso del lavoro. Ancora una volta però la cosa più importante è che tutte le informazioni del tipo appuntamenti e cose da non dimenticare siano in un unico posto, quello che consultate. Se usate un'agenda cartacea ma non l'avete sempre con voi, il cellulare torna utilissimo, ma è fondamentale non dimenticare di riportarlo sull'agenda.

Se non volete correre il rischio o semplicemente lo trovate più pratico, potreste scegliere di segnare sempre tutti gli appuntamenti o cose fondamentali da non dimenticare sul cellulare. Questo ha infatti un vantaggio che nessuna agenda potrà mai avere, potete impostare un allarme.

Io infatti lo uso per segnare appuntamenti medici e compleanni importanti che non voglio assolutamente dimenticare. E per il lavoro uso Microsoft Outlook (qui spiegato in dettaglio).

Conclusione

Quindi meglio un'agenda o più? Non abbiate paura di sbagliare. Io ho provato cose diverse, sono tornata sui miei passi più volte. L'importante è trovare il nostro equilibrio che ci permette di essere organizzati senza perdere informazioni fondamentali. Questa è l'unica cosa che conta.

Se siete alle prime armi, meglio partire da un sistema semplice con un'unica agenda. Nonostante io sia fermamente convinta che sia la soluzione migliore, dopo anni ed anni di utilizzo di agende io ho trovato il mio equilibrio con quattro agende:

- l'agenda personale che vi ho mostrato nella foto sopra

- l'agenda al lavoro: uso Outlook sul computer per segnare appuntamenti e cose da fare nel futuro, ma ho anche un bullet journal sulla scrivania per la lista pratica di cose da fare per il giorno e il giorno seguente, ma che mi serve anche per appunti o calcoli volanti. Uso una pagina al giorno e mi è utile averlo cartaceo perchè a volte torno a guardare come ho fatto certi tipi di calcoli/ragionamenti.

- l'agenda per il blog: un'altro bullet journal che uso esclusivamente per raccogliere idee e organizzare i post (ne ho parlato qua).

- l'agenda di casa: una volta era la mia agenda personale, ma l'ho sempre sfruttata poco nella parte dedicata all'organizzazione personale (appuntamenti, cose da fare, etc). Invece è per me il luogo dove ho tutte le informazioni riguardo alla casa, password, contatti, etc. E' il luogo dove so sempre facilmente dove cercare questo tipo di informazioni. L'ho organizzata in ordine alfabetico (qui vi mostro come), anche se vorrei fare una sua riorganizzazione perchè ci sono delle parti che non uso più.

Anche se le agende sono quattro, di fatto le uniche che uso veramente ogni giorno sono quella personale e quella del lavoro. Quella per il blog è più una raccoglitore di idee, la uso solo quando mi serve e infine l'ultima è più di ogni altra cosa un'agenda di consultazione.

E voi? Quante agende avete? Vi spaventa averne più di una?

Buona organizzazione a tutti!

Agenda per negati con gli adesivi

Nota: i prodotti di cui vi parlo in questo post sono tutti stati acquistati da me. Nessuno mi ha mai pagato per fare pubblicità a nessuno dei prodotti/marchi che cito. 

Lo dico spesso e non è falsa modestia: io sono negata per disegnare, ma anche scrivere dritto o centrato è un bel problema. Ho usato per anni solo una penna Bic quattro colori per scrivere nell'agenda. La mia agenda era puramente funzionale e una volta finita buttavo via tutto o quasi (qui vi parlo di come archiviare l'agenda a fine anno).

Quest'anno ho scelto invece un'agenda allegra e colorata che mi ha fatto scoprire il piacere di usarla non solo come ogetto di organizzazione, ma anche come agenda dei ricordi (si chiama Happy Planner e ne parlo qui). Quando l'ho acquistata ci ho messo circa un mesetto per capire come volevo usarla esattamente. Subito ho capito che se volevo che questa agenda fosse un ricordo da conservare, dovevo fare qualcosa per migliorare l'estetica di ciò che scrivevo. Migliorare l'estetica ma non perdere più tempo....perchè è pur sempre un'agenda e io non ho tempo da perdere.

Mi sono procurata degli adesivi, della stessa marca dell'agenda (Me & My Big Ideas). La mia è stata una scelta, ho preferito spendere soldi che tempo. Se fossi brava e avessi tempo, sarebbe un'altra storia.

All'inizio le mie pagine erano più o meno tutte così. Piccole liste di cose da fare con quadrati sbilenchi, qualche disegno, come il meteo...ma diciamocelo qui vi mostro la nuvoletta....se vedeste il sole ridereste di me. E infatti mi sono procurata gli adesivi con il meteo :D

Ma guardate la differenza tra sopra e sotto. Ho sempre mangiato con Giulia e la mia scrittura lascia sempre a desiderare...ma almeno sotto l'attenzione è attirata dagli adesivi colorati (i portafortuna perchè quel giorno faceva un colloquio).

Adesivi anche per le liste

Anche le mie liste sono migliorate molto. Il contenuto non varia (ahimè), ma nella forma sono molto più carine da vedere. Quindi anche se una parte dell'agenda mi serve per l'organizzazione, cerco di dargli una bella forma, perchè vorrei che questa fosse un'agenda da conservare. E non solo, mi rendo conto che essendo bella l'agenda la uso più volentieri. Molto più volentieri, è il primo anno che non ho avuto nessuna "caduta nell'oblio", l'ho usata con costanza tutto l'anno.

Come vedete non segno solo le cose da fare, ma anche cose successe, film o serie tv che guardiamo. Un vero e proprio racconto delle mie giornate. E se posso farlo con gli adesivi tanto meglio. Immaginate se nel riquadro qui sopra ci fosse scritto solo "bbq al lago" senza gli adesivi non farebbe lo stesso effetto.

Idem qui sopra, sono stata alla mostra di Harry Potter a Milano e poi il venerdì siamo stati in giro, certo potevo scrivere queste cose in una lista a pallini, ma con questi adesivi di riquadri l'effetto è molto più carino.

La lista di cose già fatte

Io nell'agenda segno in anticipo appuntamenti, eventi, cose così e se non sono sicuri li scrivo prima sui post-it (qui ne descrivo usi e vantaggi). Spesso più che le liste di cose da fare sul singolo giorno io scrivo le liste di cose fatte. Già perchè a parte durante il weekend, difficilmente so già in anticipo che il martedì avrò il tempo (e la voglia) per pagare le bollette.... La mia lista di cose da fare la intendo più a livello di settimana e infatti la scrivo a lato, sulla parte sinistra della mia visione settimanale (in verde nella fotto sotto).

Io non sono una che ogni giorno si scrive "preparare il pranzo, buttare la spazzatura, lavarsi i capelli, svuotare la lavastoviglie". Sono tutte cose che faccio in automatico, non sento nessun bisogno di scriverle.

Invece segno le cose fatte di cui voglio tenere traccia: tipo ho già pagato le bollette, ho dato acqua alle piante, ho fatto un ordine online, in modo da sapere quando è l'ultima volta che l'ho fatto o quando dovrebbe arrivare il pacco. Proprio a proposito delle pulizie di casa, trovo che questo metodo sia molto utile (qui puoi leggerne più in dettaglio)

I giorni vuoti

E nei giorni in cui non ho fatto niente di questo tipo? La maggior parte del tempo io parto alle sette di mattina e torno alle sette di sera, quando qui è tutto già chiuso quindi niente commissioni o "vado a prendere il pane". Arrivo a casa e più o meno la routine è questa: cena, preparazione di pranzo e cena del giorno dopo, sparecchio, lavastoviglie, un poco di ordine, doccia, tv o skype, lettura. In giornate così dovrei scrivere che ho lavorato e basta....tristezza! Allora gli adesivi mi aiutano anche qui.

Decorazione ma funzionale

A parte rare eccezioni, come le rose qui sopra che in effetti erano puramente decorative, io preferisco adesivi che mi dicano qualcosa. Nella foto sotto mi ero arrabbiata tantissimo perchè il mio computer si era bloccato e non funzionava più.

Sono stata molto felice di trovare degli adesivi dedicati ai lavori di casa (sono dei sticker roll, della Me & My Big Ideas, la stessa marca della Happy Planner). A volte non ha nemmeno senso fare una lista a punti se devo scrivere solo una o due cose e preferisco usare gli adesivi.

Se cominciate a fare ricerche sull'utilizzo degli adesivi nell'agenda, troverete tantissimo materiale (youtube, pinterest, etc). Nella maggior parte dei casi però sono persone che prima decorano la loro visione settimanale con gli adesivi (solitamente a tema) per renderla carina per poi usarla e scriverci quello che serve. Spesso e volentieri alla fine della fase di decorazione, lo spazio è talmente scarso che le cose da fare rischiano di perdersi tra animaletti pucciosi e washi tape.

Nessuna critica, ognuno fa come gli garba, perchè l'organizzazione deve sempre adattarsi alle proprie esigenze. Sono delle pagine bellissime, però con un'agenda così io sarei persa. Quindi nel mio caso, adesivi sì, ma comunque funzionali. Migliorano l'estetica dei miei appunti, ma non tolgono niente al loro contenuto.

Conclusione

Forse questa sarà la prima agenda che non butterò via, perchè è quasi un racconto di quello che è successo quest'anno. Inoltre mi sono stupita di come sia riuscita ad usarla con costanza per tutto l'anno. Sono convinta che sia dovuto anche al fatto che mi piace scriverci dentro e guardarla. Il momento in cui scrivo è un attimo di puro relax e non necessita più di cinque minuti al giorno (ho tutta un'organizzazione del materiale, magari se interessa ne parlo un'altra volta). Se invece vorreste più informazioni sugli adesivi, lasciatemi un commento.

Buona organizzazione a tutti!

Pillole di agenda: i tracker settimanali

Nota: i prodotti di cui vi parlo in questo post sono tutti stati acquistati da me. Nessuno mi ha mai pagato per fare pubblicità a nessuno dei prodotti/marchi che cito.

Bentornato Settembre!!

A me Settembre piace: intanto adoro l'autunno, ma poi Settembre è sempre sinonimo di nuovi inizi. Finite le vacanze, ricomincia il ritmo scandito dell'anno, la scuola, il lavoro, le lezioni.

Settembre = agenda!

Molte persone ricominciano ad usare l'agenda. Io quest'anno sono stupita di me stessa: a differenza degli anni scorsi, non ho mai smesso di usare l'agenda. Evidentemente ho finalmente trovato il formato che fa per me (lo dico sempre che se qualcosa non funziona, non bisogna per forza arrendersi ma cambiare metodo). Io ho trovato il mio metodo nell'agenda Happy Planner (qui trovi la descrizione completa). La adoro perchè:

- ha una struttura: ho provato il bullet journal dove si ha piena libertà di creare la struttura che si vuole e di cambiarla di continuo. Ma io sono una pippa a scrivere e disegnare e la mia agenda era talmente brutta che mi deprimeva usarla (invece sul lavoro funziona, perchè lì deve essere solo funzionale.

- pur avendo una struttura ho piena libertà per come gestirla (3 grandi spazi bianchi per ogni giorno, niente orari o mattino, pomeriggio, sera già definiti)

- c'è spazio a sufficienza per farne sia un'agenda per organizzare che un'agenda dei ricordi.

Allora questo mese vorrei dedicarlo a creare dei post su come uso l'agenda, con tanti piccoli spunti che vi possano ispirare.

Tracker settimanali

Partiamo da un'idea che io ho scoperto proprio con il bullet journal: i tracker. Sono degli schemini dove si tiene traccia di ciò che si vuole: abitudini, cose da fare, appunti sulla salute. Ciò che si preferisce. La forma più tradizionale è quella mensile, dove si segnano i giorni del mese come colonne, mentre le righe sono le cose che si vuole tracciare. Ogni volta che facciamo quella data azione oppure succede quella cosa si mette una croce o si colora il quadratino. Esistono anche versioni più decorative, in cui si può creare un disegno come un'albero con 30 foglie, che vengono colorate man mano...ma figuriamoci. Io sono una pippa anche a fare la tabella coi quadratini.

Uno dei miei grossi problemi con il bullet journal (qui puoi leggere i 3 motivi per cui fallisce sempre) è che non riesco a ricordarmi ogni giorno di dover sfogliare le pagine per riempire le varie informazioni. Non riuscivo mai a mettere tutto nella stessa pagina, così magari le cose da fare della settimana e i tracker erano su una pagina, poi su altre pagine avevo le liste di ogni giorno (o anche due-tre giorni insieme). Morale della favola i miei tracker erano più vuoti che pieni e per pura dimenticanza.

In quest'agenda ho una visione settimanale e a sinistra un bello spazio libero per note, la lista delle cose da fare in settimana, etc. Così ho tutto sott'occhio e niente si perde

In questo spazio ho deciso di inserire dei tracker settimanali. Invece di segnare le cose per un mese, riempio gli appunti solo di quei sette giorni e dato che è sempre in vista, non mi dimentico più. Di settimana in settimana decido cosa tenere traccia (non tutte le settimane sono uguali) e poi uso una piccola legenda (che non è presente nelle foto, per questioni di privacy).

Non mentivo quando dicevo che sono una pippa. Ho provato a disegnare io la tabellina dal nulla e non era un granchè, così sto sfruttando questi adesivi, che non stavo usando molto.

Per chi fosse curioso, questi adesivi fanno parte degli sticker roll "checklist" (sempre della Happy Planner), qui sotto la foto del set completo.

Idee per i tracker

Non vi ho detto cosa ho segnato io, soltanto perchè alcune cose sono un po' imbarazzanti da spiattellare sulla pubblica piazza, ma mica vi lascio senza idee. Ecco alcune delle cose che segno io, più altre cose che vi possono ispirare.

Personali:

io segno l'umore con colori diversi (usando i colori delle emozioni del film Pixar Inside Out), ho dedicato del tempo al mio hobby, alle persone, ho meditato, ho letto, non ho usato i social media, ho dedicato tempo alla cura del mio corpo, etc.

Salute:

Mal di testa, mal di pancia, mali di vario genere, ciclo, ho preso la medicina?, la regolarità dell'intestino, se magari cercate la cicogna volete tenere traccia di rapporti, temperatura basale, non ho bevuto alcolici, non ho fumato,...

Fitness:

ho fatto attività fisica, ho fatto almeno diecimila passi, non ho mangiato dolci,  etc... 

Contabilità:

Ho fatto acquisti, ho mangiato fuori, mi sono portata da casa il pranzo al lavoro etc.

Pulizie

Pavimenti, bagni, decluttering, etc.

Questi vogliono essere solo alcuni spunti. Possono sembrare molto stupidi per certi versi, ma se uno si impone un obiettivo è molto utile avere una gratificazione, una conferma visiva dei propri sforzi. A me è servito moltissimo quando facevo attività fisica per perdere peso. Ma non importa quale sia il vostro obiettivo, credo che possa essere altrettanto importante se ad esempio uno vuole smettere di fumare o spendere meno, ma anche se uno vuole solo imparare ad essere più ordinato, più informato, più bravo a cucinare...qualsiasi cosa!

Mi sono tornati molto utili anche in un periodo in cui avevo un sacco di magagne a livello di salute e poi dovevo riferire al medico la frequenza di certi sintomi.

A volte non è nemmeno per questioni così importanti, ma pura curiosità. Vi faccio un esempio: ho fatto un periodo con i capelli che sembravano paglia. Ho provato diversi shampoo e balsamo e per un po' ho segnato ogni quanto lavavo i capelli e con quale shampoo. Così ho capito che effettivamente avevo problemi con un certo tipo di combinazione che rendeva i capelli subito sporchi. Forse penserete che potevo anche arrivarci da sola, ma con le mille cose che avevo in testa quel periodo, a mala pena sarei stata capace di dire cosa avevo mangiato a pranzo...

Conclusione

Quindi sì per me i tracker sono utili e infatti li ho usati tutto l'anno. Però li trovo ancora più utili sul breve periodo della settimana. Non tutte le settimane sono uguali e come dico sempre l'organizzazione deve adattarsi alle nostre esigenze del periodo. Sono uno strumento molto versatile e flessibile. Io non cambio solo cosa segno ma anche come lo segno.

I tracker infatti non sono fatti solo per essere riempiti con una x o un quadratino colorato. Sfruttateli al massimo, usando anche combinazioni di colori, trame diverse o scriveteci sopra. Per dire che una cosa è forte o minima io coloro il quadrato completamente oppure a righe. Se ho mal di testa, a volte scrivo i numeri da 1 a 5 per dire quanto è forte. Insomma sono uno strumento molto utile, decisamente da sfruttare.

E voi li usate? Avete altre idee da condividere?

Buona organizzazione a tutti!