Consigli da altre Nate disorganizzate: Attività di Microsoft Outlook

Oggi vi propongo un nuovo articolo della serie che si chiama "(Dis)Organizziamoci! Consigli da altre Nate disorganizzate",  in cui altre "Nate disorganizzate" possono condividere qui le loro idee di organizzazione. Oggi è il turno di Elisa Flora Bezze, che ci parla della sua organizzazione e dell'importanza di dare delle priorità e di uno strumento particolarmente utile per l'organizzazione sul lavoro (che giusto per chiarezza non ci pagano per parlarne).

Elisa come tanti di noi tu parti da una lista di cose da fare?

Sì quello è il consiglio che danno tutti, ma poi pochi spiegano come rendere questa lista uno strumento di lavoro invece che una fonte di frustrazione. Ogni giorno nel lavoro o a casa possono sopraggiungere cose che chiamiamo imprevisti, ma che sono parte naturale di una giornata di vita vera e pertanto andrebbero messi in conto. Quindi, a mio parere, la parte fondamentale della pianificazione non è tanto la lista, che è il punto di partenza, ma il fatto di definire la priorità di ogni singola voce in lista, ed essere in grado di rivedere la priorità strada facendo. In questo modo riusciamo a gestire in modo migliore anche gli eventi che non avevamo programmato, ma che possono far parte della giornata.

Un ottimo consiglio, ci puoi fare qualche esempio pratico? Lavoro in un'azienda che costruisce macchinari industriali. Ho mansioni varie: mi occupo del marketing, faccio da assistente al responsabile commerciale e  gestisco contatti con i clienti esteri per i pezzi di ricambio incluse le spedizioni. Il fatto di dover riprogrammare molte attività fa parte della mia quotidianità – ad esempio stamattina avevo intenzione di occuparmi del testo di una brochure non urgente, ho rimandato questo compito al pomeriggio perché sono sopraggiunti ordini per pezzi di ricambio, dopodichè ho rinviato a un altro giorno perché il pomeriggio mi sono dovuta occupare di un'altra urgenza ancora. Si tratta di attività che non posso definire imprevisti, nel senso che fanno parte del mio lavoro anche se inizialmente avevo pianificato di occuparmi di altro.

Errori e dimenticanze mi sembrano dietro l'angolo, come si possono evitare o minimizzare quando si svolge un lavoro con tante attività diverse?
L'azienda ci mette a disposizione Microsoft Outlook per la gestione della posta elettronica. Molti conoscono anche la sua funzione Calendario, ma pochi utilizzano appieno lo strumento Attività, che io utilizzo per riuscire a far fronte a tutti questi "imprevisti più o meno ordinari" senza mai dimenticare alcuna attività da svolgere (purchè io l'abbia inserita!). Vorrei condividere con voi il mio metodo per l'utilizzo dello strumento Attività di Microsoft Outlook, utilissimo quando il vostro lavoro o la vostra gestione della casa non comporta appuntamenti in orari specifici (in tal caso è utile lo strumento Calendario) ma piuttosto una serie di attività da svolgere a seconda della loro urgenza e importanza. Esistono molte altre app (qui puoi leggere di altre app per organizzare) e questo vuole solo essere un esempio. Quello che vorrei condividere è l'approccio, che può essere applicato anche in altri contesti e con altri software o app.

Ci potresti spiegare come procedi? Ad esempio come organizzi una giornata lavorativa? Volentieri. A grandi linee la mia organizzazione al lavoro si svolge così: 

1) Ogni volta che c'è una nuova cosa da fare e non posso occuparmene subito, la segno. Potete avere una lista delle cose da fare GENERALE e una lista delle cose da fare IN UNA DATA SPECIFICA (oggi, domani, verso inizio luglio, etc...). Al lavoro ho delle visualizzazioni in outlook che mi permettono di vedere la lista che mi interessa in questo momento: oggi, lista generale, lista delle attività da fare senza una scadenza specifica. La mia giornata parte sulla schermata della visualizzazione di oggi, dove vedo le attività a cui in precedenza ho impostato la data di oggi come scadenza. A seconda del vostro lavoro potrebbe esservi utile raggruppare compiti simili.

Le schermate che corredano questo articolo contengono elenchi di attività verosimili, ma fittizie. Nella visualizzazione Elenco Da Fare di Outlook compaiono tutte le attività, raggruppate a seconda della scadenza assegnata

2) Al mattino (o meglio la sera prima) scegliere 3 attività che tassativamente devono essere fatte entro la giornata e quindi partire da quelle a mente fresca, quando è più facile mantenere la piena concentrazione. Tassativamente significa attività che non dovrebbero essere rimandate, a meno che non ci sia una vera e propria emergenza. Ho indicato 3 attività ma in realtà il numero dipende anche dal tempo che comportano, potrebbero infatti essere 1 o 5 o 10, ciò che conta è definire cosa veramente va fatto oggi, per cui se anche dovesse sopraggiungere un'attività più urgente fra cinque minuti, avrei comunque sott'occhio quali attività non vanno rinviate al giorno seguente. Se oggi non ho attività che hanno oggi come scadenza tassativa, sceglierò comunque le attività più importanti della lista.

In questo esempio vediamo come si presenta la visualizzazione "Oggi" in cui all'inizio di una giornata lavorativa verifico tutte le attività che avevo precedentemente impostato con scadenza oggi. Le attività con priorità alta dovrebbero essere svolte nella giornata, le altre possono eventualmente essere rimandate

3) Man mano che le attività vengono svolte le depenno con la casellina di spunta, prima di passare alle altre, sempre seguendo l'ordine di priorità. Come dicevo in precedenza, le giornate sono fatte anche (a volte soprattutto) di attività che sopraggiungono durante la giornata stessa, che possono essere più o meno urgenti, quindi ogni riga in elenco sale o scende di priorità. E' per questo che trovo questo strumento particolarmente utile per:
- non dimenticare di terminare lavori interrotti quando sopraggiunge una richiesta a cui far fronte immediatamente;
- avere sempre presenti le attività importanti anche quando non sono urgenti. 

Da questo punto di vista trovo particolarmente utile la funzione attività di Outlook. Quando utilizzavo un'agenda cartacea, per cambiare la priorità dovevo fare segni, cancellazioni, evidenziazioni e cose simili. Il rischio è di creare confusione. Inoltre ci mettevo molto tempo anche solo per ricopiare le attività rimandate, per cui ho subito capito che non era un metodo adatto a me. Dopo un primo periodo di assestamento con un nuovo metodo, organizzarsi deve aiutare ad essere più produttivi, non meno produttivi. Da questo punto di vista poco importa quale programma o app utilizziamo, ciò che è davvero importante è il concetto di dare priorità alle attività della nostra lista e modificarle a mano a mano che sopraggiungono altre cose da fare. 

Per curiosità ci mostri come si è poi svolta la tua giornata esempio?

Certo, questo esempio mostra come una serie di attività urgenti sono emerse nel corso della mattinata e sono state portate a termine.

Al termine della giornata lavorativa sono state completate tutte le attività che non potevano essere rinviate. Le altre attività non rischiano di finire "nel dimenticatoio" perchè rimangono in elenco. Spostarne la scadenza al giorno successivo prima di lasciare l'ufficio mi permette di preparare la giornata seguente ad una partenza con il piede giusto.

Mi sembra davvero un ottimo metodo. Quale potresti dire sia il vantaggio principale?

Mi sento più sicura nella gestione del mio lavoro. Fintanto che mantengo la "pignoleria" di inserire le cose da fare, ho la certezza di non dimenticare nulla. Ogni attività che richieda più di pochi minuti viene inserita in elenco in modo da non dimenticarla. Stendere solamente una lista può creare un grande stress  al pensiero di "TUTTE le cose che sono ancora da fare!", ma se impostiamo importanze e priorità ci poniamo nelle condizioni di affrontare la lista con maggiore efficienza. Questo metodo, oltre che permettermi di essere precisa e puntuale nelle scadenze, mi aiuta enormemente a gestire lo stress.

Elisa ti ringrazio davvero a nome di tutti per avere condiviso con noi la tua esperienza e i tuoi consigli.

Buona organizzazione a tutti!

Planner annuale delle spese da stampare

Vi è mai capitato di dimenticare che in un certo mese sarebbe arrivata da pagare una certa bolletta? A me è successo il mese scorso: a luglio si sono concentrate un bel po' di bollette annuali o semestrali. Non è stata una bella sorpresa...e nonostante io tenga conto di tutte le spese annuali quando faccio i miei conti, mi era sfuggito il fatto che sarebbero arrivate tutte insieme. 

Se siete interessati vi lascio i link di quando ho spiegato:
- come faccio il bilancio e tengo conto delle spese
- come organizzo lo stipendio per evitare di avere brutte sorprese

Quello che vi propongo dunque è un planner da stampare in cui poter segnare in quale mese andremo a pagare/rinnovare/fare tutto cio' che riguarda bollette, scadenze, tasse, visite mediche e chi piu' ne ha piu' ne metta. Se teniamo questo schema a portata di mano, non rischieremo piu' questo genere di sorprese. Spesso sulle bollette c'è già scritto quando sarà il prossimo pagamento, se lo segniamo subito nel mese corrispondente ci saranno maggiori probabilità di non essere presi alla sprovvista.

Io ho fatto una lista pensando a quali potessero essere le cose piu' comuni, ovviamente c'è ampio spazio alla personalizzazione. Non mi intendo di tasse italiane (tari, tasi...per me sono solo sigle che sento alla tv), quindi dovete segnarle da voi.

Trovate quindi da scaricare il file formato excel e pdf, in base alle vostre preferenze. Inoltre ho già previsto che qualcuno avrebbe preferito lo schema con orientamento orizzontale o verticale...quindi per entrambi i formati trovate anche le due versioni. 

- file excel orientamento verticale

- file excel orientamento orizzontale

- file PDF orientamento verticale

- file PDF orientamento orizzontale

Buona pianificazione a tutti!

Come organizzare l'agenda: in ordine alfabetico

Quasi tutte le agende hanno una sezione rubrica. La maggior parte della gente la usa come tale ma trovo che ormai siano un po’ obsolete tra cellulari ipertecnologici e internet che ci da la possibilità di reperire qualsiasi numero velocemente.

Io a casa uso un’agenda ad anelli, per cui il calendario cambia di anno in anno, mentre la rubrica è una sezione fissa ed io ho iniziato ad utilizzarla per tenere tutte quelle informazioni che possono essermi utili per piu’ di dodici mesi.

Tutte le informazioni che voglio tenere a portata di mano sono divise in categorie che sono organizzate in ordine alfabetico tra le sezioni della rubrica. Per ogni categoria inserisco uno o piu’ fogli a righe/quadretti/vuoti, in base alla necessità.

Praticamente ho spostato qui tutte quelle informazioni che di solito si trovano nelle prime pagine dell’agenda (numeri dei documenti, numeri utili, compleanni, etc). La differenza sta nel fatto che essendo ora ordinate in ordine alfabetico saranno piu’ facili da reperire. Inoltre ho aggiunto tutta una serie di altre cose che mi tornano utili; vediamo quali sono le mie categorie.

A

appunti: un foglio su cui scrivere informazioni al volo.

Le sezioni che uso di piu'
le ho anche un po' decorate

assicurazione: numeri di assicurazione della nostra famiglia e i numeri di telefono da chiamare in caso di necessità.

B

banca: i numeri di conto, il numero da chiamare se ho perso il bancomat e simili.

budget: se devo prendere appunti sul budget. Normalmente io il budget lo faccio su un foglio di excel, che potete scaricare in questa pagina. A volte  pero' ho bisogno di segnare il saldo o spese varie, come ad esempio se devo soldi a qualcuno 

per regali, etc.

C

casa: informazioni disparate che bisogna tenere da qualche parte, ad esempio numeri di contatore, voltaggi di lampadine particolari, cose cosi. Di solito poi ho anche un secondo foglio con una lista di cose che vorrei fare, di idee per la casa.

compleanni: la classica lista di date di compleanno e anniversari che uso di anno in anno per ricopiare nel calendario.

D

documenti: numeri di carta d’identità, di tessera sanitaria, passaporti, patenti e relative scadenze

E

etichettatrice: quando creo le mie etichette a volte mi segno la grandezza ed il font, nel caso io abbia bisogno di creare nuove etichette che si vadano ad aggiungere a quelle che già ho.

F

film: di solito vedo un trailer e mi dico voglio vedere questo film, non vado al cinema e poi mi dimentico della sua esistenza. ho risolto il problema segnandoli qui

frasi: una pagina per annotare frasi o pensieri che mi sono piaciute

I

ispirazioni: un po' simile alla precedente, ma la cosa non si limita a frasi. A volte sono idee da applicare.

L

lavatrici: nell'agenda segno quali lavatrici voglio fare in settimana ed uso dei post-it, che tengo in questa pagina quando non in uso.
libri: in due pagine, una per i libri che ho letto, l'altra per quelli che voglio leggere

M

mediche: qui segno tutte le visite mediche, prescrizioni e a periodi anche quante volte ho mal di testa in un mese (soffro di emicrania). Questo mi torna sempre utile quando poi devo fare i rimborsi dell'assicurazione medica.

menu' settimanale: qui tengo i post it con già scritti i pasti o idee di pasto per rendere le cose piu facili. Per capire di cosa parlo qui puoi vedere come organizzo il menu' settimanale.

N

natale: qui di solito preparo la pianificazione del natale, cosa comprare, cosa bisogna fare, decori, etc.

numeri utili: non è una rubrica, solo numeri utili dai pompieri, ai vicini, all'assicuratore, all'elettricista.

O
ospiti: un'agenda degli ospiti, per tenere traccia di cosa ho cucinato per chi, pernon ripetersi, ma anche per raccogliere idee per feste future. Qui tengo anche appunti su allergie degli amici, spunti per feste, idee per decorare e cose cosi'.

P

pagamenti: qui segno se ho fatto i pagamenti mensili, soprattutto per quelli via internet. A volte mi viene il panico da "ho pagato il telefono?!?" piu' semplice controllare qua che cercare la bolletta.

password: elenco delle password. Se sono password di accesso a siti, le lascio anche scritte cosi' come sono, ma se sono cose importanti come codici bancari uso un sistema di codificazione, per evitare problemi nel caso qualcuno mi rubi l'agenda.

planning the planner: un luogo dove tenere gli appunti riguardo a cose nuove da provare per l'organizzazione dell'agenda. A volte mi vengono le idee ma ci vuole del tempo prima che le realizzi.

pulizie: lista di cose da pulire, con le varie routine mensili, annuali. Pianificazione delle pulizie stagionali e cosi' via. Se vuoi leggere quali sono le mie routine di pulizia, le trovi qua. Se invece vuoi scaricare e stampare dei fogli per organizzare le tue routine, puoi leggere qui.

R

regali: una delle categorie che uso da piu' tempo, la lista dei regali che ho fatto e ho ricevuto durante l'anno. Non è per farne una questione di calcolo, piuttosto per non ripetersi oppure anche si, donando lo stesso oggetto ma a persone diverse. Qui tengo anche dei post-it per le idee dei regali futuri.

ricette da provare: questa è la pagina per segnarsi quelle cose che senti e dici "voglio provarlo", ma che non rientrano nelle mie scelte per il menu' settimanale.

rubrica: questa è la rubrica vera e propria, con gli indirizzi e a volte i numeri di telefono (che se perdiamo il cellulare...)

S

scadenze: non parlo delle scadenze delle bollette (quelle le segno sul calendario, o me ne scorderei), ma di quelle cose come patente, carta d'identità, passaporto che magari sono ogni cinque/dieci anni e rischiano di passare inosservate. Averle qui sottomano mi permette di darmi una rinfrescata di tanto in tanto.

serie tv: lista di serie tv che guardo, segnando a che stagione sono arrivata. A volte ne vedo talmente tante o passa talmente tanto tra una stagione e l'altra che perdo sempre il conto di dove sono arrivata.

W

wishlist: la lista dei desideri, non della spesa. Per sapere cosa rispondere quando qualcuno a bruciapelo ti chiede "che vuoi per Natale o per il compleanno". Alcune cose vengono tolte dalla lista, altre...rimarranno là per sempre.

Io non ho figli ma potrebbe  essere utile avere una pagina della scuola, degli appuntamenti fissi, ad esempio se andate in una palestra che fa tanti corsi diversi e cosi via. Il bello di questo metodo è che potete inserire tutto quello che vi serve e se avrete bisogno di aumentare o ridurre le categorie basterà inserire o togliere dei fogli. Io qui non inserisco quel genere di informazione che se non ho sotto gli occhi andrà persa (appuntamenti, numeri di telefono da usare subito, bollette, etc), che preferisco tenere nel calendario. Il fatto pero' di avere queste informazioni a portata di mano mi permette di liberare la testa con tranquillità (se è scritto non verrà perso) e alla fin fine consulto queste pagine piu' spesso di quanto mi fossi immaginata quando ho iniziato.

Infine il mio consiglio è di creare le proprie categorie con il nome che vi risulta piu' facile, perchè sia intuitivo ritrovarle. Ad esempio se invece di "budget" vi suona piu' familiare "soldi", sarà bene cambiargli nome.

Buona organizzazione a tutti!